不動産管理会社との清掃基本契約書

不動産管理会社との清掃基本契約書とは？

不動産管理会社との清掃基本契約書とは、マンション、アパート、オフィスビル、商業施設などを管理する不動産管理会社が、清掃業者やビルメンテナンス会社に清掃業務を継続的に委託する際に締結する契約書です。建物の共用部分や設備の清掃を外部業者に委託する場合、清掃範囲、作業頻度、業務委託料、品質管理、安全管理、損害賠償などについて、双方の認識を一致させておく必要があります。特に不動産管理会社では、複数の管理物件を所有者等から管理委託されていることが多く、物件ごとに清掃内容や作業条件が異なります。そのため、共通する取引条件を清掃基本契約書で定め、個別の物件については仕様書や個別契約書で詳細を取り決める方法が有効です。清掃基本契約書を作成する主な目的は、次のとおりです。

• 清掃業務の範囲と作業内容を明確にすること
• 清掃頻度、作業時間及び品質基準を統一すること
• 業務委託料や追加費用の負担を明確にすること
• 清掃中の事故や設備破損に関する責任を整理すること
• 継続的な取引における契約変更や解除条件を定めること
• 居住者や施設利用者からの苦情に適切に対応できる体制を整えること

清掃基本契約書は、単に清掃業務を依頼するための書類ではなく、不動産管理会社と清掃業者の責任関係を整理し、安定した建物管理を実現するための重要な契約書です。

不動産管理会社との清掃基本契約書が必要となるケース

清掃基本契約書は、清掃業務を継続的に外部委託する場合や、複数の管理物件について共通の取引条件を設定する場合に活用されます。代表的な利用ケースは、次のとおりです。

1. マンションやアパートの共用部分を清掃する場合

不動産管理会社が、マンションやアパートのエントランス、廊下、階段、エレベーター、ごみ集積所などの清掃を専門業者に委託するケースです。集合住宅では、居住者の日常生活に配慮しながら清掃を実施する必要があります。そのため、契約書には次の事項を定めておくことが重要です。

• 清掃対象となる共用部分の範囲
• 週単位又は月単位の清掃頻度
• 清掃作業を実施する曜日及び時間帯
• ごみ集積所の清掃及び整理方法
• 居住者からの苦情や要望への対応方法
• 鍵や入退館カードの管理方法

これらを明確にすることで、清掃漏れや作業時間に関するトラブルを防止しやすくなります。

2. オフィスビルの定期清掃を委託する場合

オフィスビルでは、日常清掃に加えて、床面洗浄、ワックス塗布、カーペット清掃、ガラス清掃などの定期清掃が必要となる場合があります。特に、テナントが入居している建物では、営業時間や入退館制限を考慮した作業計画が求められます。清掃基本契約書に業務の基本条件を定め、定期清掃の実施日や作業範囲については個別契約又は仕様書で管理することで、柔軟な運用が可能になります。

3. 複数の管理物件を一括して委託する場合

不動産管理会社が複数のマンションや商業施設を管理している場合、清掃業務を同一の清掃会社へ一括委託することがあります。この場合、物件ごとに独立した契約書を作成すると、契約条件の管理が複雑になる可能性があります。清掃基本契約書で共通条件を定め、物件ごとの条件を個別契約で整理することで、契約管理の効率化が期待できます。

4. 商業施設やテナントビルの清掃を委託する場合

商業施設やテナントビルでは、多数の利用者が出入りするため、清掃品質だけでなく、安全管理や衛生管理も重要になります。特に、床面清掃中の転倒事故、清掃薬剤による設備損傷、作業による通行制限などに注意が必要です。契約書に事故防止措置や損害賠償の条件を定めることで、問題発生時の対応を円滑に進めやすくなります。

清掃基本契約書に盛り込むべき主な条項

不動産管理会社との清掃基本契約書では、清掃業務の実施条件に加えて、継続的な取引関係を管理するための条項が重要になります。主な条項とその内容は、次のとおりです。

これらの条項を体系的に整理することで、清掃業務の実施から契約終了までの基本的なルールを明確にできます。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 業務範囲・対象物件に関する条項

清掃基本契約書で特に重要なのが、委託する業務の範囲を明確にする条項です。単に「建物清掃一式」と記載した場合、どの場所まで清掃するのか、どの作業が料金に含まれるのかが不明確になるおそれがあります。例えば、マンションの共用部分清掃であっても、次のように対象箇所が分かれます。

• エントランス及び風除室
• 共用廊下及び階段
• エレベーター内部
• 駐車場及び駐輪場
• ごみ集積所
• 建物外周及び植栽周辺

また、日常清掃と定期清掃では必要な作業内容や費用が異なるため、それぞれの対象範囲を区別することが望まれます。複数物件を対象とする場合は、物件一覧表や清掃仕様書を別紙として添付すると管理しやすくなります。

2. 清掃頻度・作業時間に関する条項

清掃業務では、作業頻度や時間帯についての認識違いがトラブルにつながることがあります。例えば、週3回の清掃契約であっても、祝日の取扱いや作業時間が定められていない場合、実施回数や作業日について意見が分かれる可能性があります。そのため、契約書又は仕様書には次の事項を記載するとよいでしょう。

• 清掃実施曜日
• 1週間又は1か月当たりの清掃回数
• 作業開始時刻及び終了時刻
• 祝日及び年末年始の取扱い
• 悪天候時の作業変更方法
• 作業日変更時の連絡方法

特に居住用マンションでは、早朝や夜間の作業が居住者の生活に影響する可能性があるため、時間帯について事前に合意しておくことが重要です。

3. 清掃品質・業務報告に関する条項

清掃品質は、作業を実施したかどうかだけでなく、契約で定めた状態が確保されているかという観点から管理する必要があります。そのため、清掃基本契約書では、清掃仕様書や作業基準書に基づいて業務を実施することを定めます。また、清掃品質を確認するために、次のような報告方法を取り入れることが考えられます。

• 日常清掃の作業日報
• 定期清掃の完了報告書
• 清掃前後の写真記録
• 設備異常や破損箇所の報告
• 月次の清掃実施状況報告

報告方法をあらかじめ決めておくことで、不動産管理会社が現地に立ち会えない場合でも、業務状況を把握しやすくなります。ただし、写真撮影を行う場合は、居住者や施設利用者の個人情報、プライバシーに配慮する必要があります。

4. 業務委託料・追加費用に関する条項

清掃業務の委託料は、対象物件の規模、作業内容、清掃頻度、必要人員などによって異なります。基本契約書では料金の決定方法を定め、具体的な金額については個別契約や見積書で取り決める方法が一般的です。また、通常の清掃料金に含まれない作業についても明確にすることが重要です。例えば、次のような作業は追加費用の対象となる場合があります。

• 臨時の特別清掃
• 漏水事故後の緊急清掃
• 通常範囲外の高所清掃
• 大規模な床面洗浄
• 通常の清掃に含まれない廃棄物処理
• 契約外の休日・夜間作業

追加費用については、原則として作業開始前に見積金額と実施内容を確認する運用が望まれます。また、継続的な清掃契約では、人件費や資材価格の変動により委託料の見直しが必要になる場合もあります。価格改定の申入れ方法や協議手続を定めておくと、長期的な取引を維持しやすくなります。

5. 安全管理・損害賠償に関する条項

清掃業務では、床面の水濡れによる転倒事故、清掃機械による設備破損、薬剤による建材の変色などが発生する可能性があります。そのため、契約書では安全管理義務と事故発生時の責任分担を明確にする必要があります。具体的には、次の事項が重要です。

• 作業中の安全表示及び立入制限
• 清掃機械や薬剤の適切な使用
• 事故発生時の報告義務
• 設備破損時の修復及び賠償方法
• 第三者に損害が発生した場合の対応
• 賠償責任保険への加入状況

ただし、清掃業者にすべての事故について無条件の責任を負わせるのではなく、事故原因や過失の有無に応じて責任を判断することが重要です。建物の既存設備の不具合や、管理会社側の指示に起因する事故などについても、実際の事情に応じた責任分担が必要になります。

6. 再委託に関する条項

清掃業者が受託した業務の一部を別の清掃会社へ委託する場合、再委託に関するルールが必要です。特に不動産管理会社が管理する建物では、作業員が共用部分や管理区域に立ち入るため、誰が業務を実施するのかを把握しておくことが重要です。再委託を認める場合は、次の条件を定めることが考えられます。

• 再委託前に管理会社の承諾を得ること
• 再委託先にも秘密保持義務を課すこと
• 再委託先の作業品質を管理すること
• 再委託先による事故について責任関係を明確にすること

なお、再委託先の従業員に対して不動産管理会社が直接指揮命令を行うような運用は、契約の実態によって労働者派遣等の法的問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。

7. 契約期間・更新・解除に関する条項

不動産管理会社との清掃契約は、数か月から数年にわたって継続することがあります。そのため、契約期間だけでなく、更新方法や中途解約の条件についても明確にする必要があります。特に確認しておきたい事項は、次のとおりです。

• 契約開始日及び終了日
• 自動更新の有無
• 更新拒絶の通知期限
• 中途解約に必要な予告期間
• 契約違反があった場合の解除条件
• 契約終了時の鍵や資料の返還方法

例えば、管理物件の売却や管理委託契約の終了によって、清掃業務の継続が不要になる場合があります。こうした事情を想定し、基本契約と個別契約の終了条件を整理しておくことが重要です。

清掃基本契約書と個別契約書・清掃仕様書の違い

不動産管理会社との清掃取引では、基本契約書だけでなく、個別契約書や清掃仕様書を併用することがあります。それぞれの役割は異なります。

例えば、基本契約書では損害賠償、秘密保持、契約解除などの共通事項を定めます。一方、個別契約書では対象となるマンション名、所在地、委託料、契約期間などを定めます。さらに清掃仕様書では、エントランスの床清掃を週3回、階段清掃を週1回など、具体的な作業内容を設定します。このように書類の役割を分けることで、複数物件を管理する場合でも契約条件を整理しやすくなります。

不動産管理会社との清掃基本契約書を作成する際の注意点

1. 管理会社の委託権限を確認する

不動産管理会社は、必ずしも建物の所有者ではありません。建物所有者や管理組合から管理業務を受託している場合、清掃業務を外部委託する権限や予算について制限が設けられていることがあります。そのため、契約締結前に管理会社が清掃業務を発注できる立場にあるかを確認することが重要です。特に、分譲マンションの管理組合が関係する場合は、管理委託契約や管理組合の決定事項との整合性にも注意が必要です。

2. 清掃業務と廃棄物処理業務を区別する

清掃業務には、ごみ集積所の清掃や整理が含まれることがあります。しかし、廃棄物の収集運搬や処分については、廃棄物処理法に基づく許可等が必要となる場合があります。清掃業者が通常の清掃業務として行える範囲と、許可を有する廃棄物処理業者が実施すべき業務を区別する必要があります。契約書では、清掃対象となるごみ集積所の管理業務と、廃棄物の収集運搬・処分業務を混同しないようにしましょう。

3. 作業員への指揮命令関係を整理する

清掃業務委託契約では、通常、清掃業者が自社の作業員を指揮監督します。不動産管理会社が清掃業者の作業員に対して日常的に直接指揮命令を行うと、契約書の名称にかかわらず、実態によっては労働者派遣との区別が問題になる場合があります。そのため、業務上の依頼や変更指示は、原則として清掃業者の業務責任者を通じて行う体制が望まれます。

4. 鍵や入退館情報の管理方法を明確にする

清掃業者が管理物件の鍵、カードキー、暗証番号などを預かる場合、紛失や不正使用によるリスクが発生します。契約書には、貸与物の管理方法、第三者への貸与禁止、紛失時の報告義務、契約終了時の返還義務などを定めることが重要です。特にオフィスビルやマンションでは、入退館情報が施設の防犯管理に直結するため、厳格な取扱いが求められます。

5. 法令や取引条件との整合性を確認する

清掃業務の内容によっては、建築物衛生管理に関する法令、労働安全衛生法、廃棄物処理法などが関係します。また、取引当事者の事業規模や委託内容によっては、中小受託取引適正化法などの適用確認が必要になる場合があります。契約書を作成する際は、業務委託料、支払期日、発注条件、契約変更の方法などが適用法令に適合しているか確認することが重要です。

不動産管理会社との清掃基本契約書を電子契約で締結するメリット

清掃基本契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約サービスを利用して締結することもできます。特に、複数の管理物件を扱う不動産管理会社では、電子契約によって契約管理を効率化できる可能性があります。主なメリットは、次のとおりです。

• 契約書の印刷、郵送及び保管にかかる作業を削減できる
• 遠隔地の清掃業者ともオンラインで契約手続きを進められる
• 契約締結日や契約内容を電子データで管理しやすくなる
• 物件ごとの個別契約書を整理しやすくなる
• 契約更新や変更契約の手続きを効率化できる
• 電子契約の方式や保存方法に応じて、契約の成立経緯を確認しやすくなる

また、電子契約で締結する場合、契約内容や締結方法によっては、紙の課税文書に必要となる印紙税が発生しないことがあります。ただし、電子契約を利用する場合でも、契約当事者の権限確認、電子署名の方法、契約データの保存、電子帳簿保存法等の適用関係について確認する必要があります。電子契約サービス「mysign」を活用することで、不動産管理会社と清掃業者間の契約締結や契約書管理をオンラインで進めることができます。

不動産管理会社との清掃基本契約書に関するよくある質問

Q1. 清掃基本契約書と清掃業務委託契約書は同じですか？

どちらも清掃業務を外部委託する際に使用される契約書ですが、基本契約書は継続的な取引に共通する条件を定めることを主な目的としています。一方、清掃業務委託契約書は、特定の物件や業務について具体的な条件まで定める形式で使用されることがあります。ただし、契約書の名称だけで法的性質が決まるわけではなく、実際の契約内容によって判断されます。

Q2. 物件ごとに契約書を作成する必要がありますか？

必ずしも物件ごとに独立した基本契約書を作成する必要はありません。共通条件を基本契約書にまとめ、物件ごとの清掃範囲、料金、作業頻度などを個別契約書や仕様書で定める方法もあります。ただし、物件ごとに発注主体や管理権限が異なる場合は、契約当事者や委託権限を確認する必要があります。

Q3. 清掃業者が作業中に設備を破損した場合はどうなりますか？

清掃業者の責めに帰すべき事由により設備を破損した場合、契約内容や民法等に基づき損害賠償責任が生じることがあります。一方、設備の経年劣化や既存の不具合が原因である場合などは、事故原因や当事者の責任の有無を確認する必要があります。そのため、契約書では事故報告、原因調査、修復方法及び費用負担について定めておくことが重要です。

Q4. 清掃基本契約書は自動更新にできますか？

甲乙が合意すれば、自動更新条項を設けることができます。例えば、契約期間満了日の30日前までに更新拒絶の通知がない場合、同一条件で1年間更新するという形式が考えられます。ただし、自動更新の有無、更新期間、通知期限などは明確に記載する必要があります。

Q5. 清掃基本契約書は電子契約でも有効ですか？

原則として、清掃基本契約書は電子契約でも締結できます。契約当事者の合意が適切に成立していることが重要であり、電子署名や締結履歴などを活用することで、契約の成立や内容を確認するための証拠を残しやすくなります。ただし、契約の内容や関係法令によって個別の確認が必要となる場合があります。

まとめ

不動産管理会社との清掃基本契約書は、マンション、オフィスビル、商業施設などの清掃業務を継続的に委託する際に、取引条件と責任関係を明確にするための重要な契約書です。特に、清掃範囲、作業頻度、品質基準、業務委託料、安全管理、損害賠償、契約解除などの事項を適切に定めることで、業務上の認識違いやトラブルを防止しやすくなります。また、複数の管理物件を扱う場合は、基本契約書と個別契約書、清掃仕様書を組み合わせることで、契約管理の効率化が期待できます。清掃基本契約書を作成する際は、建物の用途や清掃業務の実態に合わせて内容を調整し、双方が無理なく履行できる条件を設定することが大切です。電子契約サービスを活用すれば、契約締結や更新、契約書の保存といった管理業務の効率化にもつながります。不動産管理会社と清掃業者が長期的に安定した取引関係を築くためにも、実際の業務内容に即した清掃基本契約書を整備しましょう。