追加料金に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）

追加料金に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは？

追加料金に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは、清掃業務や建物維持管理業務において、当初の契約内容や見積金額を超える作業が発生した際に、追加作業の内容、料金、支払条件などを依頼者と事業者の間で明確にするための書類です。清掃業やビルメンテナンス業では、現場の状況によって作業内容が変わることがあります。例えば、通常清掃では除去できない汚れが見つかった場合や、予定外の設備清掃、作業時間の延長、人員の追加が必要になった場合などです。こうした追加作業について事前に合意していないと、作業完了後に料金をめぐるトラブルが発生する可能性があります。追加料金に関する合意書を作成することで、次の事項を明確にできます。

• 追加作業が必要になった理由
• 追加する清掃・メンテナンス業務の内容
• 追加料金の金額と計算方法
• 追加作業を実施する日時や作業範囲
• 依頼者による追加料金の承認方法
• 追加料金の請求方法と支払期限
• 作業内容の変更や再追加が発生した場合の対応

特に、継続的な清掃契約やビル管理契約では、基本契約書とは別に追加料金に関する合意書を作成することで、既存の契約条件を維持しながら変更部分のみを明確にできます。

追加料金に関する合意書が必要となるケース

清掃業・ビルメンテナンス業では、現場の状態や依頼内容によって追加料金が発生する場面が多くあります。代表的な利用ケースは次のとおりです。

1. 通常清掃では対応できない汚れが見つかった場合

オフィス、商業施設、マンションなどの清掃では、事前の見積時には確認できなかった汚れが発見されることがあります。例えば、床面の頑固な油汚れ、長期間放置された水垢、カビ、特殊な薬剤が必要な汚れなどです。通常の清掃方法では対応できない場合、特殊洗剤の使用や追加作業が必要になるため、追加料金に関する合意書で費用負担を明確にしておくことが重要です。

2. 作業時間が延長した場合

清掃現場では、当初予定していた時間内に作業が完了しない場合があります。

• 依頼者から追加清掃を求められた場合
• 施設利用者の都合で作業開始が遅れた場合
• 予想以上の汚れによって作業時間が増加した場合
• 夜間や休日の作業が追加された場合

このような場合、延長料金の単価や計算方法を明確にしておくことで、請求時の認識の違いを防ぎやすくなります。ただし、清掃事業者自身の作業ミスによって時間が延長した場合などは、追加料金の請求が認められるとは限りません。

3. 清掃範囲が追加・変更された場合

当初は共用廊下のみの清掃予定だったものの、階段、エントランス、駐車場、トイレなどの清掃も追加で依頼される場合があります。このような場合は、追加する場所、面積、作業内容及び料金を合意書に記載します。作業範囲を明確にすることで、依頼者は追加料金の根拠を把握でき、清掃事業者も合意した範囲に基づいて作業を進められます。

4. 特殊機材や薬剤を使用する場合

通常の清掃機材では対応できない作業について、専用機材や特殊薬剤が必要になることがあります。例えば、高圧洗浄機、床面研磨機、高所作業用機材、特殊な洗浄剤などです。これらの使用によって発生する機材費、資材費、運搬費などについても、追加料金の対象として合意書に記載できます。

5. 緊急清掃や時間外対応が必要になった場合

漏水、設備トラブル、汚物の処理、突発的な汚損などにより、緊急の清掃作業が必要になる場合があります。通常営業時間外や休日に対応する場合は、通常料金とは異なる費用が発生することがあります。緊急対応時の追加料金についても、可能な限り作業開始前に金額や算定方法を確認することが望まれます。

追加料金に関する合意書に記載すべき主な項目

追加料金に関する合意書では、単に追加料金の金額を記載するだけでなく、発生理由や承認方法なども明確にすることが重要です。主な記載項目は次のとおりです。

これらの項目を整理することで、追加作業に関する合意内容を客観的に確認しやすくなります。

追加料金に関する合意書の主な条項と解説

1. 目的条項

目的条項では、追加料金に関する合意書を作成する理由を定めます。清掃業・ビルメンテナンス業では、追加作業が発生する事情が現場ごとに異なるため、料金の発生条件と支払条件を明確にすることが重要です。目的条項を設けることで、合意書が基本契約を全面的に変更するものではなく、追加作業と追加料金について取り決める書類であることを明確にできます。

2. 基本業務に関する条項

基本業務に関する条項では、追加料金が発生する元の契約内容を特定します。対象施設名、作業場所、基本契約日、基本料金などを記載することで、どの契約に対する追加料金なのかを明確にします。複数の施設や清掃契約を管理している事業者では、対象となる契約を特定することが特に重要です。

3. 追加作業の内容に関する条項

追加作業の内容に関する条項では、実施する作業の範囲を具体的に記載します。例えば、床清掃の追加であれば、対象となる階数、面積、清掃方法、使用する薬剤などを記載します。作業内容が曖昧な場合、依頼者と事業者の間で作業範囲に関する認識の違いが生じる可能性があります。そのため、追加作業の内容は、第三者が確認しても理解できる程度に具体化することが望まれます。

4. 追加料金に関する条項

追加料金に関する条項は、合意書の中心となる部分です。追加料金の総額だけでなく、必要に応じて費用の内訳も記載します。

• 追加作業料金
• 作業人員の追加費用
• 特殊機材の使用料金
• 洗剤・薬剤・消耗品の費用
• 夜間・休日対応料金
• 廃棄物の処理費用
• その他必要となる費用

金額が確定している場合は税込金額を記載し、作業量によって変動する場合は単価、数量、計算方法及び上限額などを定めておくと、請求内容を確認しやすくなります。

5. 追加作業の承認に関する条項

追加料金のトラブルを防止するためには、依頼者が追加作業を承認した事実を記録することが重要です。承認方法には、書面、電子メール、電子契約サービスなどがあります。電話や口頭で追加作業を依頼された場合でも、後からメールなどで内容を確認しておくことで、合意内容を証明しやすくなります。特に高額な追加料金が発生する場合は、作業開始前に金額と作業内容について明確な承認を得ることが望まれます。

6. 支払条件に関する条項

支払条件に関する条項では、追加料金の支払方法や期限を定めます。基本料金と合算して請求するのか、追加料金のみを別途請求するのかを明確にしておくことが重要です。銀行振込の場合は、振込手数料の負担者についても記載しておくとよいでしょう。

7. 作業内容の変更に関する条項

追加作業を承認した後に、さらに作業範囲が変更される場合があります。例えば、当初予定していた床清掃に加え、壁面や天井の清掃が必要になった場合などです。このような場合に備えて、追加料金を再計算する方法や、再度承認を得る手続きを定めておきます。また、追加作業が不要になった場合の費用精算についても、既に発生した資材費や人件費などを考慮した取扱いを定めることが重要です。

8. 基本契約との関係に関する条項

追加料金に関する合意書は、既存の清掃業務委託契約書やビルメンテナンス契約書を補完する形で利用することが一般的です。そのため、基本契約と追加料金に関する合意書の内容が異なる場合、どちらを優先するのかを明確にしておく必要があります。例えば、追加料金や追加作業の範囲については本合意書を優先し、それ以外の事項については基本契約を適用する方法が考えられます。

追加料金に関する合意書を作成する際の注意点

追加料金に関する合意書を作成する際は、以下の点に注意することが重要です。

1. 追加料金の発生理由を具体的に記載する

追加料金が必要になった理由を曖昧に記載すると、依頼者が請求内容に納得できない場合があります。「追加清掃一式」などの表現だけではなく、作業場所、汚れの状態、追加作業の内容などを具体的に記載することが望まれます。

2. 作業開始前に承認を得る

追加料金について最も注意すべき点は、依頼者の承認を得るタイミングです。事業者が独自の判断で追加作業を実施した場合、作業完了後に追加料金の支払いをめぐって争いになる可能性があります。そのため、原則として追加作業を開始する前に、作業内容と料金を提示し、承認を得る運用が適切です。

3. 料金の内訳を明確にする

追加料金の総額だけでなく、作業費、人件費、資材費などの内訳を明示することで、料金の根拠が分かりやすくなります。また、消費税の取扱いや税込・税抜の区別も明確にする必要があります。

4. 緊急対応時の取扱いを定める

漏水や汚損事故など、緊急の清掃対応が必要な場合には、事前に正式な合意書を作成することが難しい場合があります。そのため、緊急対応時の連絡方法、承認権限、費用精算の方法などをあらかじめ定めておくことが望まれます。ただし、緊急対応であることのみを理由として、事業者が無制限に追加料金を請求できるわけではありません。

5. 基本契約との整合性を確認する

既存の清掃業務委託契約書やビルメンテナンス契約書に追加料金の規定がある場合、本合意書との整合性を確認する必要があります。基本契約に定められた料金改定手続きや変更承認手続きと矛盾しないように注意しましょう。

6. 関係法令を確認する

清掃業務やビルメンテナンス業務の契約では、取引当事者や契約内容によって、民法のほか、取適法（中小受託取引適正化法）やフリーランス法などの適用が問題となる場合があります。適用される法令によっては、取引条件の明示、代金の支払期日、発注内容の変更などについて特別なルールが設けられています。追加料金に関する合意書を作成する際は、対象となる取引に適用される法令を確認することが重要です。

追加料金に関する合意書と見積書・請求書の違い

追加料金に関する合意書は、見積書や請求書と似ていますが、それぞれ役割が異なります。

見積書は、追加作業に必要な費用を提示するための書類です。一方、追加料金に関する合意書は、依頼者と事業者が追加作業及び料金条件について合意した内容を記録する役割を持ちます。なお、見積書に対する明確な承諾などによっても契約が成立する場合がありますが、追加料金に関する合意書を作成することで、承認内容や支払条件をより体系的に整理できます。

追加料金に関する合意書は電子契約でも締結できる？

追加料金に関する合意書は、原則として電子契約でも締結できます。清掃業・ビルメンテナンス業では、現場作業中に追加清掃や追加作業が必要になることがあり、紙の書類を準備して署名・押印を行うまでに時間がかかる場合があります。電子契約を利用することで、追加料金の承認手続きを効率化できます。電子契約を利用する主なメリットは次のとおりです。

• 現場から離れた場所にいる依頼者とも合意手続きを進められる
• 追加料金の承認に必要な書類の印刷や郵送を削減できる
• 契約内容や承認履歴を電子データとして管理できる
• 複数施設の追加料金に関する合意書を整理しやすくなる
• 契約書の紛失や保管場所の分散を防ぎやすくなる

ただし、電子契約の法的な有効性や証拠としての評価は、締結方法、本人確認の方法、記録の保存状況などによって異なります。また、電子帳簿保存法などに基づく保存義務が生じる場合もあるため、関係法令に沿った管理が必要です。

追加料金に関する合意書についてよくある質問

Q1. 追加料金に関する合意書は必ず作成する必要がありますか？

すべての追加作業について、独立した合意書の作成が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、契約内容や適用法令によっては取引条件の明示や変更内容の記録が必要になる場合があります。特に追加料金が高額になる場合や、継続的な取引では、合意内容を書面又は電子データとして残しておくことが望まれます。

Q2. 口頭で追加作業を依頼された場合でも追加料金を請求できますか？

口頭であっても、追加作業の内容や料金について有効な合意が成立していれば、追加料金を請求できる場合があります。ただし、口頭のみの合意では、後から内容を証明することが難しくなる可能性があります。そのため、電子メールや電子契約などで合意内容を記録しておくことが重要です。

Q3. 追加料金の金額が作業開始前に確定しない場合はどうすればよいですか？

作業量や現場の状況によって金額が変動する場合は、単価、数量の算定方法、概算金額、上限額などを定める方法があります。また、一定額を超える場合には再度承認を得る仕組みを設けることで、想定外の高額請求を防ぎやすくなります。

Q4. 追加料金に関する合意書は基本契約書とは別に作成できますか？

はい。基本契約書とは別に作成できます。既存の清掃業務委託契約書やビルメンテナンス契約書を維持しながら、追加作業の内容や追加料金についてのみ合意する方法が考えられます。この場合は、基本契約書との関係や、内容が異なる場合の優先順位を明確にしておくことが重要です。

Q5. 追加作業をキャンセルした場合でも料金は発生しますか？

追加作業のキャンセル時に料金が発生するかどうかは、契約内容、キャンセルの時期、既に発生した費用などによって異なります。例えば、特殊機材の手配や資材の購入が完了している場合には、一定の費用負担について協議が必要になることがあります。ただし、キャンセル料金は常に全額請求できるものではなく、契約内容や適用法令に照らして判断する必要があります。

まとめ

追加料金に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）は、清掃作業や建物管理業務において、当初の契約内容を超える追加作業が発生した場合に、その内容と料金条件を明確にするための重要な書類です。清掃業やビルメンテナンス業では、現場の状況によって作業範囲や必要な人員、使用する資材などが変わることがあります。追加料金に関する合意書を適切に作成することで、依頼者と事業者の双方が追加作業の内容や費用を把握でき、料金に関するトラブルの防止につながります。特に重要なのは、追加料金の発生理由、作業内容、金額、承認方法及び支払条件を明確にすることです。また、基本契約との整合性を確認し、必要に応じて電子契約を活用することで、追加料金の承認手続きを効率的に管理できます。追加料金に関する合意書のひな形を活用し、実際の清掃業務やビルメンテナンス業務に合わせて内容を調整することで、透明性の高い取引関係を構築することができます。