月額料金変更に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）

月額料金変更に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは？

月額料金変更に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは、清掃会社やビルメンテナンス会社が、建物の所有者、管理会社、施設運営会社などとの間で締結している継続的な業務委託契約について、月額料金を変更する際に作成する書類です。清掃業やビルメンテナンス業では、日常清掃、定期清掃、設備管理、巡回点検などの業務を月額固定料金で受託するケースが多くあります。しかし、契約締結後に人件費や清掃資材費が上昇したり、管理対象となる建物の面積や作業回数が変更されたりすることで、当初の契約金額を見直す必要が生じる場合があります。このような場合、口頭で料金変更を決めるだけでは、変更後の金額、適用開始時期、業務内容、支払条件などについて認識の相違が生じるおそれがあります。月額料金変更に関する合意書を作成することで、既存契約を維持しながら料金に関する条件を明確に変更できます。特に、次の事項を整理することが重要です。

• 変更前と変更後の月額料金
• 料金変更の適用開始年月
• 料金を変更する理由
• 清掃・設備管理業務の内容や作業範囲
• 請求日、支払期限、支払方法
• 追加業務や臨時作業の料金
• 既存契約との優先関係
• 将来の料金見直しに関する条件

合意書は、単に値上げを通知するための書類ではありません。委託者と受託者が料金変更について合意した事実を記録し、継続的な取引関係を安定させるための重要な文書です。

月額料金変更に関する合意書が必要となるケース

清掃業・ビルメンテナンス業では、業務内容や施設の利用状況、社会経済情勢などによって月額料金の見直しが必要になることがあります。代表的な利用ケースは次のとおりです。

1. 人件費の上昇に伴い清掃料金を改定する場合

清掃業務では、作業員の人件費が業務原価の大きな割合を占めることがあります。最低賃金の引上げ、従業員の賃金改定、社会保険料負担の変化などによって、従来の月額料金では業務を継続することが難しくなる場合があります。このような場合、委託者と受託者が協議し、変更後の月額料金と適用開始時期を合意書に記載します。

2. 清掃資材・消耗品費が上昇した場合

清掃業務では、洗剤、ワックス、ゴミ袋、衛生用品、清掃機器の消耗部品など、さまざまな資材を使用します。これらの価格上昇によって業務原価が増加した場合、月額料金の改定を検討することがあります。合意書に料金変更の理由を明記しておくことで、改定の背景を双方が確認できます。

3. 清掃回数や作業時間を変更する場合

建物の利用状況に応じて、清掃回数や作業時間を増減することがあります。例えば、週3回だった清掃を週5回に変更する場合や、夜間清掃を新たに追加する場合などです。このような変更では、料金だけでなく作業内容や作業時間についても明確にする必要があります。

4. 管理対象となる施設や面積が変更された場合

オフィスビル、商業施設、マンションなどでは、管理対象となるフロアや共用部分が増減する場合があります。清掃面積の拡大や管理設備の追加によって業務量が増える場合、月額料金の見直しが必要になることがあります。

5. 設備管理業務の内容を変更する場合

ビルメンテナンス契約では、空調設備、給排水設備、電気設備などの点検や管理を継続的に行うことがあります。設備の増設、点検頻度の変更、巡回体制の変更などにより業務負担が変わる場合には、月額料金と業務仕様をあわせて変更することが重要です。

月額料金変更に関する合意書に盛り込むべき主な条項

月額料金変更に関する合意書では、既存契約との関係を維持しながら、変更する条件を正確に特定する必要があります。主な条項は次のとおりです。

• 目的条項
• 対象契約の特定
• 変更前後の月額料金
• 料金変更の理由
• 業務内容及び作業条件
• 請求及び支払条件
• 追加業務の取扱い
• 将来の料金見直し
• 原契約との関係
• 契約期間及び終了時の取扱い
• 協議事項

特に重要なのは、変更後の月額料金、適用開始時期、原契約との関係です。これらが不明確な場合、料金改定後の請求や契約更新の際にトラブルが発生する可能性があります。

月額料金変更に関する合意書の条項ごとの解説

1. 目的条項

目的条項では、既存の清掃業務委託契約やビルメンテナンス契約について、月額料金を変更するために合意書を作成することを明記します。料金変更の背景として、人件費、資材費、燃料費などの変動や業務内容の変更を記載することもできます。目的を明確にすることで、合意書が既存契約全体を新たに締結し直すものではなく、特定の契約条件を変更するための文書であることを示せます。

2. 対象契約の特定

対象契約の特定は、どの契約について料金変更を行うのかを明確にするための条項です。同じ委託者と受託者の間で複数の施設を管理している場合、対象契約が不明確だと、別の施設の料金に変更内容が適用されると誤解される可能性があります。次のような情報を記載します。

契約名称や締結日だけでなく、対象施設や業務内容を記載することで、料金変更の対象をより正確に特定できます。

3. 月額料金の変更条項

月額料金の変更条項は、合意書の中心となる部分です。変更前の金額と変更後の金額を明記し、いつから新しい料金を適用するのかを定めます。例えば、次のように整理できます。

上記は記載例です。金額を記載する際には、税込金額か税抜金額かを明確にすることが重要です。また、月の途中から料金変更を適用する場合は、日割計算の有無や計算方法についても定めておくと、請求時の混乱を防ぎやすくなります。

4. 料金変更の理由

料金変更の理由を記載することで、改定の背景について双方の認識を共有できます。清掃業・ビルメンテナンス業では、次のような理由が考えられます。

• 最低賃金や従業員賃金の上昇
• 清掃資材や消耗品の価格上昇
• 燃料費や運搬費の増加
• 清掃回数や作業時間の変更
• 管理対象面積の増減
• 設備点検や巡回業務の追加

料金変更の理由は、必ずしも詳細な原価情報まで記載する必要はありません。ただし、料金改定の合理性を説明する必要がある場合には、見積書や料金改定資料などを別途用意することが考えられます。

5. 業務内容及び作業条件

月額料金の変更と同時に業務内容も変更する場合には、その内容を明確にする必要があります。例えば、日常清掃の実施回数を増やす場合や、新たな設備点検を追加する場合です。変更する項目としては、次のようなものがあります。

• 清掃対象となるフロアや共用部分
• 清掃回数及び実施曜日
• 作業開始時刻及び終了時刻
• 配置する作業員の人数
• 使用する清掃資材や機器
• 設備点検の対象及び頻度

料金のみを変更し、業務内容を変更しない場合には、原契約に定める業務内容を引き続き適用する旨を記載します。これにより、料金変更が業務範囲の変更を意味するのかどうかを明確にできます。

6. 請求及び支払条件

料金変更後の請求方法や支払期限についても確認が必要です。原契約と同じ支払条件を継続する場合には、その旨を明記します。支払条件も変更する場合には、締日、請求日、支払期限、支払方法などを具体的に定めます。特に、月額料金の適用開始月と実際の請求月が異なる契約では、どの請求書から新料金を反映するのかを確認することが重要です。なお、取引が下請法（2026年1月からの取適法）やフリーランス法などの対象となる場合には、適用法令に基づく支払条件や取引条件の明示義務にも注意が必要です。

7. 追加業務の取扱い

清掃業務では、通常の月額契約とは別に、臨時清掃や特別清掃などが発生する場合があります。例えば、次のような業務です。

• 床面のワックス剥離作業
• 高所ガラス清掃
• 排水管の特別洗浄
• 災害や漏水後の緊急清掃
• 設備の臨時点検
• イベント開催後の特別清掃

これらの追加業務が月額料金に含まれるかどうかを明確にしておくことが重要です。追加料金が必要な場合には、作業内容、金額、実施日時などについて別途合意する方法が考えられます。

8. 将来の料金見直し

継続的な清掃・ビルメンテナンス契約では、契約期間中に人件費や資材費が再び変動する可能性があります。そのため、将来の料金見直しについて協議できる条項を設けることが有効です。ただし、料金見直しの申入れがあっただけで、自動的に月額料金が変更されるとは限りません。変更後の金額や適用開始時期について、双方が改めて合意する仕組みを設けることで、一方的な料金変更によるトラブルを防止できます。

9. 原契約との関係

月額料金変更に関する合意書は、通常、既存契約の一部を変更するために作成します。そのため、原契約のどの部分が変更され、どの部分が引き続き有効なのかを明確にする必要があります。例えば、月額料金のみを変更する場合には、業務内容、秘密保持義務、損害賠償、契約解除などの条項は原契約の内容を維持することが考えられます。合意書に原契約との優先関係を定めておくことで、両者の内容に矛盾が生じた場合の判断基準を明確にできます。

10. 契約期間及び終了時の取扱い

料金変更後の条件をいつまで適用するのかについても確認が必要です。一般的には、変更後の月額料金を適用開始年月から原契約の終了時まで適用する方法が考えられます。ただし、一定期間のみ料金を変更する場合や、試験的に業務内容を変更する場合には、適用終了日を定めることもできます。原契約が終了した場合に合意書も終了する旨を定めることで、契約終了後の料金適用についての認識の相違を防止できます。

月額料金変更に関する合意書を作成する際の注意点

月額料金変更に関する合意書を作成する際には、金額だけでなく、既存契約や実際の業務内容との整合性を確認することが重要です。

1. 一方的な料金変更を避ける

既存契約で一方的な料金変更が認められていない場合、原則として当事者間の合意が必要です。料金を変更する際には、変更理由や新料金を相手方に説明し、合意内容を書面又は電磁的記録として残すことが望まれます。

2. 料金変更の適用開始時期を明確にする

料金変更の適用開始時期が曖昧な場合、旧料金と新料金のどちらを請求すべきかについて争いが生じる可能性があります。「2026年11月分から」など、対象となる業務月を具体的に記載することが重要です。

3. 税込・税抜の区別を明確にする

月額料金を記載する際には、消費税を含む金額かどうかを明示します。また、将来的に消費税率が変更された場合の取扱いについても確認しておくと、料金計算に関する混乱を防ぎやすくなります。

4. 業務仕様書との整合性を確認する

料金変更と同時に清掃回数や作業範囲を変更する場合、業務仕様書や作業計画書も更新する必要が生じることがあります。合意書と業務仕様書の内容が一致していないと、作業範囲や追加料金についてトラブルになる可能性があります。

5. 既存契約の料金改定条項を確認する

原契約に料金改定の手続、協議期間、通知期限などが定められている場合には、その内容を確認する必要があります。例えば、料金変更の申入れを一定期間前までに行うことが定められている場合、原契約に従った手続を進めることが基本となります。

6. 取引に適用される法令を確認する

清掃業務やビルメンテナンス業務の委託取引では、当事者の事業規模や取引内容によって、取適法やフリーランス法などが適用される場合があります。これらの法令が適用される取引では、価格協議への対応、取引条件の明示、支払期日などについて、法令上の義務が生じることがあります。料金変更の合意書を作成する際には、原契約だけでなく、適用法令との整合性も確認することが重要です。

月額料金変更に関する合意書と料金改定通知書の違い

月額料金変更に関する合意書と料金改定通知書は、いずれも料金変更に関連する書類ですが、その目的や役割が異なります。

料金改定通知書は、受託者が委託者に対して料金変更を申し入れる際などに利用できます。一方、月額料金変更に関する合意書は、双方が協議した結果として、変更後の料金や条件について合意したことを記録するために利用します。ただし、通知書であっても、その内容や相手方の承諾方法によっては契約変更の合意を証明できる場合があります。書類の名称だけで法的効果が決まるわけではありません。

月額料金変更に関する合意書は電子契約でも締結できる？

月額料金変更に関する合意書は、紙の書面だけでなく、電子契約によって締結することも可能です。電子契約では、合意内容を電子データとして作成し、当事者が電子署名その他の方法で合意の意思を示します。電子契約を利用することで、遠隔地にいる委託者と受託者の間でも契約変更手続を進めやすくなります。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の取引先とも契約変更手続を進めやすい
• 締結済みの合意書を電子データで管理できる
• 過去の料金変更履歴を確認しやすい
• 書面の紛失や保管スペースに関する負担を軽減できる

電子契約サービス「mysign」を利用することで、月額料金変更に関する合意書を電子的に締結・管理する運用も考えられます。ただし、電子契約を利用する場合には、署名者の権限、本人確認、契約データの保存方法などについても適切に確認する必要があります。

月額料金変更に関する合意書についてよくある質問

Q1. 月額料金を変更する場合、必ず合意書が必要ですか？

法律上、すべての月額料金変更について独立した合意書の作成が義務付けられているわけではありません。ただし、原契約に変更手続が定められている場合や、適用法令によって取引条件の明示等が必要となる場合があります。料金変更に関する認識の相違を防ぐためには、合意内容を記録しておくことが望まれます。

Q2. 月額料金の値下げにも利用できますか？

はい。月額料金変更に関する合意書は、値上げだけでなく値下げにも利用できます。例えば、清掃回数の削減や管理対象面積の縮小に伴い、月額料金を減額する場合にも使用できます。

Q3. 料金だけを変更し、業務内容はそのままにできますか？

可能です。その場合には、変更するのは月額料金のみであり、業務内容、作業範囲、作業回数その他の条件については原契約の定めを維持する旨を明記します。

Q4. 契約期間中でも月額料金を変更できますか？

原契約の定めや適用法令に反しない範囲で、当事者双方が合意すれば、契約期間中でも月額料金を変更できます。ただし、一方的な変更が認められるかどうかは原契約の内容などによって異なります。

Q5. 合意書に印紙税はかかりますか？

印紙税の要否は、文書の名称だけでなく、原契約の性質や変更する内容によって判断されます。継続的取引の基本契約書や請負に関する契約書など、印紙税の課税文書に該当する場合には、料金変更の合意書についても課税関係の確認が必要です。一方、電子的に作成・締結される契約データについては、通常、紙の課税文書に対する印紙税は課されません。実際の取扱いは、国税庁の情報や税理士等への確認を推奨します。

まとめ

月額料金変更に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）は、継続的な清掃業務や設備管理業務の月額料金を変更する際に、委託者と受託者の合意内容を明確にするための書類です。人件費や清掃資材費の上昇、作業回数の変更、管理対象面積の増減など、料金改定が必要となるさまざまな場面で活用できます。合意書を作成する際には、変更前後の料金、適用開始時期、業務内容、支払条件、原契約との関係などを具体的に記載することが重要です。また、料金変更の理由を明確にし、双方が納得した条件を記録することで、請求金額の相違や契約内容に関するトラブルを防止しやすくなります。清掃業・ビルメンテナンス業では、長期間にわたる継続取引も多いため、料金変更の履歴を適切に管理することが、安定した取引関係の維持につながります。月額料金変更に関する合意書のひな形を活用し、実際の契約内容や業務条件に合わせて必要事項を調整することで、料金改定手続を円滑に進めることができます。