作業中止に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）

作業中止に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは？

作業中止に関する合意書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社が受託した業務について、契約期間中又は作業途中に、その全部又は一部を中止する際の条件を委託者と受託者の間で明確にするための書類です。清掃業・ビルメンテナンス業では、日常清掃、定期清掃、特別清掃、設備管理、保守点検など、さまざまな業務が継続的又は単発で実施されています。しかし、施設の運営状況や設備の状態、予算の変更、作業環境の問題などによって、予定していた作業を途中で中止しなければならない場合があります。このような場合、単に口頭で作業中止を伝えるだけでは、中止時点までの作業代金、資機材の撤去費用、未完了部分の取扱いなどについて認識の相違が生じるおそれがあります。作業中止に関する合意書を作成することで、次の事項を明確にできます。

• 中止する清掃・設備管理業務の内容と範囲
• 作業中止日及び中止理由
• 中止時点までの作業進捗と完了状況
• 作業代金や資材費、キャンセル費用の精算方法
• 清掃機械、薬剤、工具などの撤去及び返還
• 作業場所の安全確保と引渡し
• 中止に伴う損害や責任の取扱い
• 既存の業務委託契約との関係

特に、作業途中の中止では、業務の完了状況を客観的に確認できるようにしておくことが重要です。

作業中止に関する合意書が必要となるケース

清掃業・ビルメンテナンス業では、さまざまな事情によって作業の中止が必要になります。代表的な利用ケースを紹介します。

1. 施設側の都合で清掃作業を中止する場合

オフィスビル、商業施設、マンション、ホテルなどでは、施設の利用状況や運営方針の変更によって、予定していた清掃作業を中止することがあります。例えば、商業施設の改装工事が急遽決定し、定期清掃を実施できなくなった場合です。この場合、清掃業者が既に人員を確保し、清掃機械や薬剤を準備していることもあるため、作業中止に伴う費用負担を明確にする必要があります。

2. 作業環境に問題が発生した場合

清掃作業中に設備の故障、漏水、床材の損傷、危険物の発見などが発生し、安全に作業を継続できなくなる場合があります。例えば、床面洗浄作業中に床材の劣化が判明し、作業を続けると損傷が拡大するおそれがあるケースです。このような場合には、作業中止の理由と中止時点の状態を記録し、安全措置や再開の可否を確認することが重要です。

3. 設備管理・保守点検業務を途中で中止する場合

ビルメンテナンス業では、空調設備、給排水設備、電気設備などの管理や点検を受託することがあります。施設の閉鎖、設備更新、管理会社の変更などによって、予定していた保守点検業務が不要になる場合があります。その際は、実施済みの点検内容、未実施の作業、報告書の提出状況、引継ぎ事項などを明確にしておく必要があります。

4. 契約期間中に業務の一部を中止する場合

清掃業務全体を終了するのではなく、一部の作業のみを中止するケースもあります。例えば、日常清掃は継続しながら、月1回の床面ワックス清掃だけを中止する場合です。この場合、中止対象となる業務と継続する業務を区別し、契約金額や作業頻度の変更について合意することが重要です。

作業中止に関する合意書に記載すべき主な項目

作業中止に関する合意書では、単に作業を中止することだけでなく、中止後の対応まで具体的に定めることが重要です。主な記載項目は次のとおりです。

これらの事項を整理することで、委託者と受託者が作業中止後に行うべき対応を明確にできます。

作業中止に関する合意書の主な条項と解説

1. 目的条項

目的条項では、合意書を作成する目的を明確にします。清掃業・ビルメンテナンス業務の中止に際して、作業範囲、中止日、費用精算、安全措置、引継ぎなどについて合意することを記載します。目的を明確にすることで、本合意書が新たな業務委託契約ではなく、既存業務の中止に関する条件を整理する文書であることが分かります。

2. 対象業務及び中止範囲に関する条項

対象業務を特定する条項では、作業場所、建物名、業務内容、当初の作業期間、中止対象などを記載します。特に重要なのは、作業の全部を中止するのか、一部のみを中止するのかを明確にすることです。例えば、次のような区別が必要です。

• 日常清掃を含むすべての清掃業務を中止する
• 定期清掃のみを中止し、日常清掃は継続する
• 設備管理業務のうち、特定設備の点検のみを中止する
• 特別清掃の一部工程のみを中止する

中止対象が曖昧なままでは、作業の実施義務や料金の支払義務についてトラブルが生じる可能性があります。

3. 作業中止日及び中止方法に関する条項

作業中止日を定める条項では、いつから対象作業を実施しないのかを明確にします。また、中止日以降であっても、資機材の撤去、作業場所の整理、安全確保などの対応が必要になる場合があります。そのため、中止日以降のすべての作業を禁止するのではなく、中止に伴う必要な対応については実施できるように定めておくことが実務上有効です。なお、作業の中止が一時的なものである場合には、再開条件や再開予定日についても別途確認することが望まれます。

4. 作業状況の確認に関する条項

作業途中で業務を中止する場合、どこまで作業が完了しているのかを確認する必要があります。例えば、床面清掃であれば、洗浄済みの範囲、ワックス塗布済みの範囲、未施工の範囲などを記録します。設備点検であれば、点検済みの設備、未点検の設備、確認された不具合などを整理します。記録方法としては、次のものが考えられます。

• 作業報告書
• 作業前後の写真
• 清掃・点検チェックリスト
• 作業日報
• 委託者と受託者による現地確認記録

これらの記録は、作業代金の精算や作業場所の引渡しを行う際の重要な資料となります。

5. 作業代金及び費用精算に関する条項

作業中止に関する合意書の中でも、特に重要なのが費用精算に関する条項です。清掃業者が既に作業を実施している場合、その対価をどのように算定するのかを明確にする必要があります。また、作業が未完了であっても、既に人員の手配や資材の調達が行われている場合があります。精算対象となり得る費用には、次のようなものがあります。

• 完了済み作業の代金
• 作業途中までの実施分に相当する代金
• 使用済みの洗剤・薬剤・消耗品費
• 返品できない資材の購入費
• 清掃機械や工具の運搬費
• 協力会社に発生したキャンセル費用
• 中止に伴う撤去・整理費用

ただし、これらの費用がすべて当然に請求できるわけではありません。実際の請求可否や金額は、既存契約の内容、中止理由、作業の進捗状況、適用される法令などによって異なります。そのため、合意書では費用の内訳、精算金額、支払期限を具体的に記載することが重要です。

6. 安全措置に関する条項

清掃作業や設備管理業務では、作業途中で中止することにより、安全上の問題が発生する場合があります。例えば、床面洗浄後に水分が残っている場合や、清掃機械の電源コードが通路に設置されたままになっている場合です。このような状態で作業を中止すると、施設利用者の転倒や設備の損傷につながる可能性があります。そのため、受託者が必要な安全措置を講じることを明記しておくことが重要です。

7. 資機材の撤去及び返還に関する条項

清掃業者やビルメンテナンス会社は、業務の実施にあたり、さまざまな機械や工具を施設内に持ち込むことがあります。作業中止後は、これらの資機材の撤去方法や期限を明確にする必要があります。また、施設から貸与された鍵、入館証、カードキーなどについても返還方法を定めておくことが重要です。特に、建物のセキュリティに関わる物品については、返還漏れが発生しないように管理する必要があります。

8. 作業場所の引渡し及び原状回復に関する条項

作業中止後は、受託者が作業場所を整理し、委託者へ引き渡すことが一般的です。その際、作業途中の状態と、受託者の責任によって生じた損傷を区別することが重要です。例えば、床面ワックス清掃が途中で中止された結果、一部が未施工となっていることと、作業上の過失によって床材を損傷したことは、別の問題として取り扱う必要があります。合意書では、通常の作業中止による未完成状態と、損害賠償や原状回復が必要となる状態を区別できるようにしておくことが望まれます。

9. 損害賠償に関する条項

作業中止によって委託者又は受託者に損害が生じる場合があります。例えば、委託者の一方的な中止によって受託者に追加費用が発生する場合や、受託者の契約違反によって作業を継続できなくなる場合です。損害賠償の取扱いについては、中止の原因、既存契約の内容、実際に発生した損害、適用法令などを踏まえて判断する必要があります。合意書で損害賠償の範囲や費用負担について整理しておくことで、後日の紛争を防止しやすくなります。

10. 既存契約との関係に関する条項

作業中止に関する合意書は、既存の清掃業務委託契約やビルメンテナンス契約を前提として作成されることが一般的です。そのため、既存契約と合意書の内容が異なる場合に、どちらを優先するのかを明確にしておく必要があります。例えば、作業中止に関する事項については本合意書を優先し、それ以外の事項については既存契約を適用する方法が考えられます。ただし、既存契約全体を終了する場合には、契約終了日、終了後の義務、精算条件などについても確認する必要があります。

作業中止に関する合意書と契約解除合意書の違い

作業中止に関する合意書と契約解除合意書は、似た場面で使用されますが、目的が異なります。

作業を中止することと、契約そのものを終了することは必ずしも同じではありません。例えば、床面清掃のみを中止して日常清掃を継続する場合には、作業中止に関する合意書が適しています。一方、清掃業務委託契約全体を終了する場合には、契約解除合意書などによって契約終了の条件を整理することが考えられます。

作業中止に関する合意書を作成する際の注意点

1. 中止理由を具体的に記録する

作業中止の理由は、費用負担や損害賠償の判断に影響する場合があります。そのため、単に「都合により中止」と記載するのではなく、可能な範囲で具体的な事情を記録することが重要です。例えば、施設の閉鎖、作業環境の悪化、設備の不具合、委託者の業務変更など、中止に至った事情を明確にします。

2. 中止時点の作業状況を記録する

作業途中で中止する場合、どこまで業務が完了していたかについて争いが生じることがあります。そのため、作業報告書や写真などを活用し、完了済みの作業と未完了の作業を区別して記録することが重要です。特に、床面清掃、ガラス清掃、設備点検など、作業範囲を明確に区分できる業務では、対象箇所ごとに進捗を記録すると管理しやすくなります。

3. 費用精算の条件を明確にする

作業中止に伴うトラブルで問題になりやすいのが、作業代金やキャンセル費用の負担です。合意書では、次の事項を確認することが重要です。

• 完了済み作業の代金
• 作業途中の部分に対する精算額
• 資材費や薬剤費の負担
• 撤去費用や運搬費用の負担
• 精算金額の消費税の取扱い
• 支払期限及び支払方法

金額が確定していない場合には、算定方法や確定期限を別途定めることが望まれます。

4. 作業中止後の安全管理を徹底する

作業を中止した後も、作業場所に危険が残っている場合があります。清掃機械や薬剤の放置、濡れた床面、設備の未復旧状態などは、事故につながるおそれがあります。そのため、作業中止に伴う安全措置の内容と担当者を明確にし、必要に応じて現地確認を行うことが重要です。

5. 既存契約の中途解約条項を確認する

既存の業務委託契約に、中途解約、キャンセル料、違約金、通知期限などの条項が設けられている場合があります。作業中止に関する合意書を作成する前に、これらの条件を確認する必要があります。また、継続的な業務委託契約では、作業の一部中止が契約金額や業務範囲の変更に該当する場合もあるため、既存契約との整合性を確認することが重要です。

6. 法令上の義務を確認する

作業中止に関する合意が成立した場合でも、法令上の義務が当然に消滅するわけではありません。取引の内容によっては、民法の請負・委任に関する規定や、取適法（中小受託取引適正化法）などの適用が問題となる場合があります。特に、委託者側の都合による作業中止や費用の減額については、契約条件だけでなく、適用される法令との整合性を確認することが重要です。

作業中止に関する合意書を電子契約で締結するメリット

作業中止に関する合意書は、紙の書面だけでなく、電子契約を利用して締結することもできます。清掃業・ビルメンテナンス業では、委託者と受託者の所在地が離れている場合や、複数の施設を管理している場合もあります。電子契約を活用することで、次のようなメリットが期待できます。

• 合意書の印刷、郵送、返送にかかる手間を削減できる
• 離れた場所にいる委託者と受託者が契約手続きを進めやすくなる
• 作業中止日や精算条件について速やかに合意しやすくなる
• 締結済みの合意書を電子データとして保管できる
• 過去の契約内容や合意履歴を確認しやすくなる

電子契約サービス「mysign」を活用することで、清掃業務や設備管理業務の中止に関する合意書を電子的に締結・管理することができます。ただし、電子契約を利用する場合も、合意内容を明確にし、適切な権限を有する当事者間で締結することが重要です。

作業中止に関する合意書についてよくある質問

Q1. 清掃作業を途中で中止する場合、必ず合意書が必要ですか？

作業中止に関する合意書の作成が、すべてのケースで法律上義務付けられているわけではありません。ただし、作業代金の精算、キャンセル費用、資機材の撤去、未完了作業の取扱いなどについて争いが生じる可能性があるため、書面で合意内容を残しておくことが望まれます。

Q2. 委託者の都合で作業を中止した場合、キャンセル料は発生しますか？

キャンセル料や損害賠償の発生については、既存契約の内容、中止理由、業務の進捗状況、適用法令などによって異なります。契約書にキャンセル料の定めがある場合でも、その内容が常に有効とは限りません。実際の費用負担については、契約条件と法令を確認したうえで判断する必要があります。

Q3. 作業の一部だけを中止する場合にも使用できますか？

はい。作業中止に関する合意書は、業務全体の中止だけでなく、一部作業の中止にも使用できます。例えば、日常清掃を継続しながら定期清掃のみを中止する場合などです。その際は、中止対象と継続対象を明確に区別し、必要に応じて契約金額や作業内容の変更についても合意することが重要です。

Q4. 作業中止後に清掃機械や薬剤を撤去する必要はありますか？

原則として、受託者が持ち込んだ清掃機械や工具などについては、所有関係や契約条件を踏まえ、撤去又は返還の方法を確認する必要があります。薬剤や洗剤などについては、安全性や保管条件にも注意し、適切に管理することが重要です。

Q5. 作業中止に関する合意書は電子契約でも有効ですか？

はい。法令上、特別な方式が要求される場合などを除き、当事者間で有効な合意が成立していれば、電子契約による締結も可能です。電子契約を利用する際は、締結者の本人確認、契約締結権限、電子記録の保存方法などを確認することが望まれます。

まとめ

作業中止に関する合意書は、清掃業・ビルメンテナンス業務を途中で中止する際に、委託者と受託者の間で必要な条件を明確にするための重要な書類です。清掃業務や設備管理業務では、作業の進捗状況、使用済みの資材、手配済みの人員、清掃機械の撤去、安全措置など、作業中止に伴って確認すべき事項が多く存在します。特に重要なのは、次の点です。

• 中止する業務の範囲と中止日を明確にする
• 完了済み作業と未完了作業を区別する
• 作業代金や資材費などの精算条件を具体的に定める
• 作業場所の安全確保と資機材の撤去方法を確認する
• 中止に伴う損害負担と既存契約との関係を整理する
• 合意内容を書面又は電子契約で記録する

これらの事項を適切に整理することで、作業中止に伴う認識の相違や費用負担に関するトラブルを防止し、委託者と受託者の双方が円滑に対応しやすくなります。清掃業・ビルメンテナンス業務の作業中止が決定した場合には、合意書のひな形を活用し、実際の契約内容や作業状況に合わせて必要な事項を確認することが大切です。