施設内撮影禁止誓約書（清掃業・ビルメンテナンス）

施設内撮影禁止誓約書とは？

施設内撮影禁止誓約書とは、清掃業やビルメンテナンス業に従事する従業員、作業員、外部スタッフなどが、業務中に立ち入る施設内で無断撮影や録音を行わないことを誓約するための書類です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院、ホテル、工場などの清掃・設備管理業務では、作業員が施設内部の設備、書類、個人情報、警備設備などに接する機会があります。近年はスマートフォンやウェアラブルカメラなどによって簡単に写真や動画を撮影できるため、施設内での無断撮影やSNSへの投稿による情報漏えいが問題となる可能性があります。施設内撮影禁止誓約書を作成することで、次の事項を明確にできます。

• 施設内で禁止される写真撮影・動画撮影・録音の範囲
• スマートフォンや撮影機器の使用ルール
• 清掃作業の報告など業務上必要な撮影の許可条件
• 撮影データの保存・共有・削除に関するルール
• SNSやインターネットへの無断投稿の禁止
• 個人情報や施設の機密情報の保護義務
• 違反や情報漏えいが発生した場合の報告・対応方法

施設内撮影禁止誓約書は、施設管理者と清掃業務従事者の認識を統一し、情報漏えいやプライバシー侵害などのトラブルを予防するために役立ちます。

施設内撮影禁止誓約書が必要となるケース

施設内撮影禁止誓約書は、清掃業務や設備管理業務において、施設内部の情報や利用者のプライバシーを保護する必要がある場合に活用できます。特に、次のようなケースで作成が推奨されます。

1. オフィスビルの清掃業務を行う場合

オフィスビルの清掃スタッフは、執務室、会議室、共用スペース、廊下などに立ち入ることがあります。これらの場所には、企業の業務資料、パソコン画面、ホワイトボード、契約書など、外部に公開されていない情報が存在する場合があります。清掃スタッフによる無断撮影を禁止することで、企業の営業秘密や業務情報の漏えいリスクを軽減できます。

2. 商業施設やショッピングモールを清掃する場合

商業施設では、店舗のバックヤード、商品保管場所、従業員専用区域などに清掃スタッフが立ち入ることがあります。施設内の撮影ルールを明確にすることで、店舗の内部情報や防犯設備、顧客情報などが無断で記録・公開されることを防止できます。

3. マンションや集合住宅の清掃を行う場合

マンションの共用部分を清掃する際には、居住者の姿、郵便受け、宅配物、駐車車両などが撮影対象に含まれる可能性があります。無断撮影を禁止することで、居住者のプライバシー保護や個人情報の適切な管理につながります。

4. 病院や介護施設の清掃業務を行う場合

病院や介護施設では、患者や利用者の個人情報、診療に関する資料、医療設備などに接する場合があります。特に、患者や利用者の健康状態に関する情報は慎重な取扱いが必要です。施設内撮影禁止誓約書を活用し、撮影禁止区域や情報管理のルールを明確にしておくことが重要です。

5. 工場や研究施設の設備管理を行う場合

工場や研究施設には、製造設備、研究機器、製造工程、技術資料など、企業の競争力に関わる情報が存在する場合があります。清掃スタッフや設備管理スタッフが無断で写真や動画を撮影すると、技術情報や営業秘密の漏えいにつながるおそれがあります。そのため、撮影禁止誓約書と秘密保持契約書を組み合わせて運用することも有効です。

施設内撮影禁止誓約書に記載すべき主な項目

施設内撮影禁止誓約書を作成する際には、撮影禁止の対象や例外、情報管理方法、違反時の対応などを具体的に定めることが重要です。主な記載項目は次のとおりです。

これらの項目を整理しておくことで、施設管理者と業務従事者の間で撮影ルールを共有しやすくなります。

施設内撮影禁止誓約書の主な条項と解説

1. 目的条項

目的条項では、施設内撮影禁止誓約書を作成する理由を明確にします。清掃業やビルメンテナンス業では、作業員が施設の内部情報や個人情報に接する機会があるため、無断撮影や情報漏えいの防止を目的として定めます。また、施設の安全管理や利用者のプライバシー保護についても記載しておくと、誓約書の趣旨が伝わりやすくなります。

2. 対象施設及び業務に関する条項

対象施設及び業務に関する条項では、撮影禁止ルールが適用される施設、区域、業務内容を定めます。例えば、オフィスビルの清掃業務であれば、共用部分だけでなく、執務室、会議室、機械室、設備室なども対象になる場合があります。対象区域が曖昧なままでは、作業員が撮影禁止の範囲を正しく理解できない可能性があります。そのため、施設名称、所在地、対象区域、業務従事期間などを明記しておくことが重要です。

3. 撮影等の禁止条項

撮影禁止条項は、施設内撮影禁止誓約書の中心となる条項です。スマートフォン、デジタルカメラ、タブレット端末、ウェアラブルカメラなどを利用した無断撮影を禁止することを定めます。撮影禁止の対象には、次のようなものがあります。

• 施設内部の設備や機械
• 施設利用者や従業員の姿
• 業務資料、契約書、名簿などの書類
• 防犯カメラや警備設備
• パソコン画面や電子掲示板
• 清掃作業中の風景や作業状況

また、写真や動画だけでなく、録音や画面収録なども禁止対象に含めることで、幅広い記録行為に対応できます。

4. 撮影機器の管理条項

撮影機器の管理条項では、スマートフォンやカメラなどの使用制限を定めます。例えば、機密性の高い施設では、撮影機器の持込み自体が制限される場合があります。一方、清掃スタッフが業務連絡のためにスマートフォンを使用する必要がある場合もあります。そのため、撮影機器の持込みを全面的に禁止するのか、業務連絡に限って使用を認めるのかなど、施設の運用に合わせてルールを設定することが重要です。

5. 業務上必要な撮影の例外条項

清掃業やビルメンテナンス業では、作業報告や設備点検のために写真撮影が必要になる場合があります。例えば、次のような場面が考えられます。

• 清掃前後の状態を比較するための写真撮影
• 設備の破損や故障箇所の記録
• 清掃作業の完了報告
• 修繕が必要な箇所の報告
• 事故や災害が発生した場合の状況記録

このような業務上必要な撮影については、事前に施設管理者などの承諾を得ることで例外的に認める方法が考えられます。ただし、撮影が認められた場合でも、撮影範囲や保存先、共有先を限定することが重要です。

6. 撮影データの管理条項

撮影データの管理条項では、許可を得て撮影した写真や動画の取扱いを定めます。特に、清掃スタッフが私物のスマートフォンで撮影した写真を個人のクラウドサービスに保存すると、意図しない情報共有や漏えいにつながる可能性があります。そのため、次のようなルールを設けることが考えられます。

• 撮影データは会社が指定した保存先に保存する
• 私物端末への無断保存を禁止する
• 業務目的以外での利用を禁止する
• 第三者への無断送信や共有を禁止する
• 保存期間を定め、不要となったデータを適切に削除する

撮影データに個人情報が含まれる場合には、個人情報保護法などの関係法令にも配慮する必要があります。

7. SNS及びインターネットへの投稿禁止条項

SNS投稿禁止条項では、施設内で撮影した写真や動画をインターネット上に無断公開しないことを定めます。Instagram、X、TikTok、YouTubeなどのSNSに限らず、ブログや掲示板、限定公開のグループなども対象に含めることが考えられます。例えば、清掃スタッフが作業風景を個人のSNSに投稿した場合、背景に施設の内部構造、書類、利用者などが写り込む可能性があります。また、施設名を記載していなくても、映像に含まれる情報から施設が特定される場合があります。そのため、匿名化した写真や動画であっても、無断公開を禁止する旨を明記しておくことが重要です。

8. 秘密情報及び個人情報の保護条項

清掃業務や設備管理業務では、作業員が業務上知り得た情報を適切に管理する必要があります。秘密情報や個人情報の保護条項では、施設内で知り得た非公開情報を業務目的以外で利用したり、第三者へ開示したりしないことを定めます。特に、次の情報には注意が必要です。

• 施設の警備体制や入退室管理方法
• 防犯設備や鍵の管理に関する情報
• 施設利用者や従業員の個人情報
• 企業の営業情報や契約情報
• 施設内部の非公開図面や設備配置

また、業務終了後も秘密情報を無断で公開しないことを定めておくと、退職者や契約終了後の外部スタッフによる情報漏えいの防止にも役立ちます。

9. 違反・事故発生時の報告条項

違反や事故が発生した場合の報告条項では、無断撮影や撮影データの紛失、誤送信、漏えいなどが発生した際の対応を定めます。例えば、撮影した写真を誤って第三者に送信した場合、速やかに会社や施設管理者へ報告する必要があります。報告事項としては、発生日時、撮影内容、使用機器、保存先、第三者への送信の有無などが考えられます。早期に報告する仕組みを整備しておくことで、被害の拡大防止や再発防止策の検討につながります。

10. 違反時の措置及び損害賠償条項

違反時の措置に関する条項では、誓約書に違反した場合に講じる対応を定めます。例えば、違反行為の中止、撮影データの削除要求、施設への立入り制限、再発防止教育などが考えられます。また、故意又は過失による違反によって損害が発生した場合には、法令や契約関係に従って損害賠償責任が生じる可能性があります。ただし、従業員に対する懲戒処分や損害賠償請求については、労働関係法令や就業規則、具体的な事情を踏まえて判断する必要があります。誓約書に違反したことのみを理由として、無条件に高額な違約金を請求できるわけではありません。

施設内撮影禁止誓約書と秘密保持契約書の違い

施設内撮影禁止誓約書と秘密保持契約書は、いずれも情報漏えいの防止を目的とする書類ですが、主な対象や役割が異なります。

施設内撮影禁止誓約書は、写真や動画などの記録行為に重点を置いています。一方、秘密保持契約書は、書面、電子データ、口頭で知り得た情報など、幅広い秘密情報の取扱いを定めるものです。清掃会社が機密性の高い施設の管理業務を受託する場合には、両方の書類を併用することで、情報管理ルールをより明確にできます。

施設内撮影禁止誓約書を作成する際の注意点

施設内撮影禁止誓約書を作成する際には、単に撮影を禁止するだけでなく、業務上の必要性や関係法令との整合性を考慮する必要があります。

1. 撮影禁止区域を具体的に定める

施設内のすべての区域を撮影禁止とする場合もあれば、機械室や執務室など特定の区域のみを対象とする場合もあります。撮影禁止の範囲が不明確だと、従業員がルールを正しく理解できない可能性があります。施設の用途や管理体制に応じて、対象区域を具体的に設定することが重要です。

2. 業務上必要な撮影まで一律に禁止しない

清掃業務では、作業前後の写真や設備異常の記録など、撮影が必要になる場面があります。これらを一律に禁止すると、業務報告や品質管理に支障が生じる可能性があります。そのため、事前承諾を得た場合には撮影を認めるなど、実務に対応した例外規定を設けることが望まれます。

3. 撮影データの保存先を明確にする

撮影を許可する場合は、保存先や共有方法をあらかじめ決めておくことが重要です。例えば、会社が管理するクラウドストレージや業務報告システムを利用することで、私物端末への保存や個人アカウントを通じた情報共有のリスクを軽減できます。

4. 従業員への周知と教育を実施する

誓約書に署名してもらうだけでは、すべての従業員が内容を十分に理解できるとは限りません。新規採用時、施設への配属時、業務開始前などに撮影禁止ルールを説明することが重要です。特に、外国人スタッフや短期アルバイトなどが従事する場合には、理解しやすい言葉や具体例を用いて説明することが望まれます。

5. 私物端末の確認は適切な範囲で行う

無断撮影が疑われる場合であっても、従業員の私物スマートフォンを無制限に確認できるわけではありません。端末の確認やデータ調査については、本人のプライバシー、調査の必要性、合理性、関係法令などを踏まえて適切に実施する必要があります。

6. 公益通報などの正当な行為を妨げない

撮影禁止誓約書は、違法行為の適法な通報や法令に基づく記録などを不当に妨げる目的で使用してはなりません。そのため、公益通報その他法令によって保護される行為については、必要な例外を設けることが重要です。

7. 業務委託契約や就業規則との整合性を確認する

清掃業やビルメンテナンス業では、施設管理者、清掃会社、再委託先、作業員など、複数の関係者が存在する場合があります。そのため、施設内撮影禁止誓約書の内容が、業務委託契約、秘密保持契約、就業規則、施設管理規則などと矛盾しないようにする必要があります。

施設内撮影禁止誓約書の作成・運用の流れ

施設内撮影禁止誓約書を実際に導入する際は、次の手順で進めると管理しやすくなります。

• 1. 対象施設と撮影禁止区域を確認する：施設の管理規則やセキュリティ要件を確認し、撮影禁止の対象となる区域を整理します。
• 2. 業務上必要な撮影を洗い出す：清掃報告、設備点検、修繕報告など、例外的に撮影が必要な業務を確認します。
• 3. 誓約書を作成する：撮影禁止事項、データ管理、SNS投稿禁止、違反時の対応などを定めます。
• 4. 従業員や外部スタッフへ説明する：撮影禁止の目的や具体的な禁止行為を説明し、内容を理解してもらいます。
• 5. 署名又は電子署名を取得する：業務開始前に誓約書への署名を取得し、記録を保管します。
• 6. 定期的に運用状況を確認する：撮影ルールの遵守状況を確認し、必要に応じて内容を見直します。

誓約書の作成だけでなく、従業員への説明や運用状況の確認を継続することが、実効性のある情報管理体制につながります。

施設内撮影禁止誓約書は電子契約でも締結できる？

施設内撮影禁止誓約書は、一般的に紙への署名だけでなく、電子署名などを利用した電子的な方法でも作成・管理できます。電子契約サービスを利用することで、清掃スタッフや設備管理スタッフが複数の施設に分かれて勤務している場合でも、誓約書の送付や署名依頼を効率的に行えます。電子化による主なメリットには、次のようなものがあります。

• 誓約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地で勤務するスタッフからも署名を取得しやすい
• 署名済みの誓約書を電子データとして管理できる
• 書類の紛失や保管場所の分散を防ぎやすい
• 施設ごとの誓約書の取得状況を確認しやすい

ただし、電子的な方法を利用する場合でも、本人が内容を確認して誓約したことを適切に記録し、署名者や署名日時などを確認できる状態で保存することが重要です。また、施設管理者や委託元が紙での提出を求めている場合には、指定された提出方法を確認する必要があります。

施設内撮影禁止誓約書に関するよくある質問

Q1. 清掃スタッフ全員に施設内撮影禁止誓約書を書いてもらう必要がありますか？

法律上、すべての清掃スタッフに一律に施設内撮影禁止誓約書の提出が義務付けられているわけではありません。ただし、施設のセキュリティ要件や業務委託契約によって提出が求められる場合があります。情報漏えいリスクの高い施設では、業務に従事するスタッフ全員から誓約書を取得する運用も考えられます。

Q2. 清掃作業前後の写真撮影も禁止されますか？

施設内撮影禁止誓約書の内容によって異なります。業務上必要な撮影について事前承諾を得る仕組みを設けている場合には、清掃作業前後の写真撮影が認められることがあります。ただし、撮影範囲や保存方法など、施設管理者が指定する条件を遵守する必要があります。

Q3. スマートフォンの持込み自体を禁止できますか？

施設の安全管理や情報保護の必要性に応じて、一定の区域におけるスマートフォンの持込みを制限することは考えられます。ただし、制限の合理性や業務上の必要性、従業員の事情などを考慮する必要があります。

Q4. 無断撮影が発覚した場合、直ちに解雇できますか？

無断撮影が発覚したことだけで、当然に解雇が認められるわけではありません。解雇や懲戒処分については、違反の内容、重大性、就業規則、労働契約法その他の関係法令を踏まえて判断する必要があります。

Q5. 退職後も撮影データの公開を禁止できますか？

業務中に取得した非公開情報や撮影データについて、退職後も無断公開や目的外利用を禁止する旨を定めることは可能です。ただし、義務の内容や範囲については、保護すべき情報の性質や関係法令に照らして合理的なものとする必要があります。

Q6. 外部の清掃業者や再委託先にも使用できますか？

使用できます。施設管理者が清掃会社に対して撮影禁止ルールを求める場合や、清掃会社が再委託先の作業員に対して誓約を求める場合などに活用できます。ただし、誓約書の当事者や提出先、責任関係については、業務委託契約との整合性を確認することが重要です。

まとめ

施設内撮影禁止誓約書は、清掃業やビルメンテナンス業において、無断撮影や情報漏えいを防止し、施設の安全と利用者のプライバシーを保護するための書類です。特に、オフィスビル、商業施設、マンション、病院、工場などでは、清掃スタッフや設備管理スタッフが施設内部の情報に接する機会があるため、撮影禁止ルールを明確にすることが重要です。誓約書を作成する際には、撮影禁止の範囲だけでなく、業務上必要な撮影の例外、撮影データの管理、SNS投稿禁止、違反時の対応などを具体的に定めることが求められます。また、施設管理規則、業務委託契約、秘密保持契約、就業規則などとの整合性を確認し、従業員に十分な説明を行うことも重要です。施設内撮影禁止誓約書を適切に作成・運用することで、清掃会社やビルメンテナンス会社の情報管理体制を強化し、施設管理者や取引先からの信頼確保につなげることができます。電子契約サービス「mysign」を活用すれば、誓約書の電子署名や電子データでの保管を通じて、複数施設で働くスタッフの書類管理を効率化できます。