定期清掃契約書

定期清掃契約書とは？

定期清掃契約書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社が、オフィスビル、マンション、店舗、商業施設などの清掃業務を継続的に受託する際に、委託者と受託者の間で締結する契約書です。定期清掃は、月1回、週1回、年数回など、あらかじめ決められた頻度で実施する清掃業務を指します。床面の洗浄やワックスがけ、カーペット洗浄、窓ガラス清掃、共用部分の清掃など、建物の用途や管理状況に応じてさまざまな作業が含まれます。定期清掃契約書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃対象となる建物や作業範囲を明確にする
• 清掃の実施頻度や作業日時を定める
• 委託料や支払条件を明確にする
• 追加清掃や作業内容の変更に関するルールを設ける
• 設備の破損や事故が発生した場合の責任範囲を整理する
• 契約期間や更新、中途解約の条件を定める

清掃業務は継続的に実施されることが多いため、契約内容が曖昧なまま業務を開始すると、作業範囲や清掃品質、料金などについて認識の違いが生じる可能性があります。そのため、定期清掃契約書は、清掃業者と委託者が安心して継続的な取引を行うための重要な書類となります。

定期清掃契約書が必要となるケース

定期清掃契約書は、建物や施設の清掃を外部業者に継続的に委託する場合に使用されます。代表的な利用ケースは次のとおりです。

1. オフィスビルの定期清掃を委託する場合

オフィスビルでは、床面の洗浄、カーペット清掃、ガラス清掃、共用部分の清掃などを定期的に実施することがあります。清掃会社に業務を委託する場合は、対象フロアや作業範囲、実施頻度、作業時間などを契約書で明確にしておくことが重要です。特に、営業時間外や休日に清掃を実施する場合は、入退館方法や鍵の管理についても取り決めておく必要があります。

2. マンションの共用部分を清掃する場合

マンション管理会社や管理組合が、共用廊下、階段、エントランス、エレベーターホールなどの清掃を外部業者に委託するケースです。居住者の生活環境に配慮する必要があるため、作業時間帯、使用する清掃機器、騒音への配慮、共用設備の取扱いなどを定めることが望まれます。

3. 店舗や商業施設の清掃を委託する場合

飲食店、小売店舗、ショッピングセンターなどでは、床面清掃やガラス清掃、トイレ清掃などを定期的に実施することがあります。営業に支障を生じさせないよう、作業日時や清掃範囲を調整するとともに、商品、什器、設備の取扱いについても契約書に記載しておくことが重要です。

4. ビルメンテナンス会社が清掃業務を受託する場合

ビルメンテナンス会社が建物管理業務の一環として定期清掃を受託する場合にも、定期清掃契約書が利用されます。設備管理や警備などの業務と清掃業務を区別し、清掃会社が担当する範囲を明確にすることで、業務の重複や責任分担に関するトラブルを防ぎやすくなります。

定期清掃契約書と日常清掃契約書の違い

清掃業務には、主に「定期清掃」と「日常清掃」があります。両者は作業内容や実施頻度が異なるため、契約書を作成する際には区別しておくことが重要です。

ただし、実際の清掃業務では、日常清掃と定期清掃を組み合わせて委託することもあります。その場合は、契約書や仕様書でそれぞれの業務範囲を区別し、作業頻度や料金を明確にすることが重要です。

定期清掃契約書に盛り込むべき主な条項

定期清掃契約書を作成する際には、業務内容だけでなく、費用、責任、契約終了時の対応なども定めておく必要があります。主な条項は次のとおりです。

• 目的条項
• 対象物件に関する条項
• 委託業務の内容に関する条項
• 清掃内容及び実施頻度に関する条項
• 作業日時に関する条項
• 清掃用具及び資材に関する条項
• 委託料及び支払条件に関する条項
• 追加作業及び作業変更に関する条項
• 作業結果の確認に関する条項
• 事故及び損害賠償に関する条項
• 秘密保持及び個人情報の取扱いに関する条項
• 契約期間、更新及び解除に関する条項
• 準拠法及び合意管轄に関する条項

これらの条項を整理することで、清掃業務の実施条件と当事者双方の責任を明確にできます。

定期清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象物件に関する条項

対象物件に関する条項では、清掃を実施する建物や施設を特定します。物件名称、所在地、建物用途、対象階、清掃面積などを記載し、どこまでが清掃対象となるのかを明確にします。例えば、オフィスビルの定期清掃では、共用廊下のみを対象とする場合と、各テナントの専有部分まで対象とする場合があります。この区別が曖昧だと、契約に含まれていない場所の清掃を求められるなどのトラブルにつながります。

2. 委託業務の内容に関する条項

委託業務の内容は、定期清掃契約書の中でも特に重要な項目です。清掃作業にはさまざまな種類があるため、具体的な作業内容を記載しておく必要があります。代表的な作業には次のようなものがあります。

• 床面の洗浄及びワックス塗布
• カーペットの洗浄
• 窓ガラス及びサッシの清掃
• トイレ、洗面所などの水回り清掃
• エントランスや階段などの共用部分清掃
• 照明器具や什器の清掃

作業内容が多い場合は、契約書本文にすべてを記載するのではなく、別紙の清掃仕様書を作成する方法もあります。

3. 清掃頻度及び作業日時に関する条項

定期清掃では、清掃を実施する頻度や日時を明確にしておくことが重要です。例えば、床面清掃は月1回、ガラス清掃は年2回など、作業項目ごとに頻度が異なる場合があります。また、営業時間外や休日に作業を行う場合は、作業可能時間、入退館方法、立会いの有無なども取り決めておく必要があります。作業日時の変更が必要となった場合の連絡方法や代替日の決定方法についても定めておくと、運用が円滑になります。

4. 委託料及び支払条件に関する条項

委託料に関する条項では、清掃業務の対価として支払う金額と支払方法を定めます。主な確認事項は次のとおりです。

• 月額委託料又は1回当たりの清掃料金
• 消費税の取扱い
• 請求書の発行時期
• 支払期限
• 銀行振込などの支払方法
• 振込手数料の負担者
• 追加作業が発生した場合の料金

清掃業務では、契約期間中に作業回数や清掃範囲が変更されることもあります。そのため、委託料の変更条件についてもあらかじめ定めておくことが望まれます。

5. 追加作業及び作業変更に関する条項

定期清掃では、通常の作業範囲を超える清掃が必要になる場合があります。例えば、漏水事故による緊急清掃、イベント後の特別清掃、通常の洗浄では落とせない汚れへの対応などです。こうした作業については、追加料金の有無や作業開始前の承諾方法を明確にしておく必要があります。特に、追加作業の費用について事前合意がない場合、料金を巡るトラブルが発生する可能性があります。

6. 清掃用具及び資材に関する条項

清掃用具や洗剤、機器などをどちらが準備するのかについても、契約書で定めておくことが重要です。一般的には、清掃業者が業務に必要な機器や洗剤を用意するケースが多いものの、施設によっては委託者が一部の資材を提供する場合もあります。また、床材や設備に適さない洗剤を使用すると、変色や腐食などが発生する可能性があります。そのため、材質に適した清掃方法を採用することや、特殊な素材について事前に情報共有することが重要です。

7. 作業結果の確認に関する条項

作業結果の確認に関する条項では、清掃完了後の確認方法や、不備があった場合の対応を定めます。例えば、清掃終了後に作業報告書を提出し、委託者が作業結果を確認する方法があります。契約内容に適合しない清掃があった場合には、再清掃や補修などの対応について協議することが考えられます。清掃品質に関する認識の違いを防ぐためには、事前に作業基準を明確にしておくことが効果的です。

8. 事故及び損害賠償に関する条項

清掃業務では、作業中に建物の設備や什器を破損させたり、利用者が清掃中の床で転倒したりする事故が発生する可能性があります。そのため、事故発生時の報告義務や損害賠償の責任範囲を明確にする必要があります。特に、次のような事項について確認しておくことが重要です。

• 作業中に設備や備品を破損した場合の対応
• 利用者や第三者に損害が発生した場合の責任
• 事故発生時の連絡方法
• 損害賠償の対象及び範囲
• 賠償責任保険への加入状況

なお、損害賠償責任を一方的に免除する条項は、契約の性質や適用法令によって有効性が問題となる場合があります。そのため、責任制限を設ける場合は、取引内容に応じた合理的な条件を検討する必要があります。

9. 秘密保持及び個人情報に関する条項

清掃業者は、オフィスや施設内で作業を行うため、業務上の機密情報や個人情報に接する可能性があります。例えば、机上の書類、顧客情報、従業員情報、入退館情報などが該当します。そのため、清掃業務を通じて知り得た情報を第三者に漏えいしないことや、業務目的以外に利用しないことを契約書で定める必要があります。鍵やカードキーを貸与する場合は、管理方法や紛失時の対応についても明確にしておくことが重要です。

10. 契約期間及び更新に関する条項

定期清掃契約は継続的な取引となることが多いため、契約期間や更新条件を定める必要があります。例えば、契約期間を1年間とし、期間満了前に解約の申し出がなければ自動更新する方法があります。ただし、自動更新の条件が不明確だと、契約終了のタイミングについてトラブルになる可能性があります。そのため、更新期間、更新拒絶の通知期限、通知方法などを具体的に定めることが重要です。

11. 中途解約及び契約解除に関する条項

契約期間中であっても、建物の売却、管理会社の変更、清掃業者の変更などにより、契約を終了する必要が生じる場合があります。中途解約に関する条項では、何日前までに通知すれば契約を終了できるのかを明確にします。また、契約違反や委託料の不払いなどが発生した場合の解除条件についても定めておく必要があります。

定期清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃範囲を具体的に記載する

清掃範囲を「建物内の清掃一式」などと曖昧に記載すると、作業内容について認識の違いが生じる可能性があります。清掃対象となる場所、面積、設備、作業内容をできる限り具体的に記載しましょう。必要に応じて、図面や清掃仕様書を契約書に添付することも有効です。

2. 清掃頻度と作業時間を明確にする

定期清掃では、作業頻度や時間帯が契約金額に影響することがあります。例えば、夜間清掃や休日清掃では、通常の時間帯とは異なる料金が設定される場合があります。そのため、作業頻度だけでなく、作業時間帯や日程変更時の対応についても明確にしておくことが重要です。

3. 清掃で除去できない汚れの取扱いを確認する

経年劣化による変色、素材内部に浸透した汚れ、腐食などは、通常の清掃では完全に除去できない場合があります。清掃業者がすべての汚れを除去できると誤解されないよう、作業上の限界について説明しておくことが重要です。ただし、契約で保証した作業品質や、清掃業者の責めに帰すべき施工不良については、適切な対応が必要となります。

4. 再委託の条件を明確にする

清掃会社が業務の一部を別の業者に再委託する場合は、再委託の可否や条件を定めておくことが重要です。特に、オフィスやマンションなどでは、建物への立入りや鍵の管理、機密情報の取扱いが問題となる場合があります。再委託先にも必要な安全管理や秘密保持義務を遵守させることが求められます。

5. 清掃業務に関係する法令を確認する

清掃業務では、作業内容や事業形態に応じて、労働安全衛生関係法令、廃棄物処理関係法令、個人情報保護関係法令などへの対応が必要になる場合があります。また、建築物衛生法に基づく特定建築物の維持管理や、建築物清掃業などの登録制度に関係する場合もあります。清掃業務そのものについて一律に登録が義務付けられているわけではありませんが、対象施設や業務内容によって必要な対応が異なるため、事前確認が重要です。

6. 契約書と見積書・仕様書の内容を一致させる

定期清掃契約書を作成する際は、見積書や清掃仕様書との整合性にも注意が必要です。例えば、契約書には月1回と記載されている一方、見積書には年6回と記載されている場合、作業頻度についてトラブルになる可能性があります。契約書、見積書、仕様書、作業予定表などの内容を統一し、書類間で矛盾が生じないようにしましょう。

定期清掃契約書を電子契約で締結するメリット

定期清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。電子契約を利用する主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷、郵送、保管にかかる手間を削減できる
• 遠方の清掃会社や管理会社ともオンラインで契約できる
• 契約書の紛失や保管場所の管理に関する負担を軽減できる
• 契約更新や変更契約の手続きを効率化できる
• 契約書の検索や確認が容易になる

特に、複数の建物や施設を管理する企業では、清掃契約の件数が多くなることがあります。電子契約サービスを活用することで、契約締結から保管までの業務を効率化しやすくなります。また、電子契約の方式や法令上の要件に応じて、契約の成立や締結者を確認するための記録を残すことも重要です。

定期清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 定期清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な定期清掃業務の委託について、すべての取引で独立した契約書の作成が一律に義務付けられているわけではありません。ただし、取引当事者や業務内容によっては、法令上の取引条件明示義務などが適用される場合があります。契約書を作成することで、清掃範囲、料金、責任分担などを明確にできるため、継続的な清掃業務では書面化することが望まれます。

Q2. 定期清掃契約書は個人事業主でも使用できますか？

はい。法人だけでなく、個人事業主が清掃業務を受託する場合にも使用できます。ただし、契約当事者の表示や業務内容、支払条件などは実際の取引に合わせて修正する必要があります。

Q3. 清掃内容を変更する場合は契約書を作り直す必要がありますか？

必ずしも契約書全体を作り直す必要はありません。清掃範囲、実施頻度、委託料などの変更について、変更契約書や覚書を作成して対応する方法があります。変更内容を記録に残すことで、後日の認識違いを防ぎやすくなります。

Q4. 清掃中に設備を破損した場合は誰が責任を負いますか？

設備の破損が清掃業者の責めに帰すべき事由によって発生した場合、清掃業者が損害賠償責任を負う可能性があります。一方、設備の経年劣化や既存不具合などが原因である場合は、事情によって責任の所在が異なります。契約書では、事故発生時の報告方法や責任範囲を明確にしておくことが重要です。

Q5. 定期清掃契約書は電子契約でも有効ですか？

一般的な定期清掃契約は、法令上特別な方式が要求される場合を除き、電子契約によって締結することが可能です。電子署名や締結履歴などを適切に管理することで、契約内容や合意の記録を残すことができます。

まとめ

定期清掃契約書は、清掃業者と委託者の間で、清掃内容、実施頻度、委託料、責任分担、契約期間などを明確にするための重要な契約書です。オフィスビル、マンション、店舗、商業施設などの定期清掃では、継続的な作業が発生するため、契約条件を事前に整理しておくことが欠かせません。特に、清掃範囲、追加作業、作業品質、事故発生時の対応などを明確にしておくことで、トラブルの予防につながります。定期清掃契約書のひな形を活用する際は、対象物件や清掃内容に合わせて必要な項目を調整し、見積書や仕様書との整合性も確認しましょう。また、電子契約サービスを利用することで、契約締結や更新、保管に関する業務の効率化も期待できます。