テナント清掃基本契約書

テナント清掃基本契約書とは？

テナント清掃基本契約書とは、店舗・事務所・商業施設などのテナントにおける清掃業務を、清掃業者やビルメンテナンス会社へ継続的に委託する際に締結する契約書です。清掃業務の委託者と受託者の間で、清掃範囲、作業内容、実施頻度、委託料、清掃品質、安全管理、損害賠償、契約期間などの基本条件を明確にする役割があります。テナント清掃には、日常清掃や定期清掃をはじめ、床面洗浄、ガラス清掃、トイレ清掃、ごみの回収など、さまざまな業務が含まれます。施設の用途や営業時間によって求められる作業内容が異なるため、事前に契約条件を整理しておくことが重要です。特に、継続的な清掃委託では、作業内容の認識違いや追加料金、設備の破損、清掃品質などをめぐるトラブルが発生する可能性があります。テナント清掃基本契約書を作成することで、こうした問題を未然に防ぎ、委託者と清掃業者が安定した取引関係を築きやすくなります。

テナント清掃基本契約書が必要となるケース

テナント清掃基本契約書は、清掃業務を継続的に外部委託する場合に利用されます。代表的な利用ケースは、以下のとおりです。

• オフィスビルのテナント清掃を委託する場合
  オフィス内の床清掃、トイレ清掃、ごみ回収などを清掃会社に定期的に依頼する際に使用します。
• 商業施設やショッピングモールの清掃を委託する場合
  店舗区画、通路、出入口などの清掃範囲や作業時間を明確にするために利用します。
• 飲食店や小売店舗の清掃を委託する場合
  営業時間外の床面洗浄、水回り清掃、定期的な特別清掃などを依頼する際に使用します。
• ビル管理会社が清掃業務を外注する場合
  管理物件の清掃業務を外部の清掃会社へ委託し、品質管理や責任分担を定めるために利用します。
• 複数のテナントを一括して清掃委託する場合
  複数施設に共通する契約条件を基本契約で定め、施設ごとの作業内容を個別契約で管理する際に使用します。

このように、テナント清掃基本契約書は、単発の清掃依頼よりも、定期的かつ継続的な清掃サービスの取引に適しています。

テナント清掃基本契約書に盛り込むべき主な条項

テナント清掃基本契約書では、業務の実施条件だけでなく、事故や契約終了時の対応についても定めることが重要です。主な条項とその内容は、次のとおりです。

これらの条項を体系的に整理することで、清掃業務の実施から契約終了までの基本的なルールを明確にできます。

テナント清掃基本契約書の重要条項と実務ポイント

1. 対象施設・清掃範囲に関する条項

テナント清掃契約では、どの施設のどの部分を清掃するのかを明確にする必要があります。例えば、同じオフィスビルでも、テナント専有部分と共用部分では管理者や清掃責任者が異なる場合があります。清掃対象を曖昧にしたまま契約すると、契約に含まれていない場所の清掃を求められたり、必要な場所が清掃されなかったりする可能性があります。契約書には、以下の事項を記載することが望まれます。

• 対象施設の名称及び所在地
• 清掃対象となる階数や区画
• 専有部分と共用部分の区分
• 清掃対象面積
• 清掃対象外となる場所

複数施設を対象とする場合は、施設ごとの清掃仕様書を作成し、基本契約と組み合わせて管理すると効率的です。

2. 清掃業務の内容に関する条項

清掃業務の内容は、契約上のトラブルを防止するために特に重要な項目です。単に「施設内の清掃を行う」と記載するだけでは、具体的な作業範囲が不明確になります。そのため、日常清掃、定期清掃、特別清掃などの区分を設け、作業内容を具体的に定めることが望まれます。例えば、次のように整理できます。

また、高所作業や特殊洗浄など、通常の清掃業務に含まれない作業については、別途見積りや個別契約を必要とする旨を定めておくと安心です。

3. 清掃日時・作業頻度に関する条項

テナント清掃では、施設の営業時間や利用状況に応じて作業日時を設定する必要があります。特に、飲食店や小売店舗では、営業時間中の清掃が営業活動や顧客対応に影響する場合があります。そのため、契約書や清掃仕様書には、以下の事項を記載します。

• 清掃を実施する曜日及び時間帯
• 週単位又は月単位の清掃頻度
• 営業時間外に作業する場合の入退館方法
• 清掃日時を変更する場合の連絡方法
• 臨時清掃や緊急清掃の対応条件

清掃日時の変更については、事前通知の期限や追加費用の有無を定めることで、作業員の配置や業務調整を円滑に行えます。

4. 委託料・追加料金に関する条項

委託料に関する条項では、基本料金だけでなく、追加料金が発生する条件を明確にすることが重要です。継続的な清掃契約では、月額固定料金を採用するケースがありますが、清掃面積や作業頻度が変更された場合には、料金の見直しが必要になることがあります。契約書には、次の事項を定めておくとよいでしょう。

• 月額又は作業単位の委託料
• 消費税の取扱い
• 請求書の発行日及び支払期限
• 銀行振込手数料の負担者
• 追加清掃や特別清掃の料金
• 清掃範囲や作業頻度の変更に伴う料金改定

特に、予定外の汚れへの対応や緊急清掃については、追加料金の算定方法を事前に合意しておくことで、請求時の認識違いを防止できます。

5. 清掃品質・業務報告に関する条項

清掃品質は、委託者と受託者の間で認識の違いが生じやすい項目です。例えば、清掃業者が通常の作業を完了していても、委託者が期待する仕上がりに達していないと感じる場合があります。このような問題を防ぐためには、清掃品質の基準や確認方法を明確にすることが重要です。

• 清掃箇所ごとの作業基準
• 清掃後の確認方法
• 作業報告書の提出方法
• 清掃不備があった場合の再清掃条件
• 改善要請への対応期限

清掃チェックリストや作業報告書を活用すると、実施状況を客観的に確認しやすくなります。ただし、通常の清掃では除去できない経年劣化や材質内部の変色などについては、清掃不備と区別して取り扱う必要があります。

6. 安全管理・設備保護に関する条項

清掃作業では、濡れた床による転倒事故、洗剤による設備の変色、清掃機械による什器の破損などが発生する可能性があります。そのため、清掃業者が適切な安全管理を実施することを契約書に明記する必要があります。特に、次の事項が重要です。

• 作業員への安全教育
• 清掃機械や洗剤の適切な使用
• 床面清掃時の転倒防止措置
• 施設設備や什器の保護
• 事故発生時の報告及び応急対応

施設の営業時間中に清掃する場合は、利用者の安全確保にも十分な配慮が必要です。また、清掃対象となる床材や設備の材質に応じて、使用できる洗剤や清掃方法を指定することも有効です。

7. 鍵・入館証の管理に関する条項

テナント清掃では、営業時間外に作業するため、清掃業者へ鍵や入館証を貸与する場合があります。鍵の紛失や不正使用は、施設の防犯上の問題につながる可能性があるため、管理方法を明確にする必要があります。契約書では、鍵の複製禁止、第三者への貸与禁止、紛失時の報告義務、契約終了時の返還義務などを定めます。特に、機密性の高いオフィスや高額商品を扱う店舗では、入退館記録の管理や作業員の立入り可能区域を定めることも検討するとよいでしょう。

8. 損害賠償・保険に関する条項

清掃作業中に施設設備や商品などを破損した場合、損害賠償をめぐる問題が発生する可能性があります。そのため、清掃業者の責任範囲と損害発生時の対応方法を契約書に定めておくことが重要です。例えば、次のような事故が考えられます。

• 清掃機械による床材や壁面の損傷
• 洗剤の使用による設備や什器の変色
• 清掃中の備品や商品の破損
• 作業中の不注意による漏水事故
• 安全措置の不足による第三者の転倒事故

契約書では、事故の報告方法、損害の確認手続、原状回復の方法、損害賠償の範囲などを定めます。また、業務内容に応じて賠償責任保険への加入を検討することで、万一の事故に備えやすくなります。

9. 契約期間・更新・中途解約に関する条項

継続的な清掃委託では、契約期間と更新条件を明確にすることが重要です。例えば、契約期間を1年間とし、期間満了前に更新拒絶の通知がなければ自動更新する方式が考えられます。また、テナントの退去や閉店、管理会社の変更などにより、契約期間中に清掃業務が不要となる場合もあります。そのため、次の事項を定めておくとよいでしょう。

• 契約開始日及び終了日
• 自動更新の有無
• 更新拒絶の通知期限
• 中途解約の通知方法及び期限
• 解約時の委託料や費用の精算方法

中途解約時の精算条件を明確にすることで、未実施業務の料金や既に手配した資機材の費用をめぐるトラブルを防止できます。

テナント清掃基本契約書を作成する際の注意点

1. 清掃仕様書を別途作成する

テナント清掃基本契約書では、共通する取引条件を定め、具体的な作業内容については清掃仕様書で管理する方法が有効です。清掃仕様書には、清掃箇所、作業内容、実施頻度、使用資機材、品質基準などを記載します。特に、複数のテナントや施設を対象とする場合、施設ごとの条件を仕様書で管理することで、契約内容の変更にも対応しやすくなります。

2. 専有部分と共用部分の区分を確認する

テナントビルでは、専有部分と共用部分で清掃の発注者や管理責任者が異なる場合があります。例えば、店舗内部はテナントが清掃を委託し、共用廊下やエントランスはビル管理会社が清掃を委託しているケースがあります。清掃範囲が重複したり、清掃対象から漏れたりしないよう、管理規約や賃貸借契約の内容も確認することが重要です。

3. 廃棄物の取扱いを明確にする

清掃業務に伴うごみの回収と、廃棄物の収集運搬・処分は、区別して考える必要があります。施設内のごみを指定場所へ移動する作業と、施設外へ廃棄物を運搬する業務では、法令上求められる条件が異なる場合があります。特に、事業系一般廃棄物や産業廃棄物については、廃棄物処理法及び自治体のルールを確認し、必要な許可や委託契約の有無を判断することが重要です。

4. 再委託の条件を定める

清掃業者が別の清掃会社や協力会社に業務を再委託する場合、委託者の承諾を必要とするかを定めておくことが望まれます。また、再委託先による事故や秘密情報の漏えいなどについて、元の受託者がどのような責任を負うのかも明確にする必要があります。なお、廃棄物処理など法令上特別な再委託規制がある業務については、一般的な清掃業務の再委託条項だけで対応できるとは限りません。

5. 偽装請負とならないよう業務指示の方法に注意する

清掃業務を請負又は業務委託として契約する場合、委託者が清掃会社の作業員に対して直接指揮命令を行うと、契約の実態によっては労働者派遣との区別が問題になる場合があります。そのため、清掃作業員への具体的な指示や労務管理は、原則として受託者側の業務責任者が行う体制を整えることが重要です。契約書の名称だけでなく、実際の業務運営が適法な委託形態となっているかを確認する必要があります。

6. 契約書と実際の業務内容を一致させる

契約書に記載された清掃範囲や作業頻度と、実際の業務内容が異なる状態が続くと、料金や責任範囲について問題が生じる可能性があります。業務内容が変更された場合は、口頭の指示だけで済ませず、変更合意書、個別契約、清掃仕様書などに反映することが望まれます。

テナント清掃基本契約書を電子契約で締結するメリット

テナント清掃基本契約書は、電子契約サービスを利用して締結することもできます。電子契約を活用することで、契約書の印刷、郵送、押印、保管などの事務作業を削減しやすくなります。特に、複数のテナントや管理物件を扱うビルメンテナンス会社では、契約管理の効率化が期待できます。主なメリットは、以下のとおりです。

• 契約締結の迅速化
  清掃会社と委託者が離れた場所にいても、オンラインで契約手続きを進められます。
• 契約書の管理効率化
  施設ごとの契約書や更新状況を電子データで管理しやすくなります。
• 郵送・印刷コストの削減
  紙の契約書を印刷、郵送する手間や費用を削減できます。
• 契約更新時の手続き簡素化
  契約更新や清掃条件の変更に伴う合意書を電子的に締結できます。
• 契約内容の確認が容易
  過去の契約書や変更履歴を検索し、必要な情報を確認しやすくなります。

電子契約サービス「mysign」を活用すれば、テナント清掃基本契約書をはじめ、清掃業務委託契約書、清掃仕様変更合意書、定期清掃契約書などの契約手続きをオンラインで進めることができます。なお、電子契約を利用する場合は、本人確認、契約成立の証拠、電子署名の方式、電子帳簿保存法への対応などについて、取引内容に応じた確認が必要です。

テナント清掃基本契約書に関するよくある質問

Q1. テナント清掃基本契約書と清掃業務委託契約書の違いは何ですか？

テナント清掃基本契約書は、継続的な清掃取引に共通する条件を定める契約書です。一方、清掃業務委託契約書は、特定の施設や清掃業務について具体的な条件を定める場合にも使用されます。ただし、契約書の名称によって法的な性質が一律に決まるわけではなく、実際の契約内容によって判断されます。

Q2. テナント清掃基本契約書は必ず作成しなければなりませんか？

一般的な清掃業務委託について、すべての取引で「テナント清掃基本契約書」という名称の書面を作成する法律上の義務があるわけではありません。ただし、取引条件の明確化やトラブル防止のため、書面又は電子契約による合意を残すことが望まれます。また、取引当事者や業務内容によっては、取適法やフリーランス法などに基づく取引条件の明示義務が適用される場合があります。

Q3. 清掃作業中に設備を破損した場合、誰が責任を負いますか？

清掃作業中の設備破損については、事故の原因、清掃業者の過失の有無、契約内容などを踏まえて責任を判断します。清掃業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合は、契約及び法令に従って損害賠償責任を負うことがあります。

Q4. 清掃範囲や作業頻度を途中で変更できますか？

甲乙双方が合意すれば、契約期間中でも清掃範囲や作業頻度を変更できます。変更に伴って委託料や作業時間が変わる場合は、変更内容を書面又は電磁的方法で記録しておくことが重要です。

Q5. テナント清掃基本契約書は電子契約でも有効ですか？

一般的なテナント清掃基本契約は、法令上特別な方式が要求される場合を除き、電子契約によって締結することが可能です。電子契約を利用する場合は、当事者の合意を適切に確認できる方法を採用し、締結後の契約データを適切に保存することが重要です。

まとめ

テナント清掃基本契約書は、店舗、事務所、商業施設などの清掃業務を継続的に委託する際に、委託者と清掃業者の権利義務を明確にするための契約書です。清掃範囲、作業頻度、委託料、品質基準、安全管理、損害賠償、契約期間などを事前に定めることで、業務内容の認識違いや料金トラブルを防止しやすくなります。特に、複数施設の清掃を受託する場合や、長期間にわたって清掃サービスを提供する場合は、基本契約と個別契約、清掃仕様書を組み合わせて管理する方法が有効です。また、電子契約を活用することで、契約締結や更新手続きの効率化、契約書の管理負担の軽減も期待できます。テナント清掃基本契約書のひな形を活用し、実際の施設条件や清掃業務の内容に合わせて必要な条項を調整することで、継続的で円滑な清掃取引の基盤を整えることができます。