原状回復清掃契約書

原状回復清掃契約書とは？

原状回復清掃契約書とは、賃貸住宅、マンション、オフィス、店舗、商業施設などの退去・明渡しに伴い、清掃業者やビルメンテナンス会社へ原状回復清掃を委託する際に、作業内容や契約条件を定める書類です。原状回復清掃とは、建物や室内を退去・明渡しに適した状態に整えるために行う清掃業務を指します。床面や壁面、水回り、窓ガラス、設備などの清掃が中心となり、契約内容によっては特殊清掃や残置物の撤去などが含まれる場合もあります。ただし、原状回復清掃は必ずしも建物を入居時と完全に同じ状態へ戻すことを意味するものではありません。通常の使用による経年劣化や自然損耗、設備の故障などは、清掃のみでは改善できない場合があります。そのため、契約書では清掃対象や仕上がり基準を明確にし、清掃業者がどこまで対応するのかを事前に取り決めることが重要です。原状回復清掃契約書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃業務の対象範囲と作業内容を明確にする
• 清掃料金や追加作業の費用負担を取り決める
• 清掃後の仕上がり基準や検収方法を定める
• 設備や建材に損傷が生じた場合の責任範囲を整理する
• 再清掃や契約解除に関するトラブルを防止する

特に清掃業やビルメンテナンス業では、作業開始後に想定外の汚損が見つかったり、依頼者が希望する仕上がりと実際の清掃結果に差が生じたりすることがあります。こうした問題を防ぐためにも、原状回復清掃契約書は、依頼者と清掃業者の双方が安心して取引を進めるための重要な書類となります。

原状回復清掃契約書が必要となるケース

原状回復清掃契約書は、住宅の退去時だけでなく、オフィスや店舗、商業施設など幅広い物件で利用できます。特に次のようなケースでは、契約書を作成しておくことが望まれます。

1. 賃貸住宅やマンションの退去後に清掃を依頼する場合

賃貸住宅やマンションでは、入居者の退去後に次の入居者を迎えるため、室内全体のハウスクリーニングが実施されることがあります。清掃対象には、床、壁、キッチン、浴室、トイレ、窓ガラス、収納内部などが含まれます。契約書では、どの箇所を清掃するのか、通常清掃と特殊清掃の区別、追加料金の発生条件などを明確にしておくことが重要です。なお、賃貸借契約における原状回復費用を貸主と借主のどちらが負担するかという問題と、清掃業者への業務委託契約は別の問題です。清掃費用の負担については、賃貸借契約や国土交通省の原状回復に関するガイドラインなども踏まえて判断する必要があります。

2. オフィスの移転・退去に伴う清掃を依頼する場合

企業がオフィスを移転する際には、賃貸借契約に基づき、室内の清掃や設備の原状回復が必要となる場合があります。オフィス清掃では、床面の洗浄、カーペット清掃、ガラス清掃、照明器具の清掃など、一般住宅とは異なる作業が含まれることがあります。また、建物の管理規則によって作業可能な時間帯や搬入経路が制限される場合もあります。そのため、契約書には作業日時、対象区画、清掃方法、建物管理規則への対応などを記載しておくと円滑に作業を進められます。

3. 店舗の閉店・移転に伴う清掃を依頼する場合

飲食店、美容室、小売店などの店舗では、閉店や移転に伴って原状回復清掃が必要となることがあります。特に飲食店では、厨房設備や換気扇、排気ダクト周辺などに油汚れが蓄積している場合があり、通常の清掃よりも専門的な作業が必要になることがあります。このような場合は、作業範囲や清掃方法を詳細に定め、設備の分解清掃や特殊薬剤の使用が契約に含まれるかを確認することが重要です。

4. ビル管理会社が清掃業者へ業務を委託する場合

ビル管理会社や不動産管理会社が、テナント退去後の清掃を外部の清掃業者へ委託するケースでも、原状回復清掃契約書が利用されます。複数の業者が内装工事、設備工事、清掃作業を分担する場合には、それぞれの作業範囲が重複したり、不明確になったりすることがあります。そのため、清掃業務と修繕工事の区別、作業日程、他業者との調整方法などを契約書で整理しておくことが大切です。

原状回復清掃契約書に盛り込むべき主な条項

原状回復清掃契約書には、清掃業務の内容だけでなく、料金、検収、責任範囲、契約解除などについても定める必要があります。主な条項とその役割は次のとおりです。

これらの条項を設けることで、作業開始前から清掃完了後までの対応を整理でき、依頼者と清掃業者の認識の相違を減らすことができます。

原状回復清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象物件及び作業範囲に関する条項

原状回復清掃契約書では、最初に清掃対象となる物件を正確に特定することが重要です。物件所在地や建物名だけでなく、階数、部屋番号、対象面積、清掃対象区画なども記載します。特に大型オフィスや商業施設では、同じ建物内でも清掃対象となる場所が限定されることがあります。また、作業範囲については、次のような項目を確認しておくとよいでしょう。

• 床面や壁面などの一般清掃
• キッチン、浴室、トイレなどの水回り清掃
• 窓ガラス、サッシ、網戸などの清掃
• 換気扇、レンジフード、照明器具などの設備清掃
• 収納内部や建具などの清掃
• 特殊な汚損やカビの除去

清掃対象外となる箇所についても明記することで、作業完了後のトラブルを防止できます。

2. 清掃料金及び追加作業に関する条項

清掃料金は、対象面積、汚損の程度、作業内容、必要な人員、作業時間などによって異なります。契約書では、基本料金、消費税、支払方法、支払期限などを明確にします。特に注意したいのが、追加作業に関する取り決めです。作業開始後に著しい油汚れやカビ、通常の清掃では除去できない汚損が見つかった場合、当初の見積金額では対応できないことがあります。そのため、追加作業が必要となった場合は、清掃業者が依頼者に作業内容と追加料金を説明し、承諾を得てから実施する仕組みを設けることが重要です。口頭だけでなく、メールや電子契約など記録が残る方法で承諾を取得すると、後日の確認にも役立ちます。

3. 経年劣化及び清掃による改善範囲に関する条項

原状回復清掃では、すべての汚れや変色を完全に除去できるとは限りません。例えば、長年の使用による床材の変色、金属部分の腐食、壁紙の退色、設備表面の傷などは、清掃だけでは改善できない場合があります。契約書では、通常の清掃で対応できる範囲と、修繕や交換が必要となる範囲を区別しておくことが大切です。ただし、経年劣化を理由に清掃業者の責任を一律に免除することは適切ではありません。清掃業者が合意した作業内容を実施していない場合や、不適切な清掃方法によって損傷を生じさせた場合には、契約内容や法令に基づく責任が問題となります。

4. 残置物及び廃棄物に関する条項

退去後の物件には、家具、什器、書類、生活用品などが残されていることがあります。これらの残置物について、清掃業者が独自の判断で処分すると、所有権や損害賠償をめぐる問題が生じるおそれがあります。そのため、契約書では残置物の取扱いを明確にする必要があります。また、廃棄物の収集運搬や処分には、廃棄物処理法に基づく許可や委託手続が必要となる場合があります。清掃業者が当然にすべての廃棄物を運搬・処分できるわけではないため、廃棄物の種類や排出事業者、処理業者の許可内容などを確認することが重要です。

5. 検収及び再清掃に関する条項

清掃完了後の仕上がり確認は、原状回復清掃契約において特に重要な手続です。契約書では、清掃業者が作業完了を報告した後、依頼者が一定期間内に清掃状況を確認する方法を定めます。確認時に清掃漏れや作業不備が発見された場合には、その内容を具体的に通知し、再清掃の必要性を判断します。清掃業者の責任による不備については、無償で再清掃を実施するなどの対応を定めておくとよいでしょう。一方、当初の契約に含まれない箇所の清掃や、依頼者による新たな要望については、追加作業として取り扱うことが考えられます。

6. 損害賠償に関する条項

清掃作業では、床材、壁面、ガラス、設備などに損傷が生じる可能性があります。例えば、使用した薬剤が建材に適合していなかった場合や、機械器具の操作を誤った場合などには、修復費用をめぐる問題が発生することがあります。契約書では、清掃業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合の責任を明確にしておく必要があります。また、作業開始前から存在していた傷や設備の不具合と、清掃作業によって生じた損傷を区別できるよう、事前に写真や点検記録を残しておくことも有効です。

原状回復清掃契約書を作成する際の注意点

原状回復清掃契約書を作成する際には、一般的な業務委託契約とは異なる実務上の注意点があります。

1. 原状回復工事と清掃業務を区別する

原状回復清掃と原状回復工事は、業務内容が異なります。原状回復清掃は、主に汚れやほこりの除去などを目的とする一方、原状回復工事には壁紙の張替え、床材の交換、設備修理、塗装などが含まれる場合があります。契約書では、修繕工事を含むのか、清掃業務のみを対象とするのかを明確にする必要があります。なお、実際に建設工事を請け負う場合には、工事内容や規模に応じて建設業法などの確認が必要となることがあります。

2. 清掃の仕上がり基準を具体的に定める

「きれいにする」「入居時の状態に戻す」といった抽象的な表現だけでは、依頼者と清掃業者の間で認識が異なる可能性があります。そのため、清掃箇所、清掃方法、除去対象となる汚れ、作業対象外の部分などを具体的に記載することが重要です。必要に応じて作業仕様書やチェックリストを作成し、契約書と一体で管理すると効果的です。

3. 作業前後の写真を記録する

清掃前後の写真は、作業実施状況や損傷の有無を確認する資料として役立ちます。特に退去後の物件では、既存の傷や汚れが清掃前から存在していたのかを判断する必要が生じる場合があります。ただし、写真に個人情報や機密情報が写り込む可能性があるため、撮影範囲や保存方法には注意が必要です。また、写真を広告やSNSなどに利用する場合には、必要な権限を有する者から事前に承諾を得ることが重要です。

4. キャンセル料金の条件を明確にする

清掃業務では、作業員の確保や資機材の準備が必要となるため、直前のキャンセルによって費用が発生する場合があります。契約書では、キャンセル可能な期限、キャンセル料金、日程変更の取扱いなどを定めておくとよいでしょう。ただし、依頼者が消費者に該当する場合、消費者契約法により、事業者に生ずべき平均的な損害を超えるキャンセル料の定めが無効となる場合があります。そのため、キャンセル料金は合理的な根拠に基づいて設定する必要があります。

5. 契約内容と見積書・仕様書を一致させる

契約書と見積書、作業仕様書の内容が一致していない場合、作業範囲や料金について争いが生じる可能性があります。特に次の事項は、各書類の整合性を確認することが重要です。

• 対象物件及び対象区画
• 清掃箇所と作業内容
• 作業日程及び作業時間
• 基本料金及び追加料金
• 作業対象外となる箇所
• 検収方法及び再清掃の条件

契約書に見積書や作業仕様書を添付し、それらを契約内容の一部として取り扱うことを明記する方法も有効です。

原状回復清掃契約書を電子契約で締結するメリット

原状回復清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約を利用して締結することもできます。清掃業やビルメンテナンス業では、複数の物件や取引先との契約が発生するため、電子契約を活用することで契約管理の効率化が期待できます。電子契約を利用する主なメリットは、次のとおりです。

• 契約書の印刷、郵送、保管にかかる手間を削減できる
• 遠方の管理会社や物件所有者とも契約を進めやすい
• 契約書の締結状況や内容を確認しやすくなる
• 契約書の紛失や管理漏れを防止しやすい
• 見積書や作業仕様書などの関連書類を整理しやすい

また、電子契約で締結した契約書は、適切な方法で保存することで、後日契約内容を確認する際にも活用できます。ただし、電子契約の利用にあたっては、本人確認、電子署名の方法、記録の保存、電子帳簿保存法などの適用関係について、取引内容に応じた確認が必要です。

原状回復清掃契約書に関するよくある質問

原状回復清掃契約書は必ず作成しなければなりませんか？

一般的な原状回復清掃の委託について、すべての取引で書面による契約書の作成が一律に義務付けられているわけではありません。ただし、取引形態によっては、フリーランス法などに基づく取引条件の明示義務が生じる場合があります。また、口頭の合意だけでは作業内容や料金について認識の相違が生じやすいため、契約書を作成しておくことが望まれます。

清掃後に汚れが残っていた場合、再清掃を依頼できますか？

契約で定めた清掃範囲や仕上がり基準に適合していない場合には、契約内容や法令に基づき、再清掃などの対応を求められる可能性があります。ただし、経年劣化による変色や通常の清掃では除去できない汚損など、契約上保証されていない事項については、必ずしも無償での再清掃が認められるわけではありません。

原状回復清掃とハウスクリーニングの違いは何ですか？

ハウスクリーニングは、住宅や建物の清潔な状態を維持・回復するための清掃業務全般を指します。一方、原状回復清掃は、主に退去や明渡しなどに伴い実施される清掃を指します。両者の作業内容は重複することがありますが、原状回復清掃では退去期限や引渡し条件、検収などを特に意識する必要があります。

原状回復清掃契約書には印紙税がかかりますか？

印紙税の取扱いは、契約書の名称だけでなく、実際に記載された契約内容によって判断されます。清掃業務の契約であっても、仕事の完成を約する請負契約に該当する文書などは、課税文書となる場合があります。一方、一定の要件を満たす電子契約では、紙の課税文書を作成しないため、通常、印紙税は課されません。具体的な取扱いについては、国税庁の情報や税理士などの専門家に確認することが重要です。

まとめ

原状回復清掃契約書は、賃貸住宅、オフィス、店舗、商業施設などの退去・明渡しに伴う清掃業務について、依頼者と清掃業者の権利義務を明確にするための重要な契約書です。清掃業務では、作業範囲や仕上がり基準、追加料金、残置物の取扱い、設備の損傷、再清掃などをめぐってトラブルが発生することがあります。こうした問題を防ぐためには、契約締結前に対象物件や作業内容を確認し、料金、作業条件、検収方法及び責任範囲を具体的に定めておくことが大切です。また、清掃業者と依頼者の双方が契約内容を理解し、見積書や作業仕様書と整合性を確保することで、より円滑な業務遂行につながります。原状回復清掃契約書のひな形を活用する際は、物件の用途や清掃内容、取引条件に合わせて必要な条項を調整し、適切な契約管理を行いましょう。