ビルオーナー・管理会社との契約書

ビルオーナー・管理会社との契約書とは？

ビルオーナー・管理会社との契約書とは、ビルの所有者や管理会社が、清掃業者・ビルメンテナンス会社に対して、建物の清掃、衛生管理、設備点検などの業務を委託する際に締結する契約書です。一般的には「ビルメンテナンス業務委託契約書」や「建物管理業務委託契約書」と呼ばれ、オフィスビル、商業施設、複合施設などの維持管理に利用されます。ビルメンテナンス業務には、日常清掃や定期清掃だけでなく、空調設備の点検、給排水設備の確認、共用部分の衛生管理など、さまざまな業務が含まれます。そのため、契約書を作成せずに業務を開始すると、作業範囲や費用負担、事故発生時の責任について認識の違いが生じる可能性があります。契約書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃・設備点検などの委託業務の範囲を明確にする
• 作業頻度、作業時間、品質基準を定める
• 委託料や追加作業費用の負担を明確にする
• 建物設備の破損や事故発生時の責任を整理する
• 契約期間、更新条件、解約方法を明確にする
• ビルオーナー・管理会社と受託業者のトラブルを防止する

特に、長期間にわたって継続的な清掃・設備管理を行う場合には、業務仕様書と契約書を組み合わせることで、双方が合意した条件に基づいて安定した建物管理を実施できます。

ビルオーナー・管理会社との契約書が必要となるケース

ビルメンテナンス業務委託契約書は、建物の所有者や管理会社が外部業者に維持管理業務を依頼する際に利用されます。代表的な利用ケースは次のとおりです。

1. オフィスビルの定期清掃を委託する場合

オフィスビルのオーナーが清掃会社に対して、エントランス、廊下、階段、トイレなどの清掃を依頼するケースです。日常清掃と定期清掃では作業内容や頻度が異なるため、契約書でそれぞれの条件を明確にしておく必要があります。例えば、次のような事項を定めます。

• 日常清掃を実施する曜日と時間帯
• 床面洗浄やワックス清掃の実施頻度
• 清掃対象となる共用部分の範囲
• 清掃用具や洗剤の費用負担
• 作業完了後の報告方法

これらを明確にすることで、清掃品質の維持と業務上のトラブル防止につながります。

2. 管理会社がビルメンテナンス業務を一括委託する場合

ビル管理会社が、清掃、設備巡回、衛生管理などの業務をビルメンテナンス会社にまとめて委託するケースです。複数の業務を一括して委託する場合、業務ごとの責任範囲が不明確になりやすいため、契約書と業務仕様書による整理が重要です。また、管理会社が建物所有者からどの範囲の管理権限を与えられているかを確認する必要があります。管理会社が契約当事者となる場合には、委託権限や費用負担の関係を明確にしておくことが望まれます。

3. 商業施設の清掃・衛生管理を委託する場合

ショッピングセンターや商業ビルでは、多数の利用者が出入りするため、清掃作業における安全管理や営業時間への配慮が求められます。例えば、床面清掃による転倒事故を防止するための注意表示、営業時間外の清掃、ゴミ集積場所の衛生管理などについて、契約上の取扱いを定めます。

4. 建物設備の巡回・点検を委託する場合

空調設備、給排水設備、照明設備などの巡回点検を外部業者に依頼するケースです。設備の外観確認や異常の報告と、専門資格を必要とする法定点検・修繕工事は異なるため、契約書で業務範囲を区別する必要があります。

ビルメンテナンス業務委託契約書に盛り込むべき主な条項

ビルオーナー・管理会社との契約書では、業務内容だけでなく、委託料、品質管理、安全管理、損害賠償などについても定めることが重要です。主な条項とその役割は次のとおりです。

これらの条項を整備することで、委託者と受託者の権利義務を整理し、継続的なビルメンテナンス業務を円滑に進めやすくなります。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象建物に関する条項

対象建物に関する条項では、契約の対象となる建物の名称、所在地、用途、規模及び管理対象範囲を明確にします。同じビルであっても、共用部分と専有部分では管理責任や清掃範囲が異なる場合があります。例えば、エントランスや共用廊下は清掃対象とする一方、各テナントの専有部分は契約対象外とするケースがあります。対象範囲が不明確な場合、委託者が契約に含まれると考えていた作業について、受託者が追加料金を請求するなどのトラブルにつながる可能性があります。そのため、契約書には対象建物の基本情報を記載し、詳細な作業区域は別紙業務仕様書で定める方法が有効です。

2. 委託業務の内容に関する条項

委託業務の内容は、ビルメンテナンス業務委託契約書の中心となる条項です。清掃業務と設備管理業務では作業内容や必要な技術が異なるため、具体的な業務を区分して記載します。主な業務区分には、次のものがあります。

• 日常清掃：床面清掃、ゴミ回収、トイレ清掃など
• 定期清掃：床面洗浄、ワックス清掃など
• ガラス清掃：窓ガラス、ガラス扉などの清掃
• 共用部分の清掃：廊下、階段、エントランスなどの清掃
• 設備巡回：設備の外観確認、異常の有無の確認
• 空調設備管理：フィルター清掃、設備の状態確認など
• 給排水設備管理：漏水確認、設備の外観点検など

なお、消防設備の法定点検や電気設備の専門的な保安業務など、資格や法令上の要件がある業務については、通常の清掃業務と区別して契約する必要があります。

3. 作業日時・作業頻度に関する条項

作業日時に関する条項では、清掃や点検を実施する曜日、時間帯、頻度などを定めます。オフィスビルでは始業前や終業後、商業施設では営業時間外に作業を行うことがあります。また、日常清掃は毎日、床面洗浄は月1回、ガラス清掃は年数回など、作業によって頻度が異なります。契約書には基本的な実施条件を定め、詳細な作業スケジュールを別紙にまとめることで、運用しやすくなります。作業日時を変更する場合の連絡方法や、建物側の都合によって作業が中止された場合の取扱いも定めておくと安心です。

4. 品質管理に関する条項

清掃やビルメンテナンス業務では、作業の実施だけでなく、その品質を維持することが重要です。品質管理条項では、受託者が業務仕様書に従って作業を実施する義務や、委託者が作業状況を確認する方法を定めます。例えば、清掃後に汚れが残っていた場合、設備点検が予定どおり実施されていなかった場合などの改善対応を明確にします。ただし、委託者による改善要求は、契約で定めた業務範囲や品質基準に基づく合理的な内容である必要があります。

5. 委託料・追加費用に関する条項

委託料に関する条項では、月額料金、請求締日、支払期限、支払方法などを定めます。ビルメンテナンス業務は継続的な契約となることが多いため、月額固定料金を設定するケースが一般的です。ただし、通常の清掃業務とは別に、臨時清掃や特殊清掃が必要となる場合があります。そのため、次の事項を整理しておくことが重要です。

• 月額委託料に含まれる業務の範囲
• 清掃用具や消耗品の費用負担
• 特殊洗剤や交換部品の費用負担
• 臨時清掃・追加作業の料金
• 委託料の改定方法
• 支払遅延が発生した場合の取扱い

特に、追加業務については、作業開始前に内容と金額を合意する仕組みを設けることで、料金トラブルを防ぎやすくなります。

6. 安全管理に関する条項

清掃業務では、床面の水濡れによる転倒事故、高所作業中の事故、洗剤の誤使用など、さまざまな危険が想定されます。安全管理条項では、受託者が適切な安全対策を実施することを定めます。具体的には、次のような対応が考えられます。

• 清掃中の注意表示や立入制限
• 作業員への安全教育
• 高所作業に必要な安全措置
• 洗剤や薬剤の適切な保管・使用
• 事故発生時の緊急連絡体制
• 建物利用者への安全配慮

ビルメンテナンス業務は建物利用者がいる環境で実施されるため、作業員だけでなく第三者の安全確保も重要です。

7. 損害賠償に関する条項

損害賠償条項では、清掃や設備点検中に建物や備品を破損した場合、第三者に損害を与えた場合などの責任を定めます。例えば、清掃作業中に床材を傷つけた場合や、設備点検中の過失によって機器が破損した場合などが考えられます。ただし、受託者がすべての損害について無条件に責任を負うわけではありません。損害の原因が建物設備の既存の不具合や委託者の指示にある場合には、それぞれの帰責事由に応じて責任を判断する必要があります。契約書では、事故報告、原因調査、損害賠償の範囲、保険の取扱いなどを整理しておくことが望まれます。

8. 契約期間・更新・解除に関する条項

ビルメンテナンス業務委託契約は、継続的な建物管理を目的とするため、一定期間の契約とすることが多くあります。契約期間については、開始日と終了日を明確にするとともに、自動更新の有無を定めます。また、契約を終了する場合の事前通知期間や、重大な契約違反が発生した場合の解除条件についても規定します。例えば、契約終了日の30日前までに更新拒絶の通知がない場合は同一条件で更新する、といった方法が考えられます。ただし、更新条件や中途解約の効力は契約内容及び適用法令によって異なるため、実際の取引に適した条件を設定することが重要です。

ビルメンテナンス業務委託契約書を作成する際の注意点

1. 管理会社の契約権限を確認する

ビルオーナーではなく管理会社と契約する場合、管理会社がどのような権限に基づいて契約を締結するのかを確認する必要があります。管理会社が自ら委託者となる場合と、ビルオーナーの代理人として契約する場合では、契約当事者や支払義務の所在が異なります。契約書には、実際の契約当事者を正確に記載することが重要です。

2. 業務仕様書を具体的に作成する

契約書に「建物の清掃業務一式」とだけ記載した場合、具体的な作業内容が不明確になるおそれがあります。業務仕様書には、作業場所、作業内容、実施頻度、使用資機材、品質基準などを記載します。特に、契約対象外となる作業を明示しておくことで、追加作業に関する認識の違いを防止できます。

3. 清掃業務と専門設備管理業務を区別する

ビルメンテナンス業務には、一般的な清掃業務のほか、法令上の資格や許可を必要とする業務があります。そのため、契約書に設備管理業務を含める場合には、受託者が実施できる業務範囲を確認する必要があります。また、廃棄物の収集運搬や処分については、単なるゴミ回収・集積補助とは法的な取扱いが異なる場合があるため注意が必要です。

4. 再委託の条件を明確にする

ビルメンテナンス会社が一部の業務を専門業者に再委託する場合、再委託の可否や承諾方法を定めておく必要があります。特に、高所ガラス清掃や専門設備点検などを外部業者に依頼する場合には、必要な資格、安全管理、秘密保持及び事故対応について確認することが重要です。

5. 偽装請負にならないよう注意する

業務委託契約では、委託者と受託者の役割を適切に区別する必要があります。清掃会社の従業員に対して、ビルオーナーや管理会社が直接日々の作業指示や労務管理を行う場合、実態によっては労働者派遣との区別が問題となる可能性があります。そのため、委託者からの連絡や改善要請は、原則として受託会社の業務責任者を通じて行うなど、実際の業務運営にも配慮する必要があります。なお、契約書に業務委託と記載するだけで適法な請負関係になるわけではなく、実際の指揮命令関係などに基づいて判断されます。

6. 契約終了時の引継ぎを定める

ビルメンテナンス業者を変更する場合、鍵や入館証の返還、作業記録の引継ぎ、未払委託料の精算などが必要になります。契約終了時の対応をあらかじめ定めておくことで、新しい管理業者への移行を円滑に進めることができます。

ビルオーナー・管理会社との契約書に関するよくある質問

Q1. ビルメンテナンス業務委託契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な清掃業務委託について、すべての場合に一律で書面による契約書の作成が義務付けられているわけではありません。ただし、業務範囲、委託料、事故発生時の責任などを明確にするため、契約書を作成することが推奨されます。また、取引内容によっては、取適法（中小受託取引適正化法）などの関係法令に基づく取引条件の明示義務等が問題となる場合があります。

Q2. 清掃業務と設備管理業務を1つの契約書にまとめることはできますか？

はい、可能です。ただし、業務ごとに作業内容、実施頻度、必要資格、費用及び責任範囲が異なるため、別紙業務仕様書などで明確に区分することが望まれます。

Q3. 契約期間は何年間に設定するのが一般的ですか？

契約期間は、業務内容や取引条件に応じて設定できます。例えば、1年間の契約期間を設定し、一定期間前までに更新拒絶の通知がない場合には自動更新する方式があります。

Q4. 清掃作業中に建物の設備を破損した場合、誰が責任を負いますか？

事故の原因や契約内容によって異なります。清掃業者の過失による破損であれば、清掃業者が損害賠償責任を負う可能性があります。一方、建物設備の既存の不具合や管理者側の指示が原因となった場合には、それぞれの責任関係を確認する必要があります。

Q5. 電子契約で締結することはできますか？

はい。ビルメンテナンス業務委託契約書は、法令上特別な方式が要求される場合を除き、電子契約で締結することができます。電子契約サービスを利用すれば、契約書の送付、署名、保管などをオンラインで行うことができ、契約更新や複数物件の契約管理にも活用できます。

まとめ

ビルオーナー・管理会社との契約書は、清掃業者やビルメンテナンス会社が建物の維持管理業務を受託する際に、双方の権利義務を明確にするための重要な書類です。特に、次の事項を整理することが大切です。

• 清掃・設備点検などの業務範囲を明確にする
• 作業日時、頻度、品質基準を具体的に定める
• 委託料と追加作業費用の負担を整理する
• 安全管理及び事故発生時の対応を定める
• 損害賠償と保険の取扱いを明確にする
• 契約期間、更新、解除、引継ぎの条件を定める

ビルメンテナンス業務は長期的かつ継続的な取引となることが多いため、契約開始時に条件を明確にしておくことで、清掃品質の維持や費用管理、トラブル防止につながります。また、契約書と業務仕様書を組み合わせることで、建物ごとの管理条件に応じた柔軟な運用が可能になります。契約書を電子契約サービスで締結・管理することで、契約更新や書類保管の効率化も期待できます。