商業施設清掃契約書

商業施設清掃契約書とは？

商業施設清掃契約書とは、ショッピングセンター、商業ビル、複合商業施設などの清掃業務を外部の清掃会社やビルメンテナンス会社に委託する際に、業務内容や契約条件を定める契約書です。商業施設では、多くの来館者やテナント従業員が日常的に施設を利用するため、清潔で衛生的な環境を維持することが重要です。また、施設の美観を保つことは、利用者の満足度や施設全体の印象にも影響します。商業施設清掃契約書では、主に次の事項を定めます。

• 清掃対象となる施設や作業区域
• 日常清掃・定期清掃の業務内容
• 清掃の実施日時や作業頻度
• 清掃用具・洗剤・消耗品の費用負担
• 来館者やテナントの安全確保
• 委託料や支払条件
• 設備破損や事故が発生した場合の責任
• 契約期間や契約解除の条件

これらの条件を契約書で明確にすることで、施設管理者と清掃業者の認識の相違を防ぎ、安定した清掃業務の実施につなげることができます。特に商業施設では、営業時間中の清掃、来館者への配慮、テナントとの調整など、一般的なオフィス清掃とは異なる対応が求められるため、施設の運営状況に合わせた契約内容を定めることが重要です。

商業施設清掃契約書が必要となるケース

商業施設清掃契約書は、施設の所有者や管理会社が清掃業務を外部に委託する場合に利用されます。

1. ショッピングセンターの清掃を委託する場合

大型ショッピングセンターでは、エントランス、通路、トイレ、休憩スペース、エレベーターホールなど、広範囲にわたる清掃が必要です。施設の営業時間や来館者数に応じて清掃頻度を調整する必要があるため、契約書で作業区域や清掃時間を具体的に定めます。

2. 商業ビルの共用部分を清掃する場合

複数の店舗や事業者が入居する商業ビルでは、共用廊下、階段、エントランス、トイレなどの清掃を管理会社が一括して委託することがあります。この場合、共用部分とテナント専有部分の清掃範囲を明確に区別することが重要です。

3. 複合商業施設の清掃を委託する場合

商業施設とオフィス、飲食店、ホテルなどが併設されている複合施設では、エリアごとに清掃方法や衛生管理の基準が異なる場合があります。契約書では、清掃対象区域や作業内容を区分し、施設ごとの管理ルールに対応できるようにします。

4. 定期清掃を外部業者に依頼する場合

日常清掃とは別に、床面洗浄、ワックス施工、カーペット清掃、ガラス清掃などを専門業者に委託する場合にも利用できます。特に機械を使用する作業では、作業時間、立入制限、安全管理、設備の破損防止などについて事前に合意しておく必要があります。

商業施設清掃契約書に盛り込むべき主な条項

商業施設清掃契約書では、業務範囲だけでなく、安全管理や事故対応、費用負担などについても定めることが重要です。主な条項とその役割は、次のとおりです。

これらの条項を整理することで、日常的な清掃業務からトラブル発生時の対応まで、双方の役割と責任を明確にできます。

商業施設清掃契約書の条項ごとの解説

1. 対象施設・清掃範囲に関する条項

対象施設に関する条項では、清掃を実施する施設の名称、所在地、対象区域などを明確にします。商業施設では、共用部分とテナント専有部分で管理責任が異なる場合があるため、清掃対象を具体的に定めることが重要です。例えば、次のような区域が対象になります。

• エントランス・風除室
• 共用廊下・階段
• エレベーターホール
• 共用トイレ・洗面所
• 休憩スペース
• 駐車場・駐輪場
• 施設周辺の歩道・外構部分

清掃範囲が曖昧な場合、契約後に追加作業を求められたり、清掃されていない区域について責任の所在が問題になったりする可能性があります。そのため、必要に応じて施設図面や清掃区域一覧を契約書に添付すると、業務範囲をより明確にできます。

2. 清掃業務の内容に関する条項

委託業務に関する条項では、清掃業者が実施する具体的な作業内容を定めます。商業施設の清掃業務は、大きく日常清掃と定期清掃に分けられます。日常清掃は、施設の衛生状態や美観を維持するために継続的に行う清掃です。一方、定期清掃は、専門的な機械や洗剤などを使用して一定の間隔で実施する清掃を指します。

契約書では、各作業の実施頻度や対象区域を明確にし、通常の委託料に含まれる作業と追加料金が必要な作業を区別しておくことが望まれます。

3. 作業日時に関する条項

商業施設では、営業時間中に清掃を行う場合と、開店前や閉店後に作業する場合があります。営業時間中の清掃では、来館者の通行や店舗営業に支障が生じないよう配慮する必要があります。一方、床面洗浄やワックス施工など、広い作業区域を確保する必要がある清掃については、営業時間外に実施することが適している場合があります。契約書には、次の事項を記載します。

• 清掃を実施する曜日
• 作業開始時刻と終了時刻
• 日常清掃の実施頻度
• 定期清掃の実施予定
• 年末年始や施設休業日の取扱い
• イベント開催時の作業時間変更

営業時間や施設運営上の事情によって作業日時を変更する可能性がある場合は、変更手続や追加費用の取扱いについても定めておくと安心です。

4. 安全管理に関する条項

商業施設清掃契約書では、安全管理に関する条項が特に重要です。商業施設には多くの来館者が出入りするため、清掃中の転倒事故、清掃機械との接触、作業区域への立入りなどのリスクがあります。例えば、床面洗浄後に床が濡れた状態で放置されていると、来館者が滑って転倒する可能性があります。そのため、清掃業者には次のような安全対策を求めることが考えられます。

• 清掃中であることを示す注意看板の設置
• 必要に応じた作業区域への立入制限
• 清掃機械や電源コードの適切な管理
• 薬剤使用時の安全対策
• 来館者の動線を考慮した作業
• 事故発生時の速やかな報告

また、清掃業者が作業従事者に対して安全教育を実施することも重要です。
施設管理者と清掃業者が安全管理上の役割を確認しておくことで、事故の予防と発生時の迅速な対応につながります。

5. 清掃用具・消耗品の費用負担に関する条項

清掃業務では、モップ、掃除機、床洗浄機、洗剤、ゴミ袋、トイレットペーパーなど、さまざまな資機材や消耗品を使用します。これらを施設管理者と清掃業者のどちらが準備し、費用を負担するかについて、契約書で明確にする必要があります。例えば、清掃機械や洗剤は清掃業者が用意し、トイレットペーパーやゴミ袋などの施設消耗品は施設管理者が負担する契約も考えられます。費用負担が不明確な場合、契約後に想定外の追加費用が発生することがあります。そのため、資機材の種類ごとに負担者を定め、通常の委託料に含まれる費用と別途精算する費用を区別しておくことが重要です。

6. 鍵・入退館管理に関する条項

営業時間外に清掃を実施する場合、清掃業者に施設の鍵やカードキーを貸与することがあります。商業施設では、防犯上の理由から鍵や入退館情報の管理が重要となります。契約書では、次の事項を定めることが考えられます。

• 鍵やカードキーの貸与方法
• 鍵の保管責任
• 無断複製や第三者への貸与の禁止
• 紛失・盗難時の報告義務
• 契約終了時の返還義務

特に、防犯設備の暗証情報や入退館に関する情報は、適切な管理が求められます。清掃業者が再委託先を利用する場合にも、鍵の管理方法や利用権限を明確にしておくことが重要です。

7. 廃棄物の取扱いに関する条項

商業施設では、来館者が排出する一般的なゴミに加え、テナントの営業活動に伴う廃棄物など、さまざまな種類の廃棄物が発生します。契約書では、清掃業者が担当する作業を明確にし、ゴミの収集、分別、指定場所への搬出などの範囲を定めます。なお、廃棄物の収集運搬や処分には、廃棄物処理法に基づく許可や委託基準が関係する場合があります。単に清掃契約を締結しただけで、清掃業者がすべての廃棄物を自由に収集運搬・処分できるわけではありません。そのため、施設内でのゴミ回収と、施設外への収集運搬・処分を区別し、必要に応じて適切な許可を有する事業者との契約を別途検討する必要があります。

8. 委託料・支払条件に関する条項

委託料に関する条項では、清掃業務の対価として支払う金額や支払方法を定めます。月額固定料金とする場合は、通常の清掃業務に含まれる作業範囲を明確にすることが重要です。また、定期清掃や臨時清掃を別料金とする場合には、料金の算定方法や支払時期についても定めます。主な確認事項は、次のとおりです。

• 月額委託料
• 定期清掃の料金
• 追加清掃の料金
• 消費税の取扱い
• 支払期限
• 銀行振込等の支払方法
• 振込手数料の負担者

なお、清掃業務が長期間にわたる場合、人件費や資材価格の変動によって業務コストが変化することがあります。必要に応じて、契約更新時や一定の条件が生じた場合に委託料を見直す手続を定めておくことも有効です。

9. 損害賠償に関する条項

清掃業務中には、施設設備や什器の破損、床材の変色、来館者の転倒などの事故が発生する可能性があります。そのため、損害賠償に関する条項では、事故や契約違反によって損害が発生した場合の責任範囲を定めます。例えば、清掃業者の作業上の過失によって施設の設備が破損した場合、清掃業者が損害賠償責任を負うことがあります。ただし、損害の発生原因や当事者の責任の程度によって、実際の負担範囲は異なります。契約書では、損害の範囲、事故発生時の報告方法、修理や補償に関する協議手続などを整理しておくことが重要です。また、必要に応じて清掃業者の賠償責任保険への加入状況を確認することも考えられます。

10. 契約期間・契約解除に関する条項

商業施設の清掃業務は継続的に実施されることが多いため、契約期間や更新条件を明確にする必要があります。例えば、契約期間を1年間とし、期間満了前に解約の申し出がない場合は自動更新する方法があります。また、契約違反や重大な事故が発生した場合に備え、契約解除の条件も定めます。契約書では、主に次の事項を確認します。

• 契約開始日と終了日
• 自動更新の有無
• 更新拒絶の通知期限
• 中途解約の条件
• 契約違反があった場合の解除手続
• 契約終了時の鍵や貸与物の返還
• 業務引継ぎの方法

契約終了時に清掃業務が突然停止すると、施設運営に影響する可能性があります。そのため、契約終了後の引継ぎや必要な情報の返還についても、あらかじめ取り決めておくことが望まれます。

商業施設清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃対象区域を明確にする

商業施設では、共用部分とテナント専有部分が混在しているため、清掃対象区域を明確にする必要があります。特に、テナントの店舗内やバックヤード、倉庫などについては、施設管理者が委託する清掃業務に含まれるかどうかを確認しましょう。必要に応じて、清掃区域を色分けした施設図面や作業一覧表を添付すると、認識の相違を防ぎやすくなります。

2. 営業時間中の清掃方法を定める

営業時間中の清掃では、来館者の安全確保と店舗営業への配慮が必要です。床面洗浄や大型機械を使用する作業については、実施可能な時間帯を制限することも考えられます。また、イベント開催時や混雑時に清掃時間を変更する場合の連絡方法についても、事前に定めておくと円滑です。

3. 日常清掃と追加清掃を区別する

契約後に追加作業が発生した場合、通常の委託料に含まれるかどうかが問題になることがあります。例えば、イベント終了後の臨時清掃や、突発的な汚損への対応などは、通常の清掃業務とは別に費用が発生する場合があります。そのため、追加清掃の依頼方法、料金、実施条件を定めておくことが重要です。

4. 清掃品質の確認方法を定める

清掃品質についての認識が異なると、清掃不足や再清掃をめぐるトラブルにつながる可能性があります。契約書や仕様書には、清掃頻度、対象箇所、作業方法などを記載し、必要に応じて作業報告書や点検表を使用します。また、清掃内容が契約条件に適合していない場合の改善方法や再清掃の対応についても明確にしておくとよいでしょう。

5. 法令や施設管理規則との整合性を確認する

商業施設の清掃業務では、労働安全衛生、廃棄物処理、個人情報保護などに関する法令が関係する場合があります。また、建築物の用途や規模によっては、建築物衛生法に基づく衛生管理上の基準や、特定建築物に関する規制への対応が必要になることがあります。清掃業者が建築物清掃業等の登録を受けているかどうかについても、業務内容や発注条件に応じて確認することが考えられます。ただし、登録制度の対象となる業務であっても、登録が一律に営業の必須条件となるわけではありません。契約内容を検討する際は、施設の実態に応じて適用される法令や管理規則を確認することが重要です。

商業施設清掃契約書と一般的な清掃業務委託契約書の違い

商業施設清掃契約書は、一般的な清掃業務委託契約書と基本的な構成は共通していますが、商業施設特有の管理事項をより具体的に定める点に特徴があります。

商業施設では、施設管理者、テナント、来館者など複数の関係者が存在します。そのため、清掃業務の内容だけでなく、施設運営との調整や第三者への安全配慮を含めて契約条件を整備することが重要です。

商業施設清掃契約書は電子契約でも締結できる？

商業施設清掃契約書は、原則として電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用することで、施設管理会社と清掃業者が離れた場所に所在している場合でも、契約書の確認や締結をオンラインで進めることができます。電子契約には、次のようなメリットがあります。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 契約締結までの時間を短縮しやすい
• 契約書を電子データとして管理できる
• 契約更新時に過去の契約内容を確認しやすい
• 複数施設の契約書を一元管理しやすい

特に、複数の商業施設を管理する企業では、施設ごとに清掃契約を締結することがあるため、電子契約による管理の効率化が期待できます。ただし、電子契約を利用する場合には、契約当事者の意思確認、署名権限、電子署名の方法、契約データの保存方法などを適切に整備する必要があります。また、電子取引に関する保存義務など、適用される法令上の要件にも注意が必要です。

商業施設清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 商業施設の清掃を委託する際、契約書は必ず必要ですか？

清掃業務の委託について、すべての場合に書面の契約書作成が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、取引当事者や取引内容によっては、適用される法令に基づく取引条件の明示などが必要になる場合があります。また、継続的な清掃業務では、清掃範囲、委託料、安全管理、損害賠償などを明確にする必要があるため、契約書を作成することが望まれます。

Q2. 清掃業務の内容は契約書とは別の仕様書に記載できますか？

はい。清掃業務の詳細については、契約書とは別に仕様書や作業計画書を作成することができます。例えば、清掃箇所ごとの作業頻度、使用する洗剤、作業時間などを仕様書に記載すると、実務上の管理がしやすくなります。その場合、仕様書を契約の一部として取り扱うことや、契約書と仕様書の内容が異なる場合の優先順位を定めておくとよいでしょう。

Q3. 清掃業者が施設の設備を破損した場合、誰が責任を負いますか？

清掃業者の故意又は過失によって設備が破損した場合、清掃業者が損害賠償責任を負うことがあります。ただし、実際の責任範囲は、事故の原因、契約内容、当事者の過失などによって異なります。そのため、契約書で事故発生時の報告義務や損害賠償の範囲を明確にしておくことが重要です。

Q4. 清掃範囲を契約途中で変更できますか？

はい。施設管理者と清掃業者が合意すれば、契約期間中でも清掃範囲や作業頻度を変更することができます。ただし、作業量が増減する場合は、委託料や作業時間にも影響する可能性があります。そのため、変更内容を口頭だけで決定せず、変更合意書や仕様書の改訂などによって記録を残すことが望まれます。

Q5. 商業施設清掃契約書に収入印紙は必要ですか？

収入印紙の要否は、契約書の名称ではなく、契約内容が印紙税法上の課税文書に該当するかどうかによって判断されます。例えば、契約内容が請負に関する契約書や継続的取引の基本となる契約書に該当する場合には、印紙税の対象となる可能性があります。一方、一定の要件を満たす電子契約については、通常、紙の課税文書を作成しないため印紙税は課されません。具体的な判断は契約内容によって異なるため、必要に応じて税理士や税務署に確認しましょう。

まとめ

商業施設清掃契約書は、ショッピングセンターや商業ビルなどの清掃業務を外部業者に委託する際に、業務内容や責任範囲を明確にするための重要な契約書です。商業施設では、多くの来館者やテナントが施設を利用するため、一般的な清掃業務に加えて、安全管理、施設運営との調整、鍵の管理、事故対応などにも配慮する必要があります。契約書を作成する際は、清掃対象区域、作業内容、実施日時、委託料、費用負担、損害賠償、契約期間などを具体的に定めることが重要です。また、施設の規模や用途、清掃業務の実施方法によって必要な条項は異なるため、実際の業務内容に合わせて契約書を調整することが望まれます。商業施設清掃契約書を適切に整備することで、施設管理者と清掃業者の認識を統一し、清掃品質の維持やトラブルの防止につなげることができます。