日常清掃契約書とは？
日常清掃契約書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社が、オフィスビル、商業施設、マンション、店舗、医療・福祉施設などの日常清掃業務を受託する際に、委託者と受託者の間で締結する契約書です。日常清掃とは、建物や施設の衛生状態、美観、快適性を維持するために、日常的又は継続的に実施する清掃業務を指します。床面の掃き掃除やモップ掛け、トイレ清掃、ごみ回収、共用部分の拭き掃除などが代表的な作業です。日常清掃契約書では、主に次の事項を定めます。日常清掃は、同じ施設で長期間にわたり繰り返し実施されることが多いため、契約内容が曖昧なまま業務を開始すると、清掃範囲や作業回数、追加料金、清掃品質などをめぐる認識の相違が生じる可能性があります。そのため、日常清掃契約書は、清掃業務の実施条件を明確にし、委託者と受託者が安定した取引関係を築くための重要な書類となります。
日常清掃契約書が必要となるケース
日常清掃契約書は、建物や施設の清掃を外部の清掃会社に継続的に委託する場合に利用されます。特に、次のようなケースで作成が推奨されます。
日常清掃契約書に盛り込むべき主な条項
日常清掃契約書には、業務内容に加えて、継続的な施設管理に必要な条件を定めることが重要です。一般的には、次の条項を盛り込みます。すべての施設で同じ契約条件が適切とは限らないため、施設の用途や規模、作業頻度、清掃方法などに応じて条項を調整する必要があります。
日常清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント
1. 対象施設及び清掃範囲に関する条項
日常清掃契約書では、どの建物のどの部分を清掃するのかを具体的に定めることが重要です。施設名や所在地だけでなく、清掃対象となる階数、区画、面積なども記載します。例えば、オフィスビルの場合、エントランスや廊下は清掃対象でも、各テナントの専有部分は対象外となることがあります。清掃範囲が曖昧な場合、委託者が契約に含まれていると考えていた作業を、受託者が追加作業と認識する可能性があります。そのため、清掃対象区域を図面や別紙清掃仕様書で明示する方法が有効です。
2. 清掃業務の内容に関する条項
清掃業務の内容は、作業項目ごとに具体的に定めます。代表的な日常清掃業務には、次のようなものがあります。また、日常清掃と定期清掃を区別することも重要です。床面ワックス施工、カーペット洗浄、ガラス外面清掃、高所清掃などは、日常清掃とは別の作業として扱われる場合があります。契約書では、通常の委託料に含まれる作業と、追加料金が発生する作業を明確に区分しておくことが望まれます。
3. 作業日及び作業時間に関する条項
日常清掃は、施設の利用状況に合わせて作業時間を設定する必要があります。例えば、オフィスビルでは始業前や終業後、商業施設では開店前や閉店後に清掃を実施する場合があります。契約書には、次の事項を記載します。特に、祝日や年末年始の作業については、通常料金に含まれるか、別途料金が発生するかを事前に確認することが重要です。
4. 清掃用具及び消耗品に関する条項
日常清掃では、清掃用具や消耗品の費用をどちらが負担するかによって、実際の業務コストが変わります。清掃業者が洗剤やモップなどを持参する一方、トイレットペーパーやペーパータオルなどは施設側が用意するケースもあります。契約書では、次のように負担区分を整理できます。また、床材や設備によっては使用できる洗剤や薬剤が制限される場合があります。受託者は、施設の材質や設備に適合する清掃用具を使用し、必要に応じて委託者と使用方法を確認することが重要です。
5. 清掃従事者の管理に関する条項
清掃業務を外部委託する場合、清掃従事者の労務管理や業務上の指揮命令について整理しておく必要があります。業務委託契約では、原則として受託者が清掃従事者を管理し、業務の実施方法や勤務管理について責任を負います。委託者が受託者の従業員に対して直接かつ継続的に指揮命令を行う場合、契約書の名称にかかわらず、実態によっては労働者派遣に該当するなど、法的な問題が生じる可能性があります。そのため、契約書には次の内容を定めることが望まれます。契約書の記載だけでなく、実際の現場運用も契約内容と一致させる必要があります。
6. 鍵及び入退館管理に関する条項
日常清掃では、施設の営業時間外に作業を実施することがあり、清掃業者に鍵や入館カードを貸与するケースがあります。鍵の紛失や不正使用は、施設の防犯上の重大な問題につながる可能性があります。そのため、契約書では次の事項を定めます。特に、マスターキーなど複数の区画に立ち入ることができる鍵を貸与する場合は、管理方法をより厳格に定めることが重要です。
7. 業務報告及び清掃品質に関する条項
日常清掃では、作業を実施した事実だけでなく、契約で合意した清掃品質が維持されているかを確認することが重要です。受託者は、清掃実施記録や作業報告書を提出することで、業務の実施状況を委託者に伝えることができます。報告内容には、次のような事項が考えられます。また、清掃品質に問題があった場合の再清掃や改善対応についても定めておくことが望まれます。例えば、清掃漏れが確認された場合、受託者の責任で再清掃を実施することや、改善までの期間を定めることが考えられます。ただし、施設の老朽化や設備不良など、受託者の責任によらない原因で汚れが除去できない場合については、別途対応を協議する必要があります。
8. 委託料及び追加料金に関する条項
日常清掃契約では、月額固定料金を採用することが多くありますが、清掃頻度や作業内容によって料金体系は異なります。契約書には、月額委託料、支払期限、支払方法、振込手数料の負担などを明記します。また、追加清掃が発生する場合の料金についても定めておくことが重要です。例えば、次のような作業は追加料金の対象となる場合があります。追加作業を依頼する場合は、作業内容、金額、実施日時について事前に合意することが望まれます。また、最低賃金の改定や物価上昇などによって清掃業務のコストが変動する可能性があるため、委託料の見直しに関する条項を設けておくことも有効です。
9. 事故対応及び損害賠償に関する条項
清掃作業では、床面の水濡れによる転倒事故、清掃機械による設備の破損、薬剤による床材の変色などが発生する可能性があります。こうした事故に備え、契約書には事故発生時の報告義務、応急措置、原因調査及び損害賠償の取扱いを定めます。特に、次の事項を確認することが重要です。損害賠償の範囲は、事故の原因や当事者の帰責事由などを踏まえて判断されます。すべての事故について清掃業者が無条件に責任を負うわけではないため、責任の所在を合理的に判断できる内容にすることが重要です。
10. 契約期間及び契約解除に関する条項
日常清掃契約は、継続的な業務委託となることが多いため、契約期間と更新条件を明確にする必要があります。例えば、契約期間を1年間とし、期間満了日の30日前までに更新拒絶の通知がない場合、自動更新する形式が考えられます。また、契約期間中の中途解約についても、通知期限や精算方法を定めておくことが重要です。契約解除の対象となる事由には、次のようなものがあります。契約解除時には、鍵や入館カードの返還、清掃用具の撤去、未払委託料の精算なども必要となります。なお、中途解約や解除の可否は、契約の法的性質や具体的な事情によって異なるため、民法その他の関係法令との整合性を確認することが重要です。
日常清掃契約書と定期清掃契約書の違い
日常清掃契約書と定期清掃契約書は、いずれも建物の清掃業務に関する契約書ですが、対象となる作業内容や実施頻度が異なります。日常清掃と定期清掃を同じ業者に委託する場合でも、それぞれの作業範囲や料金を区分しておくことが望まれます。清掃仕様書を分けて作成することで、作業漏れや追加料金に関するトラブルを防止しやすくなります。
日常清掃契約書を作成する際の注意点
日常清掃契約書を作成する際は、契約書の条項を整えるだけでなく、実際の清掃現場で運用できる内容にすることが重要です。特に、次の点に注意する必要があります。また、一定規模・用途の建築物では、建築物衛生法に基づく維持管理基準が関係する場合があります。清掃業務の内容によっては、建築物清掃業などの登録制度や関連する衛生管理基準についても確認が必要です。契約内容を変更する場合は、口頭でのやり取りだけに依存せず、変更合意書や電子契約などで記録を残すことが望まれます。
日常清掃契約書を電子契約で締結するメリット
日常清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約によって締結することもできます。電子契約を利用することで、清掃会社やビルメンテナンス会社が複数の施設と契約する場合でも、契約手続や書類管理を効率化できます。主なメリットは次のとおりです。電子契約を利用する場合は、電子署名の方法、本人確認、契約記録の保存方法などを確認することが重要です。また、電子取引に関する税務上の保存義務など、適用される法令にも注意する必要があります。
日常清掃契約書に関するよくある質問
Q1. 日常清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？
一般的な日常清掃の業務委託契約について、すべての取引で契約書の作成が一律に義務付けられているわけではありません。ただし、取引当事者や契約形態によっては、フリーランス法や下請法に代わる取適法などに基づく取引条件の明示義務が適用される場合があります。継続的な清掃業務では、作業範囲、料金、責任分担を明確にするためにも、書面又は電子契約で契約内容を残すことが望まれます。
Q2. 日常清掃契約書と清掃業務委託契約書は同じですか？
日常清掃契約書は、清掃業務委託契約書の一種と考えられます。清掃業務委託契約書は、日常清掃、定期清掃、特別清掃など幅広い清掃業務に利用できますが、日常清掃契約書は、日常的又は継続的に実施する清掃業務に重点を置いた契約書です。
Q3. 清掃用具や洗剤はどちらが用意するのですか？
清掃用具や洗剤の負担者について、一律の決まりがあるわけではありません。清掃業者が用意する場合もあれば、委託者が提供する場合もあります。契約書で費用負担を明確にし、トイレットペーパーやごみ袋などの消耗品についても個別に定めることが重要です。
Q4. 清掃作業で設備を破損した場合は誰が責任を負いますか？
設備の破損については、事故の原因、契約内容及び当事者の帰責事由などによって責任が判断されます。清掃業者の不注意によって設備が破損した場合には、清掃業者が損害賠償責任を負う可能性があります。一方、設備自体の老朽化や委託者側の管理上の問題が原因である場合には、責任の所在が異なることがあります。
Q5. 日常清掃契約書は自動更新できますか？
はい。契約書に自動更新条項を設けることで、契約期間満了後も一定の条件で契約を更新する仕組みを定めることができます。ただし、更新拒絶の通知期限や更新後の契約期間を明確にし、委託料や清掃内容を変更する場合の手続も定めておくことが望まれます。
Q6. 日常清掃契約書に印紙は必要ですか？
印紙税の要否は、契約書の名称ではなく、記載された契約内容や課税文書への該当性によって判断されます。継続的な清掃契約であっても、請負に関する契約書や継続的取引の基本となる契約書などに該当するかを、具体的な内容に応じて確認する必要があります。なお、電子的に作成・締結される契約書については、通常、紙の課税文書に対する印紙税は課されません。
まとめ
日常清掃契約書は、オフィスビル、マンション、商業施設、店舗などの日常清掃業務について、委託者と清掃業者の権利義務を明確にするための重要な契約書です。特に、清掃範囲、作業頻度、委託料、消耗品の費用負担、鍵の管理、事故対応、清掃品質、契約解除などの条件を具体的に定めることで、継続的な清掃業務に伴うトラブルを予防しやすくなります。また、清掃仕様書や作業報告書を契約書と組み合わせることで、業務内容の確認や品質管理をより円滑に行うことができます。日常清掃契約書を作成する際は、施設の用途や清掃条件に応じて必要な条項を調整し、実際の業務運用と契約内容が一致するようにすることが重要です。電子契約サービスを活用すれば、契約締結、更新、変更、保管などの手続を効率化することも可能です。日常清掃契約書のひな形を活用し、清掃業務の内容と責任範囲を明確にすることで、委託者と受託者の双方が安心して継続的な取引を行える環境を整えましょう。
