店舗清掃契約書

店舗清掃契約書とは？

店舗清掃契約書とは、飲食店、小売店、美容室、コンビニエンスストア、商業施設内のテナントなどの店舗運営者が、清掃会社やビルメンテナンス業者に清掃業務を委託する際に締結する契約書です。店舗清掃には、床の掃き掃除やモップ掛け、トイレ清掃、ごみ回収などの日常清掃から、床面洗浄、ワックス掛け、ガラス清掃などの定期清掃まで、さまざまな業務があります。店舗清掃契約書では、主に以下の事項を定めます。

• 清掃対象となる店舗及び清掃箇所
• 日常清掃・定期清掃の業務内容
• 清掃の実施日、頻度及び作業時間
• 清掃用具・洗剤・消耗品の費用負担
• 委託料及び支払条件
• 店舗の鍵やセキュリティ情報の管理
• 設備・什器・商品の破損時の責任
• 追加清掃及び契約内容の変更
• 契約期間、更新及び解除条件

これらを契約書に明記することで、店舗運営者と清掃業者の双方が業務内容や責任範囲を正しく理解し、安定した清掃サービスを実施できるようになります。特に、営業時間外に清掃を行う店舗では、鍵の管理や入退店方法、防犯設備の取扱いなど、通常の業務委託契約とは異なる事項についても明確に定めておくことが重要です。

店舗清掃契約書が必要となるケース

店舗清掃契約書は、店舗運営者が外部の清掃業者に清掃業務を委託する場合に利用されます。清掃業務は継続的に実施されることが多く、契約条件が曖昧なままでは、作業範囲や料金、清掃品質などをめぐるトラブルにつながる可能性があります。

1. 飲食店の日常清掃を委託する場合

レストラン、カフェ、居酒屋などの飲食店では、客席、床、トイレ、出入口などの清潔な状態を維持する必要があります。清掃業者に日常清掃を委託する場合、清掃箇所や作業頻度を具体的に定めることが重要です。例えば、客席の床清掃は毎日実施し、窓ガラス清掃は週1回実施するなど、箇所ごとに作業頻度を区別することができます。また、厨房内の清掃については、通常の店舗清掃に含めるのか、専門的な厨房清掃として別途契約するのかを明確にしておく必要があります。

2. 小売店やアパレル店舗の清掃を委託する場合

アパレルショップ、雑貨店、ドラッグストアなどでは、商品棚や陳列什器、ショーウィンドウなどが清掃対象となります。これらの店舗では、清掃作業中に商品や什器を破損するリスクがあるため、物品の移動方法や清掃対象外の範囲を定めておくことが重要です。特に、高価な商品や精密機器を取り扱う店舗では、清掃業者が触れてよい範囲を事前に確認することが望まれます。

3. 美容室やサロンの定期清掃を委託する場合

美容室、エステサロン、ネイルサロンなどでは、床面、鏡、ガラス、洗面設備などの清掃が必要です。美容室では毛髪や薬剤による汚れが発生しやすく、通常の清掃では除去が難しい汚れが生じる場合もあります。そのため、清掃対象となる汚れの種類や使用する洗剤、清掃方法を事前に確認しておくことが重要です。

4. 商業施設内のテナント清掃を委託する場合

ショッピングモールや商業ビルに入居する店舗では、共用部分と専有部分で清掃の管理主体が異なる場合があります。店舗清掃契約書では、テナントが管理する専有部分を対象とするのか、共用部分の一部も含めるのかを明確にする必要があります。また、施設管理者が定める入館時間、搬入経路、廃棄物の分別方法などについても確認しておくことが重要です。

店舗清掃契約書に盛り込むべき主な条項

店舗清掃契約書では、業務の実施条件だけでなく、清掃中の事故や契約終了時の対応まで定めておくことが重要です。主な条項とその内容は、次のとおりです。

清掃対象や作業頻度が多岐にわたる場合は、契約書とは別に清掃仕様書や作業一覧表を作成する方法も有効です。

店舗清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 委託業務の範囲を明確にする

店舗清掃契約書で特に重要なのが、委託する清掃業務の範囲です。例えば、床清掃という表現だけでは、掃き掃除のみを指すのか、水拭きや機械洗浄まで含むのか判断できません。そのため、清掃箇所と作業内容を具体的に定めることが重要です。清掃業務の区分としては、次のようなものがあります。

• 日常清掃：床の掃き掃除、モップ掛け、ごみ回収、トイレ清掃など
• 定期清掃：床面洗浄、ワックス掛け、ガラス清掃など
• 特別清掃：通常の清掃では対応できない汚れの除去や専門的な清掃
• 臨時清掃：イベント開催後、改装後、緊急時などに実施する清掃

日常清掃と定期清掃では必要な機材や作業時間が異なるため、それぞれの業務内容と料金を区別しておくことが望まれます。

2. 清掃頻度と作業時間を定める

店舗清掃では、作業日時が店舗の営業に直接影響することがあります。例えば、営業開始前に清掃を行う場合、開店時間までに作業を完了させる必要があります。また、閉店後に清掃を行う場合は、施錠や警備設備の操作が必要になることもあります。契約書では、次の事項を明確にしておきます。

• 清掃を実施する曜日
• 1週間又は1か月あたりの実施回数
• 作業開始時刻及び終了時刻
• 祝日や店舗休業日の取扱い
• 繁忙期や臨時休業時の変更方法
• 清掃を実施できなかった場合の振替方法

作業日時の変更について、何日前までに連絡するかを定めておくと、双方のスケジュール調整が円滑になります。

3. 委託料と追加料金の条件を明確にする

店舗清掃の料金体系には、月額固定料金、作業回数に応じた料金、作業面積に応じた料金などがあります。継続的な日常清掃では月額固定料金、定期清掃では作業ごとの料金が採用される場合があります。契約書には、次の事項を記載しておくことが重要です。

• 月額委託料又は1回あたりの清掃料金
• 消費税の取扱い
• 支払方法及び支払期限
• 振込手数料の負担者
• 追加清掃が発生した場合の料金
• 清掃回数が変更された場合の料金調整方法

特に注意したいのが、通常の清掃範囲を超える作業です。例えば、店舗の改装後に大量の粉じんが発生した場合や、通常の清掃では除去できない汚れが生じた場合には、追加費用が必要になることがあります。追加料金が発生する場合は、原則として作業前に見積金額を提示し、店舗運営者の承諾を得る仕組みにしておくことが重要です。

4. 清掃用具や消耗品の負担を定める

清掃業務では、洗剤、モップ、ごみ袋、トイレットペーパーなど、さまざまな用具や消耗品を使用します。これらの費用を誰が負担するのか明確にしていないと、契約開始後に追加費用をめぐるトラブルが発生する可能性があります。一般的には、清掃業者が清掃用具や洗剤を用意し、店舗側がトイレットペーパーなどの店舗用消耗品を負担する方法があります。ただし、実際の負担区分は契約内容によって異なります。特殊な洗剤や専用機材が必要な場合についても、事前に費用負担を確認しておくことが望まれます。

5. 店舗の鍵やセキュリティ情報を適切に管理する

営業時間外に清掃を行う場合、清掃業者が店舗の鍵やカードキーを預かることがあります。鍵の紛失や暗証番号の漏えいは、不正侵入や盗難などの重大な事故につながる可能性があります。そのため、契約書には次の事項を定めます。

• 鍵やカードキーの受渡方法
• 鍵を管理する責任者
• 鍵の複製や第三者への貸与の禁止
• 暗証番号などの秘密保持
• 鍵を紛失した場合の報告方法
• 契約終了時の鍵の返還方法

必要に応じて鍵の預り証を別途作成し、預けた鍵の種類や本数、受領者を記録しておく方法も有効です。

6. 商品や設備を破損した場合の責任を定める

店舗清掃では、商品棚、ショーケース、ガラス、照明、家具、精密機器などに接触する可能性があります。清掃作業中に設備や商品が破損した場合、責任の所在が不明確だとトラブルになりやすくなります。そのため、契約書では、清掃業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合の対応を定めておくことが重要です。一方で、経年劣化や既存の傷など、清掃業者に責任がない損傷についてまで、一律に清掃業者の責任とすることは適切ではありません。事故が発生した場合には、現場の状況を記録し、原因や損害の程度を確認したうえで対応することが望まれます。

7. 清掃品質と作業報告の方法を定める

店舗清掃では、清掃業者が作業を実施したことだけでなく、契約で定めた内容に沿って作業が行われたかを確認することも重要です。例えば、清掃後に床面の汚れが残っていた場合、それが作業不足によるものなのか、通常の清掃では除去できない汚れなのかによって対応が異なります。清掃品質に関するトラブルを防ぐためには、次のような方法が有効です。

• 清掃仕様書で作業内容を具体化する
• 清掃チェックリストを作成する
• 作業完了後に清掃報告書を提出する
• 不具合が発見された場合の連絡方法を決める
• 再清掃が必要となる条件を明確にする

清掃結果については、汚れの性質や設備の状態によって限界があるため、すべての汚れの完全除去を保証する契約内容になっていないかも確認する必要があります。

8. 秘密保持と個人情報の取扱いを定める

清掃業者は、店舗内で顧客情報、売上資料、従業員情報、防犯設備などを目にする場合があります。これらの情報が外部に漏えいすると、店舗の信用低下や損害につながる可能性があります。そのため、契約書では、清掃業務を通じて知り得た情報を第三者に開示しないことや、業務以外の目的で利用しないことを定めます。また、清掃作業中に店舗内の書類やパソコン画面などを撮影しないことも、実務上重要なルールです。個人情報を取り扱う場合には、個人情報保護法その他の関係法令に応じた安全管理措置も必要となります。

9. 再委託の条件を定める

清掃会社が別の清掃業者や協力会社に作業を依頼する場合、再委託に関する条件を定めておく必要があります。再委託先が店舗の鍵を使用したり、顧客情報に接したりする可能性があるためです。契約書では、再委託を行う場合に店舗運営者の事前承諾を必要とするか、再委託先にも秘密保持義務を負わせるかなどを定めます。また、再委託先による事故や契約違反が発生した場合の責任についても明確にしておくことが重要です。

10. 契約期間と中途解約の条件を定める

店舗清掃契約は、数か月から1年程度の継続契約として締結される場合があります。継続契約では、契約期間だけでなく、自動更新の有無や中途解約の条件も重要です。例えば、契約期間満了日の30日前までに更新拒絶の通知がない場合は自動更新する、といった条件を設定できます。また、店舗の閉店や移転、清掃業者の変更などによって契約を終了する場合に備え、中途解約の通知期限を定めておくことが望まれます。

店舗清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃対象外の作業を明確にする

店舗清掃では、契約書に記載されていない作業まで清掃業者に依頼されるケースがあります。例えば、エアコン内部洗浄、厨房排気ダクト清掃、高所ガラス清掃などは、通常の店舗清掃とは異なる専門的な技術や設備が必要になる場合があります。そのため、通常の清掃業務に含まれない作業を明確にしておくことが重要です。

2. 店舗の営業に支障が出ないようにする

店舗清掃では、作業中の騒音、清掃機材の設置、床面の濡れなどが営業や来店客に影響する場合があります。営業中に清掃する場合は、作業場所の区画や転倒防止措置など、安全面への配慮が必要です。また、営業時間外の清掃では、作業終了後の施錠や警備設備の設定についても確認しておくことが重要です。

3. 廃棄物の取扱いを確認する

店舗から排出される廃棄物には、一般廃棄物と産業廃棄物が含まれる場合があります。清掃業者がごみを回収して店舗内の指定場所へ移動する業務と、廃棄物を店舗外へ運搬して処分する業務は区別する必要があります。廃棄物の収集運搬や処分を行う場合には、廃棄物の種類や業務内容に応じて法令上の許可等が必要となることがあります。そのため、清掃契約だけで廃棄物の収集運搬や処分まで当然に実施できると考えず、必要に応じて許可を有する事業者との契約を検討することが重要です。

4. 労働関係法令と指揮命令関係に注意する

店舗清掃を業務委託契約として締結する場合、清掃スタッフに対する指揮命令関係にも注意が必要です。通常、業務委託では清掃業者が自らの責任でスタッフを管理し、業務を遂行します。店舗運営者が清掃スタッフ個人に対して直接かつ継続的に具体的な作業指示を行うなど、実態によっては労働者派遣との区別が問題となる可能性があります。契約書の名称だけでなく、実際の業務運営が契約内容に合致しているか確認することが重要です。

5. 損害賠償責任と保険加入状況を確認する

清掃作業中には、設備破損、漏水、転倒事故などが発生する可能性があります。そのため、契約書で損害賠償責任を定めるとともに、清掃業者が施設賠償責任保険などの適切な保険に加入しているか確認することも有効です。保険の補償対象や支払限度額は契約内容によって異なるため、実際の作業リスクに対応できるか確認しておくことが望まれます。

店舗清掃契約書と清掃業務委託契約書の違い

店舗清掃契約書と清掃業務委託契約書は、いずれも清掃業務を外部に委託する際に使用される契約書ですが、対象となる施設や業務内容に違いがあります。

ただし、両者は法律上明確に区分された契約類型ではなく、契約書の名称よりも実際に定められた業務内容が重要です。店舗清掃契約書は、一般的な清掃業務委託契約の内容を、店舗特有の事情に合わせて具体化した契約書といえます。

店舗清掃契約書を電子契約で締結するメリット

店舗清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。複数の店舗を運営する企業や、多数の店舗と契約する清掃会社では、電子契約によって契約管理の効率化が期待できます。

1. 契約締結までの時間を短縮できる

紙の契約書では、印刷、郵送、押印、返送などの作業が必要になります。電子契約では、オンライン上で契約内容を確認し、合意手続きを進めることができるため、契約締結までの時間を短縮できます。

2. 複数店舗の契約を管理しやすくなる

複数店舗の清掃契約を管理する場合、店舗ごとに清掃範囲、委託料、契約期間などが異なることがあります。電子契約を利用すれば、契約書を電子データとして保管し、必要な契約内容を確認しやすくなります。

3. 契約更新や変更手続きを効率化できる

清掃回数や作業時間、委託料の変更が生じた場合には、変更契約書や覚書を締結することがあります。電子契約を活用することで、離れた場所にいる契約当事者間でも、契約変更の手続きを進めやすくなります。なお、電子契約を利用する場合は、本人確認や締結権限の確認に加え、電子帳簿保存法など適用される法令に応じた保存方法にも注意が必要です。

店舗清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 店舗清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な店舗清掃の委託について、すべての場合に契約書の作成が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、契約書がない場合、清掃範囲や料金、事故発生時の責任などについて認識の相違が生じる可能性があります。継続的な清掃業務を委託する場合には、書面又は電子契約で契約条件を明確にしておくことが望まれます。なお、取引当事者や契約内容によっては、フリーランス法や取適法などに基づく取引条件の明示義務等が適用される場合があるため、別途確認が必要です。

Q2. 清掃仕様書は契約書とは別に必要ですか？

清掃仕様書の作成が常に義務付けられるわけではありませんが、清掃箇所や作業内容が多い場合には、別途作成することが有効です。例えば、清掃仕様書に作業箇所、清掃方法、実施頻度、使用機材などを記載することで、清掃品質の確認がしやすくなります。契約書に清掃仕様書を添付する場合は、当該仕様書が契約の一部となることを明記しておくとよいでしょう。

Q3. 清掃中に商品が破損した場合は誰が責任を負いますか？

清掃業者の過失など、清掃業者の責めに帰すべき事由によって商品が破損した場合には、契約内容や法令に従い、清掃業者が損害賠償責任を負うことがあります。一方で、既存の損傷や経年劣化などが原因である場合には、清掃業者が当然に責任を負うわけではありません。事故発生時の報告方法や損害の確認方法について、契約書で定めておくことが重要です。

Q4. 店舗清掃契約書は途中で解約できますか？

中途解約の可否や条件は、契約内容及び適用される法律によって異なります。契約書に中途解約条項を設ける場合は、解約通知の期限、未実施作業の精算方法、鍵の返還などについて定めておくことが望まれます。

Q5. 店舗清掃契約書は電子契約でも有効ですか？

店舗清掃契約書は、原則として電子契約によって締結することが可能です。ただし、契約当事者の合意が適切に成立していることや、電子署名の方式、契約記録の保存方法などを確認する必要があります。

まとめ

店舗清掃契約書は、店舗運営者と清掃業者の間で、清掃業務の内容や実施条件、費用負担、責任範囲を明確にするための重要な契約書です。特に、店舗清掃では、営業時間との調整、商品や什器の保護、鍵の管理、清掃品質の確認など、店舗特有の事情を踏まえた契約内容が求められます。契約書を作成する際には、次の事項を重点的に確認することが重要です。

• 清掃箇所と作業内容を具体的に定める
• 清掃頻度、曜日、作業時間を明確にする
• 委託料と追加料金の発生条件を定める
• 清掃用具や消耗品の費用負担を確認する
• 鍵やセキュリティ情報の管理方法を定める
• 商品や設備の破損時の責任を明確にする
• 契約期間、更新及び中途解約の条件を確認する

これらの事項を整理して契約書に反映することで、清掃業務の円滑な実施と、契約当事者間のトラブル防止につながります。また、電子契約サービスを活用すれば、契約締結や契約書の管理を効率化でき、複数店舗の清掃契約を取り扱う場合にも役立ちます。店舗清掃契約書のひな形を利用する際は、店舗の業種、清掃対象、作業頻度、契約条件に応じて必要な条項を調整し、実際の取引に適した契約書を作成することが重要です。