介護施設清掃契約書

介護施設清掃契約書とは？

介護施設清掃契約書とは、特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、グループホーム、デイサービスなどの介護施設が、清掃業者やビルメンテナンス会社に清掃業務を委託する際に締結する契約書です。介護施設では、高齢者や身体機能が低下した利用者が生活しているため、一般的なオフィスビルや商業施設とは異なる清掃管理が求められます。施設内の衛生環境を維持するだけでなく、感染症の拡大防止、転倒事故の予防、入居者のプライバシー保護などにも配慮する必要があります。そのため、介護施設清掃契約書では、清掃場所や作業頻度といった基本的な業務条件に加え、施設特有の安全管理や衛生管理についても明確に定めることが重要です。主な目的は次のとおりです。

• 清掃業務の対象範囲や作業頻度を明確にすること
• 介護施設に適した衛生管理及び感染症対策を実施すること
• 入居者や施設利用者の安全とプライバシーを保護すること
• 清掃業者と施設運営者の責任範囲を明確にすること
• 事故や設備破損などのトラブルを未然に防止すること
• 委託料や追加業務の費用負担を明確にすること

介護施設清掃契約書を整備することで、施設運営者と清掃業者の認識の違いを減らし、継続的かつ安定した清掃業務の実施につなげることができます。

介護施設清掃契約書が必要となるケース

介護施設清掃契約書は、施設の規模や運営形態にかかわらず、外部の清掃業者へ業務を委託する場合に活用できます。特に、次のようなケースで重要となります。

1. 特別養護老人ホームの清掃を委託する場合

特別養護老人ホームでは、入居者が長期間生活するため、居室、廊下、食堂、トイレ、浴室などの日常的な清掃が必要です。清掃業者が施設内で継続的に作業することから、清掃時間や立入可能区域、入居者への配慮事項を契約書で明確にしておくことが重要です。

2. 有料老人ホームの清掃を委託する場合

有料老人ホームでは、共用部分の美観維持に加え、居室の清掃や設備の衛生管理が求められる場合があります。居室内には入居者の私物や貴重品があるため、清掃対象範囲、私物の取扱い、紛失・破損時の対応などを契約書で定めておく必要があります。

3. デイサービス施設の清掃を委託する場合

デイサービスでは、利用者が日中に施設を利用するため、送迎時間、食事時間、入浴時間などを考慮した清掃計画が必要です。利用者の通行や活動を妨げないよう、清掃時間帯や作業区域について施設側と清掃業者が事前に合意しておくことが重要です。

4. グループホームの清掃を委託する場合

認知症対応型共同生活介護施設などのグループホームでは、入居者の生活環境を尊重した清掃が求められます。清掃業者の従業員が居室や生活空間へ立ち入る場合には、入居者への声掛け、私物の取扱い、施設職員との連携方法などを定めておくことが望まれます。

5. 定期清掃や特別清掃を委託する場合

日常清掃とは別に、床面洗浄、ワックス施工、ガラス清掃、浴室の特別清掃などを委託する場合にも契約書を活用できます。通常業務と追加業務の区分を明確にすることで、作業内容や追加費用をめぐるトラブルを防止できます。

介護施設清掃契約書に盛り込むべき主な条項

介護施設清掃契約書では、一般的な清掃業務委託契約の内容に加え、介護施設特有の衛生管理、安全管理、個人情報保護などを定めることが重要です。主な条項は次のとおりです。

これらの条項を具体的に定めることで、施設側と清掃業者の双方が業務内容や責任を把握しやすくなります。

介護施設清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 清掃業務の範囲に関する条項

清掃業務の範囲は、契約書の中でも特に重要な項目です。介護施設には居室、共用廊下、食堂、トイレ、浴室、脱衣室など多様な清掃対象があり、それぞれ必要な作業内容や清掃頻度が異なります。契約書では、次の事項を明確にします。

• 清掃対象となる場所
• 各場所で実施する作業内容
• 日常清掃と定期清掃の区分
• 清掃頻度及び作業時間
• 清掃対象外となる区域や設備

例えば、居室の床清掃は対象であっても、ベッドの移動や収納内部の清掃は対象外とする場合があります。このような区分を曖昧にすると、契約後に追加作業を求められたり、業務範囲について認識の違いが生じたりする可能性があります。そのため、契約書に加えて清掃仕様書や作業一覧表を作成することが効果的です。

2. 作業日時に関する条項

介護施設では、入居者や利用者の生活スケジュールを考慮して清掃業務を実施する必要があります。特に、食事、入浴、就寝、機能訓練などの時間帯には、清掃作業が施設運営に影響する場合があります。契約書では、通常の作業日時に加え、施設行事や緊急対応によって作業日時を変更する場合の連絡方法も定めておくことが重要です。また、早朝や夜間に清掃を実施する場合は、騒音や照明の使用などについても配慮が必要です。

3. 衛生管理及び感染症対策に関する条項

介護施設では、高齢者や基礎疾患のある利用者が生活していることから、衛生管理と感染症対策が重要です。清掃業者は、施設の衛生管理方針に従い、清掃場所に応じた適切な作業方法を採用する必要があります。具体的には、次の事項を確認します。

• 清掃場所ごとの清掃用具の区分
• 洗剤や消毒剤の適切な使用
• 清掃従業員の手指衛生及び防護具の使用
• 感染症発生時の作業区域及び作業方法
• 血液や体液などによる汚染が発生した場合の対応
• 感染症対策に伴う追加業務の費用負担

通常の清掃業務と、感染症発生時の特別清掃や消毒作業は、必要な人員、資材、作業方法が異なる場合があります。そのため、特別対応の範囲や費用については、通常の委託料に含まれるのか、別途協議するのかを明確にしておくことが重要です。なお、消毒剤の選定や使用方法は、対象となる病原体、製品の使用条件、施設の感染対策手順等を踏まえて判断する必要があります。

4. 入居者及び施設利用者への配慮に関する条項

介護施設の清掃業務では、清掃品質だけでなく、入居者や施設利用者の安全と尊厳を守ることが求められます。特に、清掃後の床面が濡れている場合には、転倒事故につながる可能性があります。清掃業者は、注意表示や作業区域の区分など、必要な安全措置を講じることが重要です。また、認知症のある入居者など、特別な配慮が必要な方がいる場合は、施設職員と連携して作業を進める必要があります。契約書では、入居者への対応方法、禁止行為、事故発生時の連絡方法などを定めておくことが望まれます。

5. 居室への立入りと私物管理に関する条項

介護施設の居室は、入居者にとって日常生活を送る私的な空間です。そのため、清掃業者が居室内に立ち入る際には、施設のルールや入居者の意向に配慮する必要があります。特に、次の事項を明確にしておくことが重要です。

• 居室への立入りが認められる条件
• 清掃前の声掛けや施設職員への確認方法
• 私物や家具を移動する際の取扱い
• 貴重品や医薬品を発見した場合の対応
• 私物の紛失や破損が発生した場合の報告方法

清掃業者が入居者の私物を無断で処分したり、収納内部を確認したりすることは、トラブルの原因となります。業務上必要な場合を除き、私物や書類に触れないことを原則とし、必要な作業については施設側の指示を受ける運用が適切です。

6. 清掃用具及び薬剤に関する条項

介護施設では、清掃用具や洗剤の取扱いにも注意が必要です。特に、薬剤の誤使用や不適切な保管は、入居者の健康被害や設備の損傷につながるおそれがあります。契約書では、清掃用具や薬剤をどちらが準備するのか、費用をどちらが負担するのかを明確にします。また、清掃業者が持ち込む薬剤については、施設の設備や床材との適合性を確認し、適切な保管方法を定めておくことが重要です。

7. 医療・介護関連物品の取扱いに関する条項

介護施設では、医薬品、医療機器、介護用品、感染性廃棄物など、通常の清掃業務では取り扱わない物品が存在します。清掃業者がこれらを自己判断で移動又は処分すると、事故や法令違反につながる可能性があります。そのため、契約書では、通常の清掃対象に含まれない物品を明確にし、発見した場合の報告方法を定めておくことが重要です。特に、感染性廃棄物などの処理については、廃棄物処理法その他の関係法令に従い、必要な許可や処理体制を確認する必要があります。

8. 委託料及び追加費用に関する条項

清掃業務の委託料については、金額だけでなく、支払条件や追加業務の取扱いを明確にする必要があります。例えば、通常清掃に加えて感染症発生時の特別清掃や床面の定期洗浄を依頼する場合、追加費用が発生することがあります。契約書では、次の事項を定めます。

• 月額又は作業単位の委託料
• 消費税の取扱い
• 請求締日及び支払期限
• 銀行振込等の支払方法
• 追加清掃や特別清掃の料金
• 契約内容変更時の料金見直し方法

特に、施設の増床や利用人数の増加などによって清掃負担が大きく変わる場合は、委託料を見直すための協議条項を設けておくことが有効です。

9. 事故及び損害賠償に関する条項

清掃業務中には、床面の水濡れによる転倒、設備の破損、清掃用具との接触など、さまざまな事故が発生する可能性があります。契約書では、事故発生時の報告義務、応急対応、損害賠償責任の範囲などを明確にすることが重要です。清掃業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合には、法令及び契約内容に従って責任を負うことになります。また、施設側の設備不良や指示内容が事故に関係している場合も考えられるため、事故原因を確認し、双方の責任を適切に判断できる仕組みを設けておくことが望まれます。

10. 秘密保持及び個人情報保護に関する条項

介護施設の清掃業者は、業務中に入居者の氏名、健康状態、介護内容、生活状況などを知る場合があります。これらの情報には、個人情報保護法上の個人情報や要配慮個人情報に該当するものが含まれる可能性があります。そのため、清掃業者に対して、業務上知り得た情報の秘密保持や目的外利用の禁止を定めることが重要です。具体的には、次の事項を規定します。

• 入居者及び施設利用者の個人情報の保護
• 業務上知り得た秘密情報の第三者提供の禁止
• 施設内で取得した情報の目的外利用の禁止
• 個人情報の漏えい又は紛失時の報告義務
• 契約終了後の資料返還及び情報削除
• 従業員及び再委託先に対する秘密保持義務の徹底

秘密保持義務については、契約期間中だけでなく、契約終了後も継続することを明記しておくことが重要です。

11. 契約期間及び契約解除に関する条項

介護施設の清掃業務は、継続的に実施されることが多いため、契約期間と更新条件を明確にする必要があります。契約期間満了時の自動更新の有無や、更新を拒絶する場合の通知期限を定めておくことで、契約終了時の混乱を防止できます。また、清掃品質の著しい低下、重大な法令違反、秘密情報の漏えいなどが発生した場合に備え、契約解除の条件も定めておくことが重要です。ただし、契約違反があった場合に直ちに解除できるとは限らないため、違反内容に応じて是正期間を設けるかどうかを整理する必要があります。

介護施設清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃仕様書と契約書の内容を一致させる

清掃契約では、契約書とは別に清掃仕様書や作業計画書を作成する場合があります。契約書と仕様書で清掃範囲や作業頻度が異なると、業務内容について争いが生じる可能性があります。そのため、契約締結前に両方の内容を確認し、矛盾がないよう整理することが重要です。

2. 感染症発生時の対応範囲を明確にする

感染症発生時には、通常清掃とは異なる対応が必要となる場合があります。清掃業者が実施できる業務の範囲、必要な防護具、作業方法、追加費用などを事前に協議しておくことで、緊急時の対応を円滑に進められます。なお、専門的な消毒作業については、必要な知識、設備及び安全管理体制を備えた事業者が対応する必要があります。

3. 施設職員と清掃業者の役割を区別する

介護施設では、清掃業務と介護業務の境界が曖昧になる場合があります。例えば、入居者の身体介助、医薬品の管理、医療機器の操作などは、通常の清掃業務には含まれません。清掃業者に本来の委託範囲を超える業務を依頼しないよう、契約書や仕様書で役割を明確にすることが重要です。また、業務委託契約では、施設側が清掃業者の従業員に直接指揮命令を行う運用にならないよう注意が必要です。契約の名称だけでなく、実際の指揮命令関係によっては、労働者派遣法等の問題が生じる可能性があります。

4. 清掃従業員への教育体制を確認する

介護施設の清掃では、一般的な清掃技術に加え、高齢者への配慮や感染症対策に関する知識が求められます。清掃業者は、従業員に対して必要な教育を行い、施設のルールを理解したうえで業務に従事させることが重要です。特に、転倒事故の予防、個人情報の保護、緊急時の報告方法などは、事前に周知しておくことが望まれます。

5. 事故発生時の連絡体制を整備する

清掃中に入居者が転倒した場合や、施設設備を破損した場合などには、迅速な対応が求められます。そのため、事故発生時の連絡先、報告方法、初期対応、記録の作成方法などを事前に定めておくことが重要です。契約書だけでなく、緊急連絡先一覧や事故報告書の様式を整備しておくと、実務上の対応がしやすくなります。

6. 再委託の条件を明確にする

清掃業者が業務の一部を別の業者に再委託する場合、施設側が把握していない作業員が施設内に立ち入る可能性があります。介護施設では、入居者の安全や個人情報保護の観点から、再委託先の管理が重要です。そのため、再委託には施設側の事前承諾を必要とし、再委託先にも同等の安全管理及び秘密保持義務を課すことが望まれます。

介護施設清掃契約書と一般的な清掃業務委託契約書の違い

介護施設清掃契約書と一般的な清掃業務委託契約書は、いずれも清掃業務の内容、料金、契約期間などを定める契約書ですが、重視する事項に違いがあります。

一般的な清掃契約書を介護施設で使用することも考えられますが、施設特有の衛生管理や入居者対応について十分に規定されていない場合があります。そのため、介護施設で使用する契約書は、実際の施設運営や清掃業務の内容に合わせて調整することが重要です。

介護施設清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 介護施設の清掃を外部委託する場合、契約書は必要ですか？

介護施設の清掃業務委託について、すべてのケースで特定の名称や形式の契約書が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、業務範囲、料金、衛生管理、事故対応などを明確にするため、書面又は電子契約によって契約条件を記録しておくことが望まれます。また、取引内容や当事者の属性によっては、取適法やフリーランス法などに基づく取引条件の明示義務が生じる場合があります。

Q2. 介護施設の清掃契約書には感染症対策の条項が必要ですか？

感染症対策に関する条項を設けることが望まれます。介護施設では、感染症発生時に通常と異なる清掃方法や作業区域の制限が必要となる場合があります。感染症発生時の対応範囲、作業方法、費用負担などを契約書で整理しておくことで、施設側と清掃業者の認識を統一しやすくなります。

Q3. 清掃業者が入居者の私物を破損した場合はどうなりますか？

清掃業者の故意又は過失によって入居者の私物が破損した場合、民法その他の関係法令に基づき、損害賠償責任が生じる可能性があります。具体的な責任の有無や範囲は、事故の原因、契約内容、当事者の行為などによって判断されます。契約書では、事故発生時の報告義務や損害賠償の取扱いを定めておくことが重要です。

Q4. 清掃業者に感染症発生時の消毒作業も依頼できますか？

清掃業者が対応可能な業務であり、必要な安全管理体制や作業条件が整っている場合には、消毒作業を委託することも考えられます。ただし、通常の清掃業務と異なる専門的な対応が必要となる場合があるため、作業範囲、使用薬剤、防護具、費用などを事前に確認する必要があります。

Q5. 介護施設清掃契約書は電子契約でも締結できますか？

介護施設清掃契約書は、原則として電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用することで、契約書の印刷、郵送、押印などの手続きを削減できる場合があります。ただし、電子契約の利用にあたっては、契約当事者の合意、電子署名等の方法、契約データの保存方法などを適切に確認する必要があります。

介護施設清掃契約書を電子契約で締結するメリット

介護施設清掃契約書は、継続的な清掃業務に関する契約であるため、契約更新や業務内容の変更が発生することがあります。電子契約サービスを利用すると、こうした契約管理を効率化できる可能性があります。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 離れた場所にいる契約当事者とも契約手続きを進めやすい
• 契約書の保管や検索を効率化できる
• 契約更新や変更契約の管理がしやすくなる
• 契約書の紛失リスクを軽減できる
• 契約締結に関する記録を電子データとして管理できる

特に、複数の介護施設を運営する法人や、複数施設の清掃業務を受託するビルメンテナンス会社では、契約書を電子化することで管理負担の軽減が期待できます。なお、電子契約であっても、契約内容の確認や適切な保存管理が不要になるわけではありません。

まとめ

介護施設清掃契約書は、介護施設の運営者と清掃業者が、清掃業務の内容や責任分担を明確にするための重要な契約書です。介護施設では、一般的な建物清掃とは異なり、感染症対策、入居者の安全確保、居室への立入り、個人情報の保護など、特有の配慮事項があります。そのため、清掃範囲や委託料だけでなく、衛生管理、事故対応、秘密保持、追加業務の条件などを具体的に定めることが重要です。また、契約書と清掃仕様書の内容を一致させ、施設側と清掃業者の双方が業務内容を正しく理解できる状態にしておくことが、トラブル防止につながります。介護施設清掃契約書のひな形を活用する際は、施設の種類、規模、清掃対象、感染症対策方針などに合わせて必要な条項を調整し、実際の運用に適した契約内容を整備しましょう。