出店料に関する合意書とは？
出店料に関する合意書とは、カフェ・喫茶店などの店舗スペースを利用して、第三者が商品販売、展示販売、ワークショップ、ポップアップイベントなどを行う際に、店舗側と出店者側との間で出店料や支払条件を明確にするための書面です。カフェ・喫茶店では、通常の飲食営業だけでなく、店舗の一角や営業時間外のスペースを活用して、ハンドメイド商品の販売、雑貨販売、焼き菓子の販売、作品展示、期間限定ショップ、各種イベントなどを開催するケースがあります。このような出店では、単に出店料を決めるだけでは十分ではありません。固定料金なのか売上歩合なのか、設備利用料は含まれるのか、出店時間を延長した場合はいくらかかるのか、キャンセルした場合に返金されるのかなど、さまざまな金銭条件を事前に整理しておく必要があります。
出店料に関する合意書を作成しておけば、
- 出店料の金額
- 出店料の算定方法
- 売上歩合の割合
- 支払期限と支払方法
- 設備・備品等の追加費用
- 時間延長に伴う料金
- キャンセル料
- 出店中止時の返金
などを明確にできます。特に、小規模なカフェや個人経営の喫茶店では、出店者との関係が知人やSNS経由で始まり、口頭やメッセージだけで料金条件を決めてしまうケースもあります。しかし、金銭条件について認識の違いが生じると、その後の関係にも影響します。そのため、出店料に関する合意書は、店舗側と出店者側の双方が安心して出店を進めるための重要な書面といえます。
出店料に関する合意書が必要となるケース
出店料に関する合意書は、カフェ・喫茶店が店舗スペースを第三者に利用させ、出店料その他の料金を受け取る場合に活用できます。
1. ハンドメイド商品の販売スペースを提供する場合
カフェの一角にテーブルや棚を設置し、アクセサリー、雑貨、衣類などのハンドメイド商品を販売してもらうケースです。例えば、1日5,000円という固定料金でスペースを貸し出す場合には、その金額だけでなく、利用できる時間、設備利用料、延長料金なども定めておくことが重要です。
2. ポップアップショップを開催する場合
期間限定でブランドやクリエイターに店舗スペースを提供する場合にも利用できます。数日間から数週間にわたるポップアップの場合には、1日単位の料金だけでなく、期間全体の料金、途中キャンセル、営業時間変更などについても取り決めておく必要があります。
3. 売上歩合で出店料を設定する場合
固定料金ではなく、売上金額の10％など、売上に応じて出店料を決定するケースもあります。この場合には、単に売上の〇％と記載するだけではなく、何を売上金額として計算するのかを明確にする必要があります。例えば、商品の税込販売価格を基準とするのか、値引き後の金額を基準とするのか、決済手数料を控除するのかによって、最終的な出店料が変わります。
4. ワークショップや体験イベントを開催する場合
カフェスペースを利用して、アクセサリー制作、フラワーアレンジメント、料理教室、写真撮影会などを開催する場合にも、出店料に関する合意書を利用できます。イベント終了後に利用時間が延びたり、追加の机や椅子、電源、厨房設備などを使用したりする可能性があるため、追加料金についても定めておくことが重要です。
5. 店舗内で展示販売を行う場合
イラスト、写真、絵画、雑貨などを店内に展示し、その場で販売するケースがあります。この場合、固定の展示料金を設定する方法のほか、作品が販売された場合に売上の一定割合を店舗側に支払う方法も考えられます。出店料と販売手数料を併用する場合には、それぞれの金額や計算方法を明確にしておく必要があります。
出店料に関する合意書に盛り込むべき主な条項
カフェ・喫茶店向けの出店料に関する合意書では、主に次の事項を定めます。
- 出店の内容、日時及び場所
- 出店料の金額
- 出店料の算定方法
- 売上報告の方法
- 支払期限及び支払方法
- 設備・備品等の追加費用
- 時間延長に伴う追加料金
- キャンセル料
- 店舗側の都合による中止時の取扱い
- 不可抗力による中止時の取扱い
- 返金条件
- 未払金及び遅延損害金
- 他の出店契約や利用規約との関係
- 準拠法及び合意管轄
特に重要なのは、金額そのものだけでなく、どのような場合に追加料金やキャンセル料が発生するのかまで具体化することです。
条項ごとの解説と実務ポイント
1. 出店内容に関する条項
まず、誰が、いつ、どこで、何を販売・提供するのかを明確にします。出店日、出店時間、出店場所、出店内容、販売・提供商品、使用スペースなどを記載しておけば、合意書がどの出店に関するものなのかを特定できます。複数回のイベントを開催する場合には、開催日ごとに申込書を作成し、出店料に関する基本条件のみ別の合意書で定める方法も考えられます。
2. 出店料に関する条項
出店料については、金額とともに税込・税別のどちらであるかを明確にしておくことが重要です。また、出店料に何が含まれているのかも確認します。例えば、出店料に机や椅子の利用料が含まれていると思っていた出店者に対し、当日になって店舗側が追加料金を請求すると、トラブルになる可能性があります。そのため、基本料金に含まれる設備と、別料金となる設備を区別しておくと分かりやすくなります。
3. 出店料の算定方法に関する条項
出店料の設定方法には、大きく分けて固定料金方式と売上連動方式があります。
固定料金方式では、
- 1日〇円
- 1時間〇円
- 出店期間全体で〇円
などの方法があります。一方、売上連動方式では、売上金額の一定割合を出店料とします。さらに、最低出店料を設定して、売上が少なかった場合でも一定額を店舗側に支払う方式も考えられます。どの方式を採用する場合でも、計算方法を第三者が読んでも理解できる程度に具体的に記載することがポイントです。
4. 売上報告に関する条項
売上歩合制を採用する場合には、売上金額を正確に把握する仕組みが必要です。例えば、出店終了後3日以内に売上を報告する、必要に応じてレジ記録やキャッシュレス決済の利用明細を確認できるようにする、といった方法があります。店舗側が一方的にすべての帳簿を確認できる内容にするのではなく、出店料の確認に合理的に必要な範囲に限定することも大切です。
5. 支払期限・支払方法に関する条項
出店料については、いつまでに支払うのかを具体的に定めます。例えば、出店日の7日前までに前払いとする方法や、出店終了後に売上を確定してから支払う方法があります。固定出店料であれば前払い、売上歩合であれば出店後の精算というように、料金体系によって支払時期を変更することもできます。銀行振込を利用する場合には、振込手数料をどちらが負担するのかも記載しておきます。
6. 追加費用に関する条項
カフェ・喫茶店での出店では、基本的なスペース利用以外にさまざまな設備を使用する場合があります。
例えば、
- 厨房設備
- 冷蔵庫・冷凍庫
- 電源
- テーブル・椅子
- 展示什器
- 音響・映像設備
などです。こうした設備を有料で提供する場合には、可能な限り出店前に料金を提示しておきます。出店当日に想定外の追加料金が発生する状況を減らすことが、トラブル防止につながります。
7. 延長料金に関する条項
イベントや販売が予定時間内に終了せず、撤収時間を超えて店舗を利用することがあります。そのため、30分につき〇円などの延長料金をあらかじめ設定しておく方法があります。特に通常営業の前後に出店スペースを提供する店舗では、撤収の遅れによって店舗スタッフの勤務時間や次の予約に影響する可能性があります。利用時間だけではなく、搬入・撤収時間についても明確にしておくと実務上便利です。
8. キャンセル料に関する条項
出店料に関する合意書で特に重要なのがキャンセル条件です。
例えば、
- 14日前まで：無料
- 13日前から7日前まで：出店料の30％
- 6日前から前日まで：出店料の50％
- 当日・無断キャンセル：出店料の100％
といった段階的な設定が考えられます。ただし、具体的な割合は、店舗の規模、予約状況、準備コスト、代替出店者を確保できる可能性などを考慮して設定する必要があります。特に消費者との契約に該当する可能性がある場合には、消費者契約法その他の関係法令との整合性にも注意が必要です。
9. 店舗側の都合による中止に関する条項
店舗設備の故障や店舗側の事情などによって、予定していた出店を実施できなくなる可能性もあります。この場合、既に受領した出店料を返金するのか、別の日程に振り替えるのかを定めておきます。また、出店者側が既に商品を仕入れていたり、広告費や交通費を支払っていたりする可能性もあります。そのため、出店料以外の費用について店舗側がどこまで負担するのかについても整理しておくことが望まれます。
10. 不可抗力に関する条項
台風、地震、豪雨、停電、感染症の流行、交通機関の大規模な運休などによって、双方に責任がなくてもイベントを開催できなくなることがあります。このような場合に、通常のキャンセル規定をそのまま適用すると、一方当事者に過度な負担が生じる可能性があります。そのため、不可抗力の場合には、日程変更、出店料の返金、別日への振替などについて協議できる内容としておく方法があります。
11. 未払金・遅延損害金に関する条項
出店後に料金を精算する方式では、出店料が支払われないリスクがあります。そのため、支払期限を明確にするとともに、支払いがない場合には一定期間を設けて催告し、それでも支払われない場合には出店を拒否したり、契約を解除したりできる内容を定めておくことが考えられます。遅延損害金についても、法令に反しない範囲で設定する必要があります。
12. 他の契約・利用規約との関係
出店料に関する合意書だけですべての出店条件を定める必要はありません。
例えば、
- 出店契約書
- 出店者利用規約
- 出店申込書
- 店舗設備利用同意書
- キャンセルポリシー
などを別途用意することもできます。この場合には、どの書面が何を定めているのかを整理することが重要です。出店料に関する合意書では金銭条件を中心に定め、商品の販売条件や禁止事項、食品衛生、設備の使用方法などは別の契約書・規約で定める方法が実務上分かりやすいでしょう。
固定出店料と売上歩合はどちらが適している？
出店料を決める際には、固定料金方式と売上歩合方式のどちらを採用するかがポイントになります。固定料金方式は、出店者の売上にかかわらず一定額を支払う方法です。店舗側にとっては収入を予測しやすく、売上確認や精算作業が少ないというメリットがあります。一方、出店者にとっては売上が少ない場合でも一定額を負担しなければなりません。売上歩合方式では、実際の売上に応じて出店料が変動します。出店者の初期負担を抑えやすい反面、店舗側には売上確認や精算の手続きが必要となります。また、固定出店料と売上歩合を組み合わせ、「基本出店料5,000円＋売上金額の10％」とする方法や、「売上金額の15％、ただし最低出店料5,000円」とする方法もあります。どの方式が適切かは、出店期間、店舗の集客力、出店者の販売商品、設備利用の程度などを踏まえて検討する必要があります。
出店料に関する合意書を作成する際の注意点
出店料だけを記載して終わらせない
出店料5,000円など、金額だけを記載した書面では、追加費用やキャンセル時の取扱いについて争いが生じる可能性があります。金額と併せて、支払期限、支払方法、追加料金、キャンセル、返金などを定めておくことが重要です。
税込・税別を明確にする
料金表示については、税込金額なのか税別金額なのかを明確にしておきます。税務上の取扱いについて不明な点がある場合には、税理士等の専門家に確認することが望まれます。
売上歩合では売上の定義を明確にする
売上歩合制では、売上金額の定義が重要です。例えば10,000円の商品を1,000円値引きして販売した場合、10,000円を基準にするのか、実際に受領した9,000円を基準にするのかによって出店料が変わります。返品、値引き、クーポン、決済手数料、消費税などをどのように扱うのかを事前に整理しておくと安心です。
キャンセル条件は申込み前に確認できるようにする
出店者が申込みをした後にキャンセル料を知らされると、トラブルにつながりやすくなります。出店申込書や出店者利用規約などと併せて、申込み前にキャンセル条件を確認できる運用にしておくことが重要です。
店舗利用に関するルールは別途整備する
出店料に関する合意書は、主として料金条件を整理する書面です。実際の出店では、搬入・撤収、禁止事項、食品衛生、火気使用、設備利用、商品の管理、破損時の責任などについてもルールが必要になることがあります。必要に応じて出店契約書や出店者利用規約などを併用し、役割を分けて整備すると管理しやすくなります。
電子契約で出店料に関する合意書を締結するメリット
カフェ・喫茶店では、SNSやメールを通じて出店者を募集するケースも多く、契約のためだけに店舗へ来てもらうことが負担になる場合があります。電子契約を利用すれば、店舗側が出店料に関する合意書を送付し、出店者がオンライン上で内容を確認して契約を締結するという運用が可能になります。また、出店者が多い店舗では、紙の合意書を出店日ごとに保管するよりも、電子データとして管理することで過去の契約内容を確認しやすくなります。
特に、
- 定期的にポップアップイベントを開催する店舗
- 複数のクリエイターを受け入れている店舗
- ハンドメイド商品の販売イベントを開催する店舗
- 店舗スペースの貸出しを頻繁に行う店舗
では、出店申込みから合意書の締結までを電子化することで、契約管理の効率化につながります。
まとめ
出店料に関する合意書は、カフェ・喫茶店が店舗スペースを活用してイベント、物販、展示販売、ポップアップショップなどを受け入れる際に、店舗側と出店者側の金銭条件を明確にするための書面です。特に重要なのは、単に出店料の金額を記載するだけではなく、固定料金なのか売上歩合なのか、追加料金が発生する条件、支払期限、キャンセル料、返金条件などを具体的に定めることです。また、出店料に関する合意書と、出店契約書、出店者利用規約、出店申込書などを組み合わせることで、料金条件と店舗利用条件をそれぞれ整理できます。店舗スペースを継続的に貸し出すカフェ・喫茶店では、出店のたびに口頭で条件を決めるのではなく、一定のひな形を用意して運用することで、条件確認の負担を減らし、認識違いによるトラブルを防ぎやすくなります。
