学校清掃契約書

学校清掃契約書とは？

学校清掃契約書とは、小学校・中学校・高等学校・大学などの学校施設において、清掃業務を外部の清掃業者やビルメンテナンス会社に委託する際に締結する契約書です。学校施設では、教室、廊下、階段、トイレ、体育館、図書室、職員室など、多くの人が利用する場所を清潔に保つ必要があります。特に学校は児童・生徒が日常的に利用する施設であるため、一般的なオフィスビルとは異なり、安全管理や衛生管理、作業時間への配慮が重要になります。学校清掃契約書では、主に次の事項を定めます。

• 清掃対象となる学校施設及び作業範囲
• 日常清掃・定期清掃・特別清掃の内容
• 清掃作業の実施日時及び頻度
• 清掃委託料及び支払条件
• 児童・生徒や教職員の安全確保
• 清掃資機材や洗剤・薬剤の管理
• 学校設備、教材及び備品の取扱い
• 個人情報保護及び秘密保持
• 事故発生時の対応及び損害賠償責任
• 契約期間、更新及び解除条件

これらの事項を契約書に明記することで、学校側と清掃業者側の役割や責任を明確にし、清掃品質の維持とトラブル防止につなげることができます。また、公立学校では地方公共団体の契約規則や清掃業務仕様書、私立学校では学校法人の内部規程などとの整合性を確認することも重要です。

学校清掃契約書が必要となるケース

学校清掃契約書は、学校施設の清掃を外部事業者に委託するさまざまな場面で利用されます。

1. 小学校・中学校の日常清掃を委託する場合

小学校や中学校では、教室、廊下、階段、トイレ、昇降口などの日常的な清掃を外部業者に委託する場合があります。学校では授業時間や休み時間に児童・生徒が移動するため、清掃作業の実施時間や安全確保について明確な取り決めが必要です。例えば、床面洗浄によって通路が滑りやすくなる場合には、注意表示や立入制限を行う必要があります。契約書で作業時間、清掃区域及び安全管理の方法を定めることで、学校生活への影響を抑えながら清掃業務を実施できます。

2. 高等学校や大学の定期清掃を委託する場合

高等学校や大学では、通常の清掃に加えて、床面洗浄、ワックス塗布、窓ガラス清掃などの定期清掃を実施することがあります。これらの作業には専用の機械や薬剤を使用する場合があり、通常清掃とは異なる安全管理や作業時間の調整が必要です。契約書には、定期清掃の頻度、対象区域、使用資機材及び追加費用の取扱いなどを定めておくことが重要です。

3. 体育館・講堂などの大型施設を清掃する場合

体育館や講堂は、授業だけでなく、学校行事、部活動、地域活動などにも利用される施設です。床材や設備の種類によって適切な清掃方法が異なるため、清掃対象や作業方法を具体的に定める必要があります。特に体育館の床面は、使用する洗剤や清掃方法によって滑りやすさや床材の状態に影響が生じる可能性があります。そのため、施設の仕様に適した清掃方法を確認し、契約書や清掃仕様書に反映させることが望まれます。

4. 学校の長期休暇中に特別清掃を実施する場合

夏休み、冬休み、春休みなどの長期休暇は、通常の授業期間中には実施しにくい大規模な清掃を行う機会となります。例えば、次のような業務が考えられます。

• 教室や廊下の床面洗浄・ワックス塗布
• 窓ガラスやサッシの清掃
• 体育館や講堂の集中清掃
• トイレや洗面設備の特別清掃
• 通常清掃では対応できない汚れの除去

長期休暇中であっても、部活動や補習授業、学校行事などが実施される場合があるため、事前に作業日程を調整することが重要です。

学校清掃契約書に盛り込むべき主な条項

学校清掃契約書を作成する際には、業務内容だけでなく、学校施設特有の安全管理や個人情報保護についても定める必要があります。主な条項とその役割は次のとおりです。

これらの条項を整理することで、清掃業務の実施条件を明確にし、契約当事者間の認識の相違を防ぐことができます。なお、表に記載した条項は一般的な構成例であり、すべての契約に一律に必要となるものではありません。実際の業務内容や学校の管理体制に応じて調整することが重要です。

学校清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 清掃業務の範囲を明確にする

学校清掃契約書において、特に重要なのが清掃業務の範囲です。学校施設には多様な部屋や設備が存在するため、単に「校舎内の清掃」と記載するだけでは、具体的な作業範囲が不明確になる可能性があります。例えば、普通教室は清掃対象でも、理科室、保健室、職員室、情報機器室などは対象外とする場合があります。そのため、契約書では清掃対象区域を明示し、必要に応じて別紙清掃仕様書を作成することが望まれます。また、日常清掃と定期清掃を区別することも重要です。

• 日常清掃：床の掃き掃除、拭き掃除、ごみ回収、トイレ清掃など
• 定期清掃：床面洗浄、ワックス塗布、窓ガラス清掃など
• 特別清掃：長期休暇中の集中清掃、臨時の衛生清掃など

清掃の種類ごとに作業内容と頻度を明確にすることで、追加費用や作業漏れをめぐるトラブルを防止できます。

2. 作業日時と学校行事への対応を定める

学校では授業、試験、入学式、卒業式、文化祭、体育祭など、年間を通じてさまざまな行事が実施されます。そのため、清掃業務の実施日時については、学校運営に支障を生じさせないよう配慮する必要があります。契約書には、通常の作業曜日や時間帯だけでなく、学校行事などによって作業日時を変更する場合の手続も定めておくと安心です。また、授業時間外に清掃を行う場合は、施設の施錠や入退館管理についても確認する必要があります。

3. 児童・生徒の安全管理を徹底する

学校清掃業務では、児童・生徒の安全確保が重要な管理事項となります。清掃中に床が濡れていたり、作業機械や清掃用具が通路に置かれていたりすると、転倒や接触事故が発生するおそれがあります。そのため、契約書には次のような安全管理事項を定めることが考えられます。

• 清掃中の注意表示や立入制限の実施
• 清掃用具や洗剤・薬剤の適切な保管
• 児童・生徒の通行時間帯への配慮
• 作業機械を使用する際の安全確保
• 事故発生時の学校への速やかな報告
• 作業員に対する安全教育の実施

特に、児童・生徒が容易に立ち入れる場所で作業する場合には、学校側と清掃業者側で安全管理の方法を事前に共有することが重要です。

4. 清掃資機材と洗剤・薬剤の管理を定める

学校施設では、床材、壁材、机、椅子、設備などにさまざまな素材が使用されています。不適切な洗剤や清掃方法を使用すると、床材の変色、設備の腐食、備品の損傷などが生じる可能性があります。そのため、清掃業者は対象設備に適した洗剤や清掃方法を選択する必要があります。契約書では、清掃資機材の準備者、消耗品の費用負担、保管場所、薬剤の取扱方法などを明確にします。特に、薬剤を使用する場合には、製品の表示や安全データシート等を確認し、必要な安全措置を講じることが重要です。

5. 学校設備や教材の取扱いを定める

学校には、机、椅子、黒板、電子黒板、パソコン、教材、実験器具など、多くの設備や備品があります。清掃作業中にこれらを破損したり、誤って廃棄したりすると、学校運営に支障が生じる可能性があります。そのため、契約書には、清掃業者が学校の許可なく教材や備品を移動、操作又は廃棄してはならない旨を定めることが望まれます。また、理科室や情報機器室など、特別な設備が設置されている場所については、清掃方法や立入条件を別途指定することも重要です。

6. 個人情報保護と秘密保持を定める

学校施設では、児童・生徒の氏名、成績、健康情報、保護者の連絡先など、多くの個人情報が取り扱われています。
清掃作業員が職員室や教室などに立ち入る際、これらの情報を偶然目にする可能性があります。
そのため、清掃業者には秘密保持義務を課し、業務上必要のない情報の閲覧、記録、撮影及び外部への持出しを禁止することが重要です。
また、個人情報の漏えい等が発生した場合の報告方法や対応手順についても定めておく必要があります。
秘密保持義務は、契約終了後も継続するよう規定することが一般的です。

7. 清掃委託料と追加費用を明確にする

学校清掃業務では、月額固定料金や年間契約料金など、さまざまな料金体系が採用されます。
契約書には、委託料の金額、消費税の取扱い、請求方法、支払期限及び支払方法を明記する必要があります。
また、学校行事後の臨時清掃や感染症対策に伴う特別清掃など、通常業務に含まれない作業が発生する場合があります。
こうした追加作業については、事前に作業内容と費用を協議し、合意する仕組みを設けることが重要です。

8. 事故発生時の責任と損害賠償を定める

学校清掃業務では、設備の破損、清掃中の転倒事故、薬剤の誤使用など、さまざまな事故が発生する可能性があります。契約書では、事故発生時の報告義務、応急措置、原因調査、損害賠償の考え方などを明確にします。例えば、清掃業者の過失によって学校設備が破損した場合には、その責任の有無及び範囲に応じた対応が必要となります。一方で、清掃業者に責任のない設備の経年劣化や不可抗力による損害については、具体的な事情を踏まえて判断する必要があります。清掃業者が施設賠償責任保険や請負業者賠償責任保険などに加入しているかを確認することも、リスク管理上有効です。

学校清掃契約書を作成する際の注意点

学校清掃契約書を作成する際には、一般的な清掃業務委託契約とは異なる学校特有の事情を考慮する必要があります。

1. 公立学校と私立学校の違いを確認する

公立学校の清掃業務を委託する場合、契約主体が地方公共団体となることがあり、自治体の契約規則、入札条件、仕様書などが適用される場合があります。一方、私立学校では学校法人等が契約主体となり、法人の内部規程や契約手続に従って契約を締結することが一般的です。そのため、契約書の作成にあたっては、実際の契約主体及び適用される規則を確認することが重要です。

2. 清掃仕様書を別紙で作成する

学校清掃契約書では、契約本文だけでなく、清掃仕様書を別紙として作成することが効果的です。清掃仕様書には、次の事項を記載すると実務上の管理がしやすくなります。

• 清掃対象となる建物及び区域
• 清掃場所ごとの作業内容
• 清掃の実施頻度
• 使用する清掃機械や洗剤
• 清掃品質の確認方法
• 作業報告書の提出方法
• 特別清掃の実施条件

仕様書を具体的に作成することで、学校側と清掃業者側の認識を一致させやすくなります。

3. 学校行事や長期休暇への対応を決める

学校では、通常授業期間と長期休暇期間で施設の利用状況が大きく異なります。そのため、通常清掃の実施日だけでなく、長期休暇中の清掃、学校行事に伴う日程変更、臨時清掃などの対応方法を定めておくことが望まれます。特に、学校行事による作業中止や日程変更が発生した場合の費用負担については、事前に合意しておくことが重要です。

4. 作業員の入退館管理を徹底する

学校施設では、防犯上の観点から外部事業者の立入りを適切に管理する必要があります。清掃業者の作業員については、入退館方法、作業可能区域、鍵の管理、身分確認などのルールを定めることが望まれます。また、作業員の変更が生じた場合には、必要に応じて学校側へ事前に通知する仕組みを設けることも有効です。

5. 清掃業務と廃棄物処理業務を区別する

学校清掃では、ごみの回収や分別が業務に含まれることがあります。ただし、施設内のごみを指定集積場所へ移動する作業と、廃棄物を施設外へ収集運搬・処分する業務は、法令上の取扱いが異なる場合があります。特に、廃棄物処理法に基づく許可や委託契約が必要となる業務については、清掃契約とは別に適切な手続を確認する必要があります。

6. 労務管理と指揮命令関係を明確にする

学校清掃業務を業務委託契約として実施する場合、清掃業者が自社の作業員に対する指揮命令や労務管理を行うことが基本となります。学校側が清掃業者の作業員に直接かつ継続的に具体的な作業指示を行う運用は、契約形態と実態によっては労働者派遣との区別が問題になる場合があります。そのため、学校側からの業務上の要望は、原則として清掃業者の業務責任者を通じて伝達するなど、適切な管理体制を整えることが重要です。

学校清掃契約書を締結するまでの流れ

学校清掃契約書は、次の手順で作成・締結すると円滑に進められます。

1. 清掃対象施設の確認：名、対象建物、清掃面積、清掃区域及び設備の状況を確認する。

2. 清掃業務の内容を決定：日常清掃、定期清掃、特別清掃の範囲と実施頻度を整理する。

3. 作業日時と安全管理方法を協議：授業時間、学校行事、児童・生徒の動線などを考慮して作業条件を決める。

4. 委託料と費用負担を決定：清掃料金、消耗品費、追加作業費及び支払条件を確認する。

5. 契約書と清掃仕様書を作成：合意した内容を契約書本文及び別紙仕様書に反映する。

6. 契約内容を確認して締結：双方で契約条件を確認し、書面又は電子契約により締結する。

7. 業務開始後の管理：作業報告、品質確認、安全管理及び必要な改善を継続して行う。

契約締結前に清掃対象施設を現地確認し、作業条件を具体的に把握しておくことで、契約締結後の認識の相違を減らすことができます。

学校清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 学校清掃契約書と一般的な清掃業務委託契約書の違いは何ですか？

学校清掃契約書は、一般的な清掃業務委託契約書の内容に加えて、児童・生徒の安全確保、学校行事への対応、教材や教育機器の取扱い、学校内の個人情報保護など、学校施設特有の管理事項を重視する点が特徴です。

Q2. 学校清掃契約書には清掃仕様書が必要ですか？

すべての契約で別紙清掃仕様書の作成が法律上義務付けられているわけではありません。しかし、学校施設は清掃対象が広範囲に及ぶことが多いため、作業内容、実施頻度、品質基準などを具体的に定めた仕様書を作成することが望まれます。

Q3. 学校行事によって清掃作業が中止になった場合、料金はどうなりますか？

料金の取扱いは、契約書に定めた条件によって異なります。作業の延期、中止、代替実施、委託料の減額又は追加費用の発生などについて、事前に取り決めておくことが重要です。

Q4. 清掃業者が学校設備を破損した場合、誰が責任を負いますか？

清掃業者の責めに帰すべき事由によって設備が破損した場合、契約内容及び法令に基づき、清掃業者が損害賠償責任を負う可能性があります。ただし、実際の責任の有無や範囲は、事故の原因、過失の有無、設備の状態などを踏まえて判断されます。

Q5. 学校清掃契約書は電子契約で締結できますか？

学校清掃契約書は、原則として電子契約による締結も可能です。ただし、公立学校に関する契約では、地方公共団体の契約規則や電子契約の運用条件を確認する必要があります。私立学校においても、学校法人の内部規程や契約権限を確認したうえで電子契約を利用することが望まれます。

学校清掃契約書を電子契約で締結するメリット

学校清掃契約書は、電子契約サービスを利用することで、契約書の作成から締結、保管までの手続きを効率化できます。特に、複数の学校施設を管理する法人や、複数の学校と契約する清掃業者にとって、契約書を電子的に管理するメリットがあります。

• 契約手続きの効率化：契約書の印刷、郵送、返送などの手間を削減できる。
• 契約締結までの時間短縮：学校側と清掃業者側がオンラインで契約内容を確認し、締結できる。
• 契約書の一元管理：複数の学校施設に関する契約書を電子データで整理できる。
• 契約更新時の確認が容易：過去の契約条件を参照しながら更新手続きを進めやすくなる。
• 保管スペースの削減：紙の契約書を保管するための物理的なスペースを削減できる。

mysign（マイサイン）などの電子契約サービスを活用することで、学校清掃契約書の締結や管理を効率化できます。ただし、電子契約を利用する際には、契約当事者の権限、本人確認方法、電子署名の方式、記録の保存方法などを確認することが重要です。

まとめ

学校清掃契約書は、学校施設の清掃業務を外部の清掃業者やビルメンテナンス会社に委託する際に、業務内容や契約条件を明確にするための重要な書類です。学校施設では、一般的なオフィスビルとは異なり、児童・生徒の安全確保、学校行事への対応、教材や教育機器の管理、個人情報保護など、特有の配慮が求められます。そのため、清掃範囲や作業時間、委託料などの基本条件に加えて、安全管理、衛生管理、秘密保持、事故対応、損害賠償などについても契約書で明確に定めることが重要です。また、清掃仕様書を別紙として作成し、清掃場所ごとの作業内容や頻度を具体的に定めることで、業務品質の維持とトラブル防止につながります。学校清掃契約書のひな形を活用する際には、学校の設置主体や施設の状況、実際の清掃業務に合わせて内容を調整し、双方が十分に確認したうえで契約を締結しましょう。