巡回清掃契約書

巡回清掃契約書とは？

巡回清掃契約書とは、清掃会社やビルメンテナンス会社が、マンション、オフィスビル、商業施設、店舗などを定期的に巡回し、共用部分や指定された場所の清掃業務を行う際に、委託者と受託者の間で締結する契約書です。巡回清掃は、清掃スタッフが対象物件を定期的に訪問し、エントランス、廊下、階段、エレベーター、ゴミ置場、建物外周などの清掃を実施する業務です。巡回清掃契約書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃する場所や作業内容を明確にすること
• 巡回頻度や作業日時を取り決めること
• 委託料や追加料金の条件を明確にすること
• 鍵の管理や建物への立入りに関するルールを定めること
• 清掃品質や作業報告の基準を統一すること
• 設備の破損や事故が発生した際の責任範囲を明確にすること
• 契約更新や中途解約に関するトラブルを防止すること

巡回清掃は継続的に実施される業務であるため、契約内容が曖昧なままでは、清掃範囲の認識違いや追加作業の費用負担などをめぐってトラブルが発生する可能性があります。そのため、巡回清掃契約書は、委託者と清掃業者が業務内容や責任範囲を共有し、安定した取引関係を維持するための重要な書類です。

巡回清掃契約書が必要となるケース

巡回清掃契約書は、清掃業者が建物管理会社や施設所有者などから継続的に清掃業務を受託する場合に利用されます。特に、次のようなケースで活用できます。

1. マンションの共用部分を定期清掃する場合

マンション管理会社や管理組合が、エントランス、廊下、階段、エレベーター、ゴミ置場などの巡回清掃を外部の清掃業者に委託するケースです。清掃箇所、巡回頻度、ゴミの取扱い、清掃報告の方法などを契約書に定めることで、管理会社と清掃業者の認識を統一できます。

2. オフィスビルの巡回清掃を委託する場合

ビル管理会社が、複数のオフィスビルについて定期的な巡回清掃を清掃会社へ委託するケースです。清掃時間帯、立入可能区域、共用設備の取扱いなどを明確にすることで、テナントの業務に配慮した清掃を実施しやすくなります。

3. 商業施設や店舗の清掃を依頼する場合

商業施設の運営会社や店舗経営者が、営業時間外や開店前の清掃を外部業者に依頼するケースです。店舗の営業時間や来店客の動線を考慮し、作業時間、清掃方法、使用する洗剤などを取り決めることが重要です。

4. 複数物件をまとめて清掃委託する場合

不動産管理会社が管理する複数のマンションやビルについて、同じ清掃会社に巡回清掃を依頼するケースです。物件ごとに清掃範囲や巡回頻度が異なるため、契約書に加えて物件別の清掃仕様書や作業一覧表を作成すると管理しやすくなります。

巡回清掃契約書に記載すべき主な条項

巡回清掃契約書では、一般的な業務委託契約の条項に加え、清掃業務特有の条件を具体的に定める必要があります。主な条項は次のとおりです。

これらの条項を具体的に定めることで、清掃業務の実施条件を明確にし、委託者と受託者の双方が安心して取引を進めやすくなります。

巡回清掃契約書の重要条項と実務上のポイント

1. 対象物件及び清掃範囲に関する条項

巡回清掃契約書では、どの建物の、どの場所を清掃するのかを具体的に定めることが重要です。例えば、マンションの巡回清掃であれば、エントランス、共用廊下、階段、エレベーター、ゴミ置場などが対象となります。一方で、専有部分の清掃、窓ガラスの高所清掃、床面のワックス掛け、設備内部の清掃などは、通常の巡回清掃に含まれない場合があります。そのため、契約書では次の事項を明確にします。

• 清掃対象となる建物及び所在地
• 清掃する階数や区域
• 各清掃箇所の具体的な作業内容
• 通常清掃に含まれない作業
• 追加清掃を依頼する場合の手続

特に、清掃対象外となる業務を明示しておくことで、契約後に想定外の作業を求められるリスクを軽減できます。

2. 巡回頻度及び作業日時に関する条項

巡回清掃は、週1回、週2回、月数回など、物件の利用状況に応じて実施されます。契約書では、巡回頻度だけでなく、作業曜日や時間帯についても取り決めることが望まれます。例えば、オフィスビルでは始業前、商業施設では営業時間外、マンションでは住民の生活に配慮した時間帯に清掃を実施する場合があります。また、祝日、年末年始、悪天候などによって作業日を変更する場合の取扱いも重要です。作業日時を変更する際の連絡方法や振替清掃の条件を定めておくことで、清掃の未実施や日程変更に関するトラブルを防止できます。

3. 清掃用具及び消耗品に関する条項

巡回清掃では、モップ、ほうき、洗剤、ゴミ袋などの清掃用品を使用します。これらを委託者と受託者のどちらが用意するのか、費用を誰が負担するのかを明確にする必要があります。また、トイレットペーパー、ペーパータオル、石けんなど、建物利用者が使用する消耗品についても、補充作業と購入費用の負担を分けて定めることが重要です。特に、特殊な洗剤や機材が必要になった場合は、追加費用の発生条件を事前に取り決めておくと安心です。

4. 委託料及び追加料金に関する条項

巡回清掃契約では、月額固定料金を設定するケースが一般的です。契約書には、月額委託料、支払期限、支払方法、振込手数料の負担などを記載します。さらに、通常の巡回清掃とは別に、臨時清掃や特別清掃を依頼する場合の料金についても定めておくことが重要です。例えば、次のような作業は追加料金の対象となる場合があります。

• 通常の巡回回数を超える臨時清掃
• イベント終了後の特別清掃
• 大量のゴミや落ち葉の回収
• 床面のワックス掛けや機械洗浄
• 通常清掃では対応できない特殊な汚れの除去

追加作業については、事前見積りと委託者の承諾を原則とすることで、料金トラブルを防止しやすくなります。

5. 鍵の管理に関する条項

巡回清掃では、清掃スタッフが建物の鍵やカードキーを預かる場合があります。鍵の紛失や不正使用は、防犯上の重大な問題につながる可能性があるため、契約書で管理方法を定めることが重要です。具体的には、次の事項を取り決めます。

• 貸与する鍵やカードキーの種類及び数量
• 鍵の保管方法と管理責任者
• 無断複製や第三者への貸与の禁止
• 紛失や盗難が発生した場合の報告方法
• 契約終了時の返還方法

鍵の貸与時には、契約書とは別に鍵預り証を作成し、受渡日や本数を記録しておく方法も有効です。

6. 業務報告に関する条項

巡回清掃は、委託者が作業現場に立ち会わないケースも多いため、清掃の実施状況を確認できる仕組みが重要です。契約書では、作業報告書、メール、写真、業務管理システムなど、報告方法を定めます。また、清掃スタッフが作業中に水漏れ、設備の破損、照明の不具合などを発見した場合、速やかに管理会社や施設担当者へ連絡するルールを設けることが望まれます。ただし、巡回清掃と設備点検は異なる業務です。清掃スタッフに専門的な設備診断まで求める場合は、その業務範囲を別途明確にする必要があります。

7. 作業品質及び再清掃に関する条項

清掃品質については、委託者と受託者の認識が異なる場合があります。例えば、通常の清掃では除去できない経年劣化による変色や、素材内部に浸透した汚れなどについて、清掃業者が完全な除去を保証することは困難な場合があります。そのため、契約書では、通常求められる清掃水準と、清掃不備が発生した場合の対応を定めます。清掃業者の作業不備が確認された場合は、再清掃や是正措置を実施することを定める一方、建物自体の劣化や通常清掃では除去できない汚れについては、責任範囲を明確にしておくことが重要です。

8. 事故及び損害賠償に関する条項

巡回清掃では、清掃中に設備や備品を破損したり、床が濡れた状態で利用者が転倒したりする事故が発生する可能性があります。そのため、事故が発生した場合の報告方法、初期対応、損害賠償の範囲などを契約書に定める必要があります。清掃業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合は、その責任に応じた対応が必要です。一方で、設備の経年劣化や第三者の行為など、清掃業者に責任のない原因による損害まで一律に負担させないよう、責任の所在を整理しておくことも重要です。

9. 再委託に関する条項

清掃会社が受託した巡回清掃業務を、別の清掃会社や協力業者へ再委託する場合があります。そのため、再委託の可否や承諾手続を契約書に定める必要があります。特に、鍵の貸与や建物内への立入りが伴う場合は、再委託先の管理体制や秘密保持についても確認することが重要です。再委託を認める場合でも、元の受託者が契約上の責任を引き続き負うことを明記すると、責任関係を整理しやすくなります。

10. 契約期間及び解約に関する条項

巡回清掃は継続的な業務であるため、契約期間と更新方法を明確にする必要があります。例えば、契約期間を1年間とし、期間満了前に解約の申し出がなければ自動更新する方式が考えられます。また、中途解約を認める場合は、何日前までに通知する必要があるのかを定めておくことが重要です。清掃会社はスタッフの配置や巡回ルートを調整している場合があるため、突然の解約によるトラブルを防ぐためにも、合理的な予告期間を設定することが望まれます。

巡回清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃範囲を曖昧にしない

契約書に単に「共用部分の清掃」と記載するだけでは、どこまでが業務対象なのか判断しにくい場合があります。清掃箇所と作業内容を具体的に記載し、必要に応じて清掃仕様書を添付することが重要です。

2. 清掃回数と作業時間を区別する

週2回の巡回清掃であっても、1回あたりの作業時間や対象範囲によって業務量は異なります。巡回回数だけでなく、作業時間の目安や清掃内容も取り決めることで、適切な委託料を設定しやすくなります。

3. 追加作業の承諾方法を決めておく

通常の巡回清掃に含まれない作業を依頼する場合は、事前に見積りを提示し、委託者の承諾を得る仕組みを設けることが望まれます。口頭での依頼だけでは、後から費用負担をめぐる認識違いが生じる可能性があります。

4. 廃棄物の取扱いを確認する

ゴミ置場の清掃やゴミの集積と、廃棄物の収集運搬・処分は異なる業務です。廃棄物の収集運搬や処分を委託する場合は、廃棄物の種類や処理内容に応じて必要な許可や委託契約などを確認する必要があります。巡回清掃契約だけで、すべての廃棄物処理を実施できるわけではない点に注意が必要です。

5. 清掃スタッフへの指示系統を整理する

巡回清掃を業務委託として実施する場合、委託者が受託者の従業員へ直接具体的な作業指示を行う運用には注意が必要です。契約の名称だけでなく、実際の指揮命令関係などによって労働者派遣との区別が問題となる場合があります。作業内容の変更や追加依頼は、原則として受託会社の責任者を通じて行うなど、実態に合った運用体制を整えることが重要です。

6. 清掃品質の基準を共有する

清掃品質に関するトラブルを防ぐため、清掃仕様書や作業チェックリストを活用することが有効です。例えば、床面の掃き掃除、手すりの拭き掃除、ゴミ置場の整理など、作業ごとに実施内容を明確にしておくことで、清掃スタッフ間の品質のばらつきを抑えやすくなります。

巡回清掃契約書と定期清掃契約書の違い

巡回清掃契約書と定期清掃契約書は、どちらも建物の清掃業務を委託する際に使用されますが、想定する作業内容に違いがあります。

ただし、実務上は巡回清掃と定期清掃を組み合わせて委託する場合もあります。その場合は、通常の巡回清掃と特別な定期清掃の業務範囲、実施頻度、料金を区別して契約書に記載することが重要です。

巡回清掃契約書と併せて用意したい書類

巡回清掃契約書だけでなく、関連書類を整備することで、日々の業務管理をより円滑に進められます。

• 清掃仕様書：清掃箇所、作業方法、実施頻度を具体的に定める書類
• 作業チェックリスト：清掃スタッフが実施した作業を確認する書類
• 巡回清掃報告書：作業日時、実施内容、異常の有無などを報告する書類
• 鍵預り証：貸与された鍵の種類、本数、受渡日などを記録する書類
• 追加清掃見積書：通常契約に含まれない作業の料金を提示する書類
• 清掃作業完了確認書：作業の完了状況を委託者と確認する書類

これらの書類を巡回清掃契約書と組み合わせることで、契約条件と実際の作業内容の整合性を確保しやすくなります。

巡回清掃契約書は電子契約でも締結できる？

巡回清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用することで、契約書の印刷、郵送、押印、返送などの手続きを削減でき、契約締結までの時間を短縮しやすくなります。特に、清掃会社が複数の管理会社や施設所有者と契約を締結する場合、電子契約は契約書の管理効率を高める手段となります。電子契約の主なメリットは、次のとおりです。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の管理会社や施設所有者とも契約を締結しやすい
• 契約書を電子データとして一元管理できる
• 契約更新や変更契約の手続きを効率化できる
• 契約書の検索や確認が容易になる

なお、電子契約の利用にあたっては、契約当事者の意思確認、電子署名の方法、電子データの保存方法などを適切に設定する必要があります。また、電子取引に関する保存義務が生じる場合は、電子帳簿保存法などの関係法令への対応も確認することが重要です。

巡回清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 巡回清掃契約書は必ず作成する必要がありますか？

一般的な巡回清掃業務の委託について、すべての取引で契約書の作成が一律に義務付けられているわけではありません。ただし、取引当事者や契約内容によっては、フリーランス法や取適法などに基づく取引条件の明示義務が問題となる場合があります。また、継続的な清掃業務では、清掃範囲や料金、事故対応などを明確にする必要があるため、書面又は電子契約によって契約条件を残しておくことが望まれます。

Q2. 巡回清掃契約書と清掃業務委託契約書は同じですか？

巡回清掃契約書は、清掃業務委託契約書の一種です。清掃業務委託契約書が清掃業務全般を対象とするのに対し、巡回清掃契約書は、複数物件の巡回や定期的な訪問清掃などに適した契約内容を定めます。

Q3. 巡回清掃の料金は途中で変更できますか？

甲乙双方が合意すれば、契約期間中でも委託料を変更できます。清掃範囲の拡大、巡回回数の増加、人件費や資材費の変動などが生じた場合は、変更内容と新しい料金を記載した覚書などを作成することが望まれます。

Q4. 清掃中に設備を破損した場合は誰が責任を負いますか？

設備破損の原因や契約内容、当事者の過失の有無などによって判断されます。清掃業者の不注意によって設備を破損した場合は、損害賠償責任が生じる可能性があります。一方、設備自体の経年劣化などが原因である場合は、清掃業者が当然に責任を負うとは限りません。

Q5. 巡回清掃契約書は自動更新できますか？

契約当事者間で合意すれば、自動更新条項を設けることができます。ただし、更新期間、更新拒絶の通知期限、委託料の変更方法などを明確にしておくことが重要です。

まとめ

巡回清掃契約書は、マンション、オフィスビル、商業施設などの巡回清掃業務を外部へ委託する際に、業務内容や契約条件を明確にするための重要な書類です。特に、清掃範囲、巡回頻度、委託料、鍵の管理、業務報告、作業品質、事故対応、契約期間などを具体的に定めることで、委託者と受託者の認識違いを防止しやすくなります。また、清掃仕様書や作業報告書などの関連書類を併用することで、契約内容に沿った業務管理を行いやすくなります。巡回清掃は継続的な取引となることが多いため、契約開始時だけでなく、清掃範囲や作業頻度、料金に変更が生じた際にも、契約内容を適切に見直すことが大切です。電子契約サービスを活用すれば、契約締結や更新手続きを効率化し、複数物件の契約管理にも対応しやすくなります。