定期清掃申込書

定期清掃申込書とは？

定期清掃申込書とは、清掃業者やビルメンテナンス事業者に対して、オフィス、店舗、マンション、商業施設などの定期的な清掃業務を申し込む際に使用する書類です。清掃対象となる施設の情報、清掃箇所、作業内容、実施頻度、作業日時、料金、支払条件などを記載し、依頼者と清掃事業者の間で業務内容を明確にする役割があります。定期清掃は、単発の清掃とは異なり、一定の期間にわたって継続的に実施されることが特徴です。そのため、申込みの段階で作業範囲や実施条件を具体的に定めておくことが重要になります。例えば、オフィスビルの共用部分を毎週清掃する場合や、マンションの廊下・階段を月数回清掃する場合などに利用されます。定期清掃申込書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃対象となる施設や作業箇所を明確にすること
• 清掃内容や作業頻度を具体的に定めること
• 清掃料金や支払条件を事前に確認すること
• 追加作業やキャンセル時の取扱いを整理すること
• 依頼者と清掃事業者の認識の相違を防止すること

特に、複数の清掃箇所を管理するビルメンテナンス業務では、申込内容が曖昧なまま作業を開始すると、清掃漏れ、追加料金、作業日時などをめぐるトラブルにつながる可能性があります。そのため、定期清掃申込書は、単なる受付書類ではなく、継続的な清掃サービスを適切に管理するための重要な書類といえます。

定期清掃申込書が必要となるケース

定期清掃申込書は、清掃業務を継続的に依頼するさまざまな場面で活用できます。代表的な利用ケースは、次のとおりです。

• オフィスビルの定期清掃を依頼する場合事務所の床、廊下、トイレ、給湯室、エントランスなどを定期的に清掃する際に使用します。
• マンションの共用部分を清掃する場合管理会社や管理組合が、廊下、階段、エレベーター、エントランスなどの清掃を外部事業者に依頼する際に活用します。
• 店舗や商業施設の清掃を依頼する場合営業時間外の床面清掃、ガラス清掃、水回り清掃などを定期的に実施する際に使用します。
• 医療施設や福祉施設の清掃を依頼する場合施設の衛生環境を維持するため、清掃箇所、作業頻度、使用する洗剤などの条件を確認する際に活用します。
• 複数施設の清掃業務を管理する場合ビル管理会社や施設管理会社が、複数の建物における清掃条件を整理するために使用します。

このように、定期清掃申込書は、清掃業務の規模や施設の種類を問わず、継続的な清掃サービスを申し込む際に役立ちます。ただし、医療施設など特別な衛生管理が必要な場所では、通常の清掃条件に加えて、感染対策や使用薬剤に関する詳細な仕様書を作成することが望まれます。

定期清掃申込書に記載すべき主な項目

定期清掃申込書には、清掃業務を円滑に実施するために必要な情報を記載します。主な記載項目は、次のとおりです。

これらの項目を整理することで、清掃事業者は依頼内容を正確に把握しやすくなり、依頼者もサービス内容を確認できます。特に、清掃範囲、実施頻度、料金の3点は、定期清掃サービスの基本条件となるため、具体的に記載することが重要です。

定期清掃申込書の主な条項と解説

1. 対象施設に関する条項

対象施設に関する条項では、清掃を実施する建物や施設の情報を明確にします。施設名、所在地、建物の種類、清掃対象面積、対象フロアなどを記載します。例えば、同じオフィスビルであっても、建物全体を清掃する場合と、特定のフロアのみを清掃する場合では、必要な作業量や料金が異なります。そのため、対象施設の情報だけでなく、実際に清掃する区域を具体的に特定することが重要です。複数の建物やフロアを対象とする場合には、別紙で清掃対象一覧を作成する方法も有効です。

2. 清掃内容に関する条項

清掃内容に関する条項では、清掃事業者が実施する具体的な作業を定めます。主な清掃業務には、次のようなものがあります。

• 床面の掃除機掛け、モップ清掃、洗浄、ワックス掛け
• カーペットの清掃やシミ除去
• 窓ガラス、サッシなどの清掃
• トイレ、洗面台、給湯室などの水回り清掃
• 廊下、階段、エントランスなどの共用部分清掃
• ごみの回収、分別、指定場所への搬出

清掃内容を記載する際は、単に床清掃や窓清掃と記載するだけでなく、必要に応じて作業方法まで明確にすることが望まれます。例えば、床清掃には、日常的なモップ清掃と、専用機械を使用する洗浄・ワックス掛けがあります。両者では作業時間や費用が異なるため、どの作業を依頼するのかを具体的に確認しておく必要があります。

3. 実施頻度及び作業日時に関する条項

定期清掃では、清掃の実施頻度と作業日時を明確にすることが重要です。実施頻度には、次のような設定方法があります。

• 毎日実施する清掃
• 週1回又は週数回実施する清掃
• 月1回又は月数回実施する清掃
• 一定期間ごとに実施する特別清掃

また、店舗やオフィスなどでは、営業時間中に清掃を行うと利用者や従業員の業務に影響する場合があります。そのため、作業曜日だけでなく、開始時間と終了時間についても確認しておくことが大切です。施設の利用状況によって作業日時を変更する可能性がある場合には、変更時の連絡方法や調整手続も定めておくとよいでしょう。

4. 清掃料金及び支払条件に関する条項

料金に関する条項では、定期清掃の費用と支払方法を明確にします。定期清掃では、月額固定料金を設定するケースがありますが、清掃面積、実施頻度、作業内容などによって料金体系は異なります。確認すべき主な項目は、次のとおりです。

• 月額の定期清掃料金
• 初回清掃に必要な費用
• 追加作業が発生した場合の料金
• 消費税を含むかどうか
• 支払方法及び支払期限
• 銀行振込手数料の負担者

特に、通常の定期清掃料金に含まれない作業については、別途見積りが必要となることを明記しておくと、料金トラブルの防止につながります。また、契約期間中に清掃範囲や実施頻度が変更される場合の料金改定についても、事前に協議する仕組みを設けることが重要です。

5. 作業範囲外の業務に関する条項

定期清掃申込書では、通常の清掃業務に含まれない作業を明確にすることも重要です。例えば、高所ガラス清掃、外壁洗浄、害虫駆除、大型什器の移動などは、通常の定期清掃とは異なる専門的な対応が必要になる場合があります。また、廃棄物の収集運搬や処分については、廃棄物の種類や業務内容に応じて法令上の許可等が必要となる場合があります。そのため、通常の清掃に含まれるごみの回収や施設内の指定場所への搬出と、廃棄物の収集運搬・処分を区別することが重要です。作業範囲外の業務を明示することで、依頼者が期待するサービスと実際の提供内容との相違を防ぎやすくなります。

6. 追加作業に関する条項

定期清掃では、通常の作業範囲を超える清掃が必要になる場合があります。例えば、床面に通常の清掃では除去できない汚れが付着している場合や、施設内の一部で特別な清掃が必要になった場合などです。このような場合には、追加作業の内容、料金、実施日時について依頼者と清掃事業者が協議し、承諾を得たうえで作業することが望まれます。追加料金について事前の説明がないまま作業を実施すると、後日、請求金額をめぐるトラブルにつながる可能性があります。そのため、追加作業については、見積書や電子メールなど、内容を確認できる方法で合意を残すことが重要です。

7. 鍵及び施設への立入りに関する条項

オフィスや店舗などの定期清掃では、営業時間外に作業を実施することがあります。この場合、清掃事業者が施設の鍵、入館カード、セキュリティ情報などを預かるケースがあります。鍵等の管理に関する条項では、次の事項を定めておくとよいでしょう。

• 鍵や入館カードの受渡し方法
• 鍵等の保管及び管理方法
• 使用できる目的と範囲
• 紛失した場合の報告方法
• 契約終了時の返還方法

施設のセキュリティを維持するためにも、鍵や入館情報の取扱いについては明確なルールを設ける必要があります。

8. 汚れ及び経年劣化に関する条項

清掃作業によって、すべての汚れやシミを完全に除去できるとは限りません。汚れの種類、付着してからの期間、清掃対象物の材質、経年劣化などによって、仕上がりが異なる場合があります。例えば、床材の変色や腐食、長期間放置されたシミなどは、通常の清掃では改善が難しいことがあります。また、劣化した床材や設備では、清掃によって既存の不具合が明らかになる場合もあります。そのため、清掃前の状態を確認し、必要に応じて写真や作業記録を残すことが望まれます。ただし、清掃事業者に作業上の過失があった場合まで一律に免責されるわけではないため、責任範囲については合理的に定める必要があります。

9. 事故及び損害に関する条項

清掃作業中には、施設の設備や備品を破損する事故が発生する可能性があります。例えば、清掃機材による床材の損傷、備品の転倒、ガラスの破損などが考えられます。事故及び損害に関する条項では、事故発生時の報告義務、対応方法、損害賠償の取扱いなどを定めます。清掃事業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合には、状況を確認し、必要な補修や賠償について協議することが重要です。一方で、既存設備の劣化や、清掃事業者が合理的に予見できない不具合による損害については、原因や責任の所在を個別に確認する必要があります。

10. キャンセル及び契約終了に関する条項

定期清掃では、施設の休業、改修工事、利用状況の変更などによって、予定された清掃をキャンセルする場合があります。そのため、キャンセルの連絡期限や料金について事前に定めておくことが重要です。また、定期清掃サービスを終了する際には、終了通知の期限、未払い料金の精算、鍵の返還などについて確認する必要があります。特に、継続的な清掃契約では、申込書に記載された利用期間と、契約の更新・終了条件との整合性を確保することが大切です。

定期清掃申込書と定期清掃契約書の違い

定期清掃申込書と定期清掃契約書は、いずれも清掃サービスに関する書類ですが、一般的には役割が異なります。

ただし、書類の名称だけで法的な効力が決まるわけではありません。定期清掃申込書であっても、業務内容、料金、契約期間などが明確に記載され、当事者間で申込みと承諾が成立していれば、契約内容を示す書類として機能する場合があります。一方、申込書の提出のみでは契約が成立せず、清掃事業者による承諾や別途契約書の締結を必要とする運用もあります。そのため、申込書を作成する際には、どの時点で契約が成立するのかを明確にしておくことが重要です。

定期清掃申込書を作成するメリット

定期清掃申込書を作成することには、依頼者と清掃事業者の双方にメリットがあります。

1. 清掃業務の内容を明確にできる

清掃対象施設、清掃箇所、作業内容、実施頻度を文書で整理することで、依頼内容を正確に共有できます。特に、複数の担当者や清掃スタッフが関わる場合には、申込書を共通の確認資料として活用できます。

2. 料金トラブルを防止しやすくなる

月額料金、初回費用、追加料金、支払期限などを事前に明確にすることで、請求内容に関する認識の相違を防ぎやすくなります。

3. 清掃品質の管理に役立つ

申込書に清掃内容や実施頻度を記載することで、予定された作業が実施されているかを確認しやすくなります。さらに、作業報告書や清掃チェックリストと組み合わせることで、継続的な品質管理にも活用できます。

4. 契約内容の変更に対応しやすくなる

施設の利用状況に応じて清掃箇所や作業頻度を変更する場合、当初の申込内容を基準として変更点を整理できます。変更前後の条件を文書で残しておくことで、料金や作業範囲の管理もしやすくなります。

定期清掃申込書を作成する際の注意点

定期清掃申込書を実務で利用する際には、次の点に注意する必要があります。

• 清掃範囲を具体的に記載する施設名だけでなく、清掃するフロア、部屋、共用部分などを明確にし、対象外となる場所も必要に応じて記載します。
• 作業内容と清掃頻度を区別するすべての清掃項目を同じ頻度で実施するとは限らないため、床清掃は週3回、ガラス清掃は月1回など、項目ごとの頻度を明確にします。
• 料金に含まれる作業を確認する消耗品補充、洗剤代、機材費、追加清掃などが基本料金に含まれるかを確認します。
• キャンセル条件を明確にする連絡期限、キャンセル料金、日程変更時の対応などを事前に定めます。
• 施設の安全管理に配慮する立入禁止区域、危険箇所、鍵の管理、設備の取扱いなどについて必要な情報を共有します。
• 再委託の条件を確認する清掃事業者が外部スタッフや協力会社に作業を委託する場合、責任分担や秘密保持について確認します。
• 個人情報や秘密情報を適切に管理する清掃中に顧客情報、従業員情報、機密書類などに接する可能性があるため、情報の取扱いに関するルールを設けます。
• 法令や契約条件との整合性を確認する廃棄物の取扱い、労働安全、建築物の衛生管理など、対象施設や業務内容に応じて適用される法令を確認します。

また、申込書だけでは詳細な作業方法や品質基準を十分に定められない場合があります。そのような場合には、清掃仕様書、作業予定表、見積書、業務委託契約書などを併用することで、より明確な管理が可能になります。

定期清掃申込書を電子契約で管理するメリット

定期清掃申込書は、紙の書類だけでなく、電子データとして作成・管理することもできます。電子契約サービスを活用することで、申込内容の確認や承諾、書類の保管などをオンラインで行いやすくなります。主なメリットは、次のとおりです。

• 申込書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 離れた場所にいる担当者とも申込内容を確認できる
• 申込書の紛失や保管場所の分散を防ぎやすくなる
• 過去の申込内容や変更履歴を確認しやすくなる
• 複数施設の清掃申込みを一元管理しやすくなる

特に、複数のオフィスビルやマンションを管理する事業者では、施設ごとに清掃条件が異なるため、電子データによる管理が役立ちます。mysignなどの電子契約サービスを利用する場合には、申込書の作成、相手方への送信、承諾の記録、保管といった業務を電子化する運用が考えられます。なお、電子契約としての証拠力や契約成立の判断は、利用するサービスの仕組み、本人確認の方法、当事者の合意内容などによって異なります。そのため、電子化する際には、申込書の承諾方法や契約成立時点についても明確にしておくことが望まれます。

定期清掃申込書に関するよくある質問

Q1. 定期清掃申込書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な定期清掃の申込みについて、必ず定期清掃申込書という名称の書類を作成しなければならないわけではありません。ただし、継続的な清掃業務では、作業内容、料金、実施頻度などを明確にする必要があるため、書面で申込条件を残すことが望まれます。

Q2. 定期清掃申込書だけで契約は成立しますか？

申込書の内容や当事者間の合意状況によっては、申込書が契約内容を示す書類として機能する場合があります。ただし、申込書を提出しただけで必ず契約が成立するわけではありません。清掃事業者による承諾が必要なのか、別途契約書を締結するのかなど、契約成立の条件を明確にすることが重要です。

Q3. 清掃内容を途中で変更できますか？

依頼者と清掃事業者が合意すれば、清掃箇所、実施頻度、作業時間などを変更できます。ただし、変更内容によって料金が変わる場合があるため、事前に見積りや変更条件を確認することが望まれます。

Q4. 清掃中に設備が破損した場合はどうなりますか？

清掃事業者の責めに帰すべき事由によって設備や備品に損害が発生した場合には、契約内容や法令に基づき、修理や損害賠償などの対応が必要になることがあります。一方、既存設備の劣化などが原因となる場合もあるため、事故の状況や原因を確認することが重要です。

Q5. 定期清掃申込書は電子署名でも利用できますか？

定期清掃申込書は、電子データとして作成し、電子署名や電子契約サービスを利用して取り交わすことができます。
ただし、電子署名の方法や本人確認の仕組みによって証拠力などが異なるため、利用目的に適した方法を選択することが重要です。

まとめ

定期清掃申込書は、清掃業・ビルメンテナンス事業者が継続的な清掃業務の申込みを受ける際に、作業内容や料金などの条件を整理するための書類です。オフィス、店舗、マンション、商業施設などの定期清掃では、清掃箇所、作業頻度、実施日時、料金、追加作業、キャンセル条件などを明確にしておくことが重要です。また、鍵の管理、施設内の物品の取扱い、事故発生時の対応、秘密情報の管理などについても確認することで、依頼者と清掃事業者の双方が安心して業務を進めやすくなります。定期清掃申込書を適切に整備し、必要に応じて清掃仕様書や業務委託契約書と組み合わせることで、清掃サービスの品質管理とトラブル防止につながります。さらに、電子契約サービスを活用すれば、申込書の確認、承諾、保管などを効率化でき、複数施設の清掃業務を管理する際にも役立ちます。