清掃品質基準合意書

清掃品質基準合意書とは？

清掃品質基準合意書とは、清掃業務を委託する企業や施設管理者と、清掃業者・ビルメンテナンス会社との間で、清掃作業に求められる品質水準や確認方法、不備が発生した場合の対応などを取り決める書面です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院、学校、工場などでは、日常清掃や定期清掃が行われています。しかし、清掃業務の契約において作業範囲や頻度だけを定めている場合、清掃後にどの程度の仕上がりが求められるのかが明確でないことがあります。例えば、委託者は床面に汚れが残っていない状態を期待している一方、清掃業者は通常のモップ掛けを実施すれば業務を完了したと認識している場合があります。このような認識の相違を防ぐため、清掃品質基準合意書では、次の事項を明確にします。

• 清掃対象となる施設や作業範囲
• 床、トイレ、ガラス、共用部分などの品質基準
• 清掃方法や使用する洗剤・機材
• 清掃頻度及び作業時間
• 清掃完了後の品質確認方法
• 清掃不備が発生した場合の再清掃対応
• 通常清掃では除去できない汚れの取扱い
• 設備の破損や損害が発生した場合の責任範囲

清掃品質基準合意書を作成することで、委託者と清掃業者が共通の基準に基づいて業務を管理でき、清掃品質の安定化やトラブルの防止につながります。

清掃品質基準合意書が必要となるケース

清掃品質基準合意書は、継続的な清掃業務を委託する場合や、複数の作業員が清掃を担当する施設などで役立ちます。特に、次のようなケースでは、事前に品質基準を明確にしておくことが重要です。

1. オフィスビルの清掃業務を委託する場合

オフィスビルでは、エントランス、廊下、トイレ、会議室、給湯室など、さまざまな場所で清掃が必要になります。場所によって汚れの種類や利用頻度が異なるため、清掃箇所ごとの品質基準を定めることで、作業内容のばらつきを防ぎやすくなります。

2. マンションの共用部分を清掃する場合

マンションでは、エントランス、階段、廊下、エレベーター、ごみ置場などが主な清掃対象となります。居住者から清掃状態について指摘があった場合でも、あらかじめ合意した品質基準があれば、清掃業者の対応が適切であったかを確認しやすくなります。

3. 商業施設や店舗の清掃を委託する場合

商業施設や店舗では、来店者が多く、床面やガラス扉などが短時間で汚れることがあります。清掃直後の品質基準と、営業時間中に発生する汚れへの対応範囲を区別しておくことで、清掃業者に求められる業務内容を明確にできます。

4. 病院や介護施設などの清掃を行う場合

病院や介護施設では、一般的な美観の維持に加え、衛生管理への配慮が求められます。清掃用具の使い分け、清掃区域の区分、消毒作業の有無などについて、施設の特性に応じた基準を設定することが重要です。なお、感染対策上必要な消毒方法や専門的な衛生基準については、通常の清掃品質基準とは別に、施設の管理方針や適用される法令・指針に応じて定める必要があります。

5. 清掃品質に関するクレームを防止したい場合

清掃業務では、仕上がりに対する評価が担当者の主観によって異なることがあります。品質基準を文書化することで、委託者と清掃業者が同じ基準で作業結果を確認でき、再清掃の必要性や責任範囲について判断しやすくなります。

清掃品質基準合意書に盛り込むべき主な条項

清掃品質基準合意書を作成する際は、清掃対象や品質水準だけでなく、確認方法や不備発生時の対応についても定めておくことが重要です。主な条項は次のとおりです。

これらの条項を設けることで、清掃業務の実施から品質確認、不備への対応まで、一連の管理方法を整理できます。

清掃品質基準合意書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象施設・対象業務に関する条項

対象施設及び対象業務に関する条項では、清掃を実施する場所と具体的な作業内容を明確にします。例えば、同じオフィスビルでも、共用廊下のみを清掃する場合と、専有部分の執務室まで清掃する場合では、作業範囲が大きく異なります。また、ガラス清掃や床面洗浄などは、日常清掃ではなく定期清掃として別途実施する場合もあります。そのため、次の事項を確認しておくことが重要です。

• 清掃対象となる建物及び階数
• 清掃対象となる部屋や共用部分
• 日常清掃と定期清掃の区分
• ごみ回収や分別作業の範囲
• 清掃対象外となる場所や設備
• 特殊清掃や追加作業の取扱い

作業範囲が曖昧な場合、委託者が契約に含まれていると考えていた作業について、清掃業者が追加料金を請求するなどのトラブルが生じる可能性があります。

2. 基本的な品質基準に関する条項

品質基準に関する条項は、清掃品質基準合意書の中心となる部分です。単に清潔な状態を維持すると記載するだけでは、具体的な判断基準が明確になりません。例えば、床面清掃では、通常の目視で確認できるごみやほこりが残っていない状態を基準とするなど、清掃後の状態を具体的に定めることが望まれます。ただし、すべての汚れを完全に除去することを求めると、経年劣化や素材の性質によって達成できない場合があります。そのため、通常の清掃方法で除去可能な汚れを対象とするなど、実際の作業内容に適した基準を設定することが重要です。

3. 箇所別品質基準に関する条項

清掃箇所によって、求められる仕上がりは異なります。例えば、トイレでは便器や洗面台の汚れ、ガラスでは指紋や拭き跡、床面ではごみや砂などが主な確認対象になります。箇所別品質基準を設けることで、作業員ごとの仕上がりの差を抑えやすくなります。また、品質確認を行う担当者も、あらかじめ定めた基準に沿って清掃状態を確認できます。

4. 清掃方法に関する条項

清掃方法に関する条項では、対象物の材質に適した洗剤や機材を使用することを定めます。床材、ガラス、金属、石材、木材などは、それぞれ適切な清掃方法が異なります。不適切な薬剤や清掃機材を使用すると、変色、腐食、傷、剥離などの損傷につながるおそれがあります。そのため、特殊な材質や設備については、委託者が事前に注意事項を伝える仕組みを設けることが重要です。

5. 清掃頻度・実施時間に関する条項

清掃頻度及び実施時間は、清掃品質を維持するための基本的な条件です。例えば、利用者の多い商業施設では、1日1回の清掃だけでは十分な状態を維持できない場合があります。一方、利用頻度の低い区域では、週数回の清掃で対応できることもあります。清掃頻度を設定する際は、施設の利用状況や汚れの発生状況を踏まえ、適切な回数を定めることが重要です。

6. 品質確認に関する条項

品質確認に関する条項では、誰が、いつ、どのような方法で清掃品質を確認するのかを定めます。確認方法としては、目視点検、チェックシート、作業報告書、写真記録などが考えられます。特に、複数の清掃員が作業する施設では、共通のチェックシートを利用することで、確認漏れを防ぎやすくなります。品質確認の結果を記録しておくことは、清掃品質の改善やトラブル発生時の事実確認にも役立ちます。

7. 再清掃に関する条項

再清掃に関する条項では、合意した品質基準に適合しない場合の対応を定めます。例えば、清掃業者の作業不備によって床面にごみが残っていた場合、対象箇所について再清掃を行うことが考えられます。ただし、清掃完了後に施設利用者が新たに汚した場合など、清掃業者の責任によらない汚れについては、通常の再清掃義務とは区別する必要があります。再清掃の対象範囲、通知方法、対応期限などを明確にしておくことで、円滑な対応につながります。

8. 通常清掃では除去困難な汚れに関する条項

長期間蓄積した汚れや素材内部に浸透した染みなどは、通常の清掃方法では除去できない場合があります。例えば、床材の変色、金属部分の腐食、石材に浸透した汚れなどは、通常清掃では改善が難しいことがあります。このような汚れについては、通常清掃の対象外とするのか、特殊清掃として別途対応するのかを明確にすることが重要です。また、特殊洗浄を行う場合には、作業方法、費用、対象物への影響などについて事前に合意しておくことが望まれます。

9. 衛生管理・安全管理に関する条項

衛生管理及び安全管理に関する条項では、清掃作業中の衛生対策や事故防止措置を定めます。例えば、トイレで使用した清掃用具を他の区域で使用すると、汚染を広げるおそれがあります。また、床面洗浄後に床が濡れている場合、施設利用者が転倒する危険があります。そのため、清掃用具の管理や注意表示の設置など、作業内容に応じた対策を定めておくことが重要です。

10. 損害への対応に関する条項

清掃作業中には、設備や備品を破損する可能性があります。例えば、清掃機材が壁や家具に接触した場合や、不適切な洗剤によって床材が変色した場合などが考えられます。損害への対応に関する条項では、事故発生時の報告方法や、責任の所在を確認する手順を定めます。なお、損害賠償の範囲や責任制限については、別途締結する清掃業務委託契約書との整合性を確認することが重要です。

清掃品質基準合意書と清掃業務委託契約書の違い

清掃品質基準合意書と清掃業務委託契約書は、いずれも清掃業務に関する書面ですが、主な目的が異なります。

清掃業務委託契約書では、業務内容、契約期間、委託料、支払条件、契約解除など、取引全体に関する事項を定めます。一方、清掃品質基準合意書では、清掃完了後の状態や品質確認方法など、実際の清掃品質に関する事項を具体的に定めます。両者を併用することで、契約条件と品質管理の基準を整理しやすくなります。

清掃品質基準合意書を作成する際の注意点

清掃品質基準合意書を作成する際は、次の点に注意する必要があります。

• 品質基準を曖昧にしない
  「きれいな状態」「十分に清掃する」などの抽象的な表現だけでなく、具体的な確認対象を定めることが重要です。
• 清掃対象外となる作業を明確にする
  高所ガラス清掃、特殊洗浄、設備内部の清掃など、通常清掃に含まれない作業を明確にしておきます。
• 再清掃の条件を定める
  清掃業者の作業不備と、清掃後に新たに発生した汚れを区別できるようにします。
• 施設の用途に応じた基準を設定する
  病院、介護施設、食品関連施設などでは、必要に応じて専門的な衛生管理基準を追加します。
• 他の契約書との整合性を確認する
  清掃業務委託契約書や仕様書との間で、作業範囲、費用、責任分担などに矛盾が生じないようにします。
• 清掃条件の変更に対応できるようにする
  施設の利用状況や清掃対象範囲が変更された場合に、品質基準や委託料を見直せるようにします。
• 専門家による確認を検討する
  高額な取引や特殊な施設の清掃業務では、必要に応じて弁護士その他の専門家による確認を受けることが望まれます。

清掃品質基準合意書は電子契約でも締結できる？

清掃品質基準合意書は、一般に電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用すれば、清掃業者と委託者が離れた場所にいる場合でも、オンライン上で合意書の内容を確認し、締結手続きを進めることができます。また、合意書を電子データとして管理することで、過去の品質基準や変更履歴を確認しやすくなります。電子契約を利用する主なメリットは、次のとおりです。

• 紙の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 離れた場所にいる当事者間でも契約手続きを進められる
• 合意書を電子データとして保管・検索できる
• 契約書の紛失や管理漏れを防ぎやすくなる
• 品質基準の変更時にも新たな合意書を取り交わしやすい

ただし、電子契約を利用する場合は、締結権限の確認、本人確認、電子署名の方法、契約データの保存方法などに注意が必要です。電子契約サービス「mysign」を活用することで、清掃品質基準合意書の締結や電子データでの管理を進めることができます。

まとめ

清掃品質基準合意書は、清掃業者と委託者の間で、清掃作業に求められる品質水準や確認方法、不備が発生した場合の対応を明確にするための書面です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院、学校などでは、清掃箇所や利用状況によって求められる品質が異なります。そのため、清掃対象範囲、箇所別品質基準、清掃頻度、品質確認方法、再清掃の条件などを具体的に定めておくことが重要です。また、清掃業務委託契約書と併用することで、取引条件と品質管理の基準を整理し、清掃品質に関する認識の相違を防ぎやすくなります。清掃品質基準合意書のひな形を活用し、施設の用途や実際の清掃業務に合わせた内容に調整することで、安定した清掃品質の確保と円滑な業務運営につなげることができます。