合宿宿泊契約書

合宿宿泊契約書（ホテル・旅館）は、スポーツ、研修、ゼミ、サークルなどの団体がホテル・旅館で合宿を行う際に使用する契約書です。宿泊料金、人数変更、食事、施設利用、キャンセル、安全管理など、合宿宿泊に必要な条件を整理できます。

契約書名
合宿宿泊契約書
バージョン／ファイル
1.00／ Word
作成日／更新日
2026年9月8日／ 2026年9月8日
特徴
団体での合宿宿泊に必要な宿泊条件から施設利用、安全管理、人数変更、キャンセルまで一括して定められる。
利用シーン
スポーツチームがホテル・旅館を利用して合宿を行う／学校・企業・サークル等が研修やゼミ合宿のため団体宿泊を行う
メリット
合宿特有の人数変更、施設利用、食事、安全管理などの条件を事前に明確化し、宿泊施設と団体間のトラブルを予防できる。
ダウンロード数
19件

今日から使える電子契約サービス

法的に安心・送信コスト0円・契約相手はログイン不要

今すぐ無料で始める

マイサインとは

マイサイン（mysign）はフリープランでも機能が充実！

無料ダウンロードについて
「合宿宿泊契約書」の本ひな形の利用にあたっては、必ず「契約書ひな形ダウンロード利用規約」をご確認ください。無料ダウンロードされた時点で、規約に同意いただいたものとさせていただきます。

合宿宿泊契約書とは？

合宿宿泊契約書とは、スポーツチーム、学校、大学のゼミ・サークル、企業、各種団体などが、ホテル・旅館に一定期間まとまって宿泊し、合宿や研修を行う際の利用条件を定める契約書です。一般的な個人旅行とは異なり、合宿では多数の宿泊者が同時に利用するほか、食事、会議室、研修室、体育施設、浴場などの施設利用が組み合わされることがあります。また、直前の人数変更、客室割り、食物アレルギーへの対応、夜間の騒音、設備・備品の破損など、団体宿泊ならではの問題が発生する可能性があります。

そのため、ホテル・旅館と合宿実施団体との間で、

宿泊期間・宿泊人数
宿泊料金と支払方法
食事の提供条件
会議室や体育施設等の利用条件
宿泊人数の変更
キャンセル・取消料
館内規則や禁止事項
事故・疾病等への対応
施設・備品を破損した場合の責任
損害賠償

などをあらかじめ明確にしておくことが重要です。合宿宿泊契約書を作成しておけば、ホテル・旅館側は団体受入れの条件を明確にでき、利用団体側も宿泊料金や施設利用条件などを事前に確認できます。

合宿宿泊契約書が必要となるケース

合宿宿泊契約書は、単純に複数人が同じホテルに宿泊する場合だけでなく、宿泊と一定の団体活動が一体となっているケースで特に重要になります。代表的な利用ケースとして、次のようなものがあります。

野球、サッカー、バスケットボール、陸上などのスポーツチームが遠征・強化合宿を行う場合
大学のゼミや研究室が研修合宿を実施する場合
大学のサークルや部活動が宿泊を伴う活動を行う場合
学校が部活動、勉強合宿、研修等を実施する場合
企業が社員研修や新人研修を宿泊施設で行う場合
文化団体や音楽団体などが練習を目的として宿泊する場合
各種団体がホテル・旅館の会議室等を利用しながら宿泊研修を行う場合

とくに数十名規模の団体になると、1人のキャンセルでも人数変更が積み重なることで宿泊料金や食事数に大きな影響が生じます。ホテル・旅館側も、団体を受け入れるために客室をまとめて確保したり、食材やスタッフを準備したりする必要があります。そのため、予約内容や変更期限、取消条件などを書面で残しておくことが実務上重要です。

一般的な宿泊予約と合宿宿泊契約の違い

一般的な個人の宿泊では、宿泊日、人数、客室、料金など比較的シンプルな条件で予約が成立することが多くあります。一方、合宿宿泊では、宿泊そのものだけではなく、団体としての活動を前提とした調整が必要になります。

例えば、

30名から25名へ変更する場合の料金
大型のスポーツ用品を館内へ持ち込めるか
会議室や研修室を何時まで利用できるか
早朝から食事を提供できるか
食物アレルギーのある参加者に対応できるか
夜間のミーティングをどこで行えるか
未成年者が宿泊する場合にどのような管理を行うか

などを事前に調整する必要があります。こうした事項を口頭だけで決めてしまうと、ホテル・旅館と利用団体との認識が食い違う可能性があります。合宿宿泊契約書は、こうした団体宿泊特有の条件を整理するための契約書として活用できます。

合宿宿泊契約書に盛り込むべき主な条項

合宿宿泊契約書では、宿泊条件だけでなく、合宿中に想定されるさまざまなリスクを考慮して条項を設計する必要があります。

主な条項としては、次のようなものがあります。

契約の目的
宿泊施設及び利用内容
宿泊者名簿
宿泊料金
支払方法
申込金・預り金
宿泊人数の変更
客室の利用条件
食事
合宿施設等の利用条件
館内規則等の遵守
騒音・迷惑行為の防止
飲酒等に関するルール
施設・備品等の管理
貴重品等の管理
健康状態及び安全管理
禁止事項
予約内容の変更
キャンセル・取消料
宿泊拒否・契約解除
不可抗力
損害賠償
個人情報の取扱い
反社会的勢力の排除
宿泊約款等との関係
準拠法・合意管轄

これらを合宿の規模や利用施設に応じて調整することで、実際の運用に合わせた契約書を作成できます。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 宿泊施設・利用内容に関する条項

まず明確にしておきたいのが、誰が、いつ、どの施設を、何人で利用するのかという基本事項です。施設名、所在地、団体名、宿泊期間、宿泊日数、予定宿泊人数、合宿目的、責任者などを記載します。さらに合宿では、客室だけでなく、会議室、研修室、宴会場、体育施設などを利用する場合があります。すべてを契約書本文に細かく記載すると変更時の管理が複雑になるため、具体的な客室数や食事内容などについて、見積書、申込書、予約確認書等で定める方法も考えられます。

2. 宿泊者名簿に関する条項

団体宿泊では、契約を締結する団体と実際に宿泊する人が異なります。そのため、ホテル・旅館側が実際の宿泊者を把握できるよう、宿泊者名簿の提出期限や変更時の連絡方法を定めておくことが重要です。未成年者を含む学校や部活動などの合宿では、必要に応じて保護者の同意取得についても確認しておきます。

3. 宿泊料金に関する条項

料金は合宿宿泊契約における中心的な条件です。

単に合計金額だけを書くのではなく、

1名1泊あたりの宿泊料金
食事料金
施設利用料金
追加料金
税金の取扱い

などを明確にしておくと、後日の精算がしやすくなります。人数によって1名あたりの料金が変わる料金体系を採用している場合は、その条件も見積書等で明確にしておくことが重要です。

4. 支払方法に関する条項

団体宿泊では料金が高額になる場合があるため、支払期限と支払方法を明確にします。例えば、事前振込、チェックアウト時の精算、後日請求などがあります。銀行振込を利用する場合は、振込手数料をどちらが負担するのかも定めておくとよいでしょう。また、合宿中に食事追加、施設利用時間延長、備品追加などが発生することを想定し、追加料金の精算方法も定めておくとスムーズです。

5. 申込金・預り金に関する条項

大規模な団体宿泊では、多数の客室を一定期間確保することになります。そのため、ホテル・旅館側が予約確保の条件として申込金や預り金を設定するケースがあります。

申込金等を設定する場合は、

金額
支払期限
宿泊料金への充当方法
キャンセル時の取扱い

を明確にすることが重要です。

6. 宿泊人数変更に関する条項

合宿宿泊で特にトラブルになりやすいのが人数変更です。例えば、40名で予約していた合宿が直前に30名になれば、ホテル側では空室や余剰食材などが発生する可能性があります。

そのため、

人数変更の通知方法
最終人数を確定する期限
人数増加時の対応
人数減少時の取消料

などを事前に決めておくことが重要です。特に団体予約では、契約書とキャンセル規定を連動させておくことで料金計算を明確にできます。

7. 食事に関する条項

スポーツ合宿や学校の合宿では、食事が重要なサービスになります。朝食・昼食・夕食の回数、提供時間、提供場所などを事前に決めておきます。さらに注意したいのが食物アレルギーへの対応です。ホテル・旅館側がすべての要望に対応できるとは限らないため、利用団体から必要な情報を一定期限までに提出してもらい、施設側が対応可能か確認する仕組みにしておくことが重要です。

8. 会議室・体育施設等の利用に関する条項

合宿では、客室以外の設備を長時間使用する場合があります。例えば、企業研修なら会議室、スポーツ合宿なら体育施設、音楽関係の合宿なら練習場所などです。利用時間、利用方法、設備、延長料金などを明確にしておきましょう。また、スポーツ用品、大型機材、音響機器などを持ち込む場合には、事前承諾を必要とする規定を設けることも有効です。

9. 館内規則・騒音対策に関する条項

合宿では多数の参加者が同時に行動するため、通常の宿泊よりも騒音や迷惑行為が発生する可能性があります。特に夜間のミーティング、廊下での会話、大人数での客室利用などには注意が必要です。契約書では、利用団体に館内ルールを参加者へ周知してもらい、責任者や引率者を通じて適切に管理してもらう仕組みを設けることが考えられます。ホテル・旅館側から改善を求めたにもかかわらず迷惑行為が続いた場合の対応についても定めておくと、現場で判断しやすくなります。

10. 施設・備品の破損に関する条項

団体宿泊では、客室だけでなく多くの共用設備や備品が利用されます。宿泊者の故意又は過失によって設備や備品が破損・汚損・紛失した場合に備え、報告義務と損害賠償について定めておくことが重要です。ただし、利用団体に一律に責任を負わせるのではなく、実際の原因や責任の範囲に応じて取り扱える内容にしておくことが望まれます。

11. 健康状態・安全管理に関する条項

スポーツ合宿では、練習中の負傷や体調不良などが発生する可能性があります。学校や未成年者を含む団体では、引率者による安全管理も重要になります。契約書では、合宿活動そのものについて利用団体が必要な安全管理を行うことを定める一方、宿泊施設内で緊急事態が発生した場合にはホテル・旅館側も救急要請等の必要な対応を取れるようにしておくと実務的です。

12. 禁止事項に関する条項

禁止事項は、ホテル・旅館の安全と秩序を維持するための重要な条項です。

例えば、

法令違反
他の宿泊者への著しい迷惑行為
施設の故意による破損
無断での火気使用
危険物・違法物品の持込み
無断での営業・勧誘活動
立入禁止場所への侵入

などを定めることが考えられます。合宿の内容に応じて、施設独自の禁止事項も追加するとよいでしょう。

13. キャンセル・取消料に関する条項

合宿宿泊では、多数の客室をまとめて確保するため、キャンセル条件は特に重要です。ホテル・旅館側は、契約締結時や予約確定時にキャンセル規定を提示し、利用団体が事前に確認できる状態にしておくことが重要です。全部キャンセルだけでなく、一部人数が減少した場合に取消料が発生するのかについても明確にしておきます。契約書、予約確認書、見積書、キャンセル規定などで条件が食い違わないよう注意しましょう。

14. 宿泊拒否・契約解除に関する条項

重大な契約違反や迷惑行為などが発生した場合に備え、宿泊又は施設利用を拒否できる場合について整理しておくことも重要です。ただし、ホテル・旅館における宿泊拒否については、契約書だけで自由に決められるものではありません。実際の運用では、旅館業法その他の関係法令や施設の宿泊約款との整合性を確認する必要があります。

15. 不可抗力に関する条項

合宿では、台風、大雪、地震、豪雨、交通機関の運休などによって予定どおり宿泊できなくなる可能性があります。特に遠方から団体が移動する合宿では、交通事情の影響を受けやすくなります。そのため、不可抗力が発生した場合の宿泊日程変更、取消し、既払金、既に発生している費用などについて協議できる条項を設けておくことが有効です。

16. 個人情報に関する条項

団体宿泊では、ホテル・旅館が宿泊者名簿や連絡先などの個人情報を取得する場合があります。そのため、宿泊サービスの提供、本人確認、安全管理、緊急時対応、料金精算など、個人情報を取り扱う目的を整理しておくことが重要です。また、団体の代表者が参加者の個人情報をまとめてホテル・旅館へ提出する場合には、団体側でも適切な情報提供手続きを行う必要があります。

17. 宿泊約款との関係に関する条項

合宿宿泊契約書を作成する場合でも、ホテル・旅館が通常使用している宿泊約款や利用規則との関係を整理しておく必要があります。合宿宿泊契約書は、合宿に特有の条件を個別に定める役割を持たせ、通常の宿泊サービスについては宿泊約款等を適用する方法が考えられます。契約書と宿泊約款で内容が矛盾しているとトラブルの原因になるため、実際に導入する際には両方を確認することが重要です。

合宿宿泊契約書を作成する際の注意点

合宿宿泊契約書は、単に宿泊料金と人数を記載するだけでは十分とはいえません。実際の合宿運営を想定して内容を調整する必要があります。

最終人数の確定期限を決める団体予約では人数変更が起こりやすいため、いつまでに最終人数を確定するのかを明確にしておきましょう。
キャンセル規定と契約書を一致させる契約書、見積書、予約確認書、キャンセル規定で取消料の条件が異ならないよう確認することが重要です。
利用施設を具体的に確認する会議室、体育施設、宴会場などを利用する場合は、利用時間や追加料金まで確認しておきます。
食物アレルギーへの対応方法を決める情報の提出期限やホテル側が対応できる範囲を事前に整理しておくことが重要です。
責任者・引率者を明確にする団体宿泊では、ホテル側がすべての参加者と個別に連絡することは現実的ではありません。団体側の責任者を決め、連絡窓口を一本化すると運営がスムーズになります。
館内規則を参加者へ周知する騒音、飲酒、喫煙、浴場利用、消灯時間など、施設ごとのルールを責任者から参加者へ周知してもらうことが重要です。
宿泊約款との整合性を確認する合宿宿泊契約書だけでなく、施設で使用している宿泊約款や利用規則も含めて内容を確認しましょう。
施設や合宿内容に合わせてカスタマイズするスポーツ合宿、学生合宿、企業研修では必要な条項が異なります。実際の利用形態に合わせた調整が必要です。

スポーツ合宿で特に確認しておきたいポイント

スポーツ合宿では、通常の団体宿泊に加えて、大型のスポーツ用品の持込み、早朝の出発、練習後の入浴、ユニフォーム等の洗濯など、特有の利用が発生する場合があります。

そのため、

スポーツ用品の保管場所
体育施設の利用時間
早朝・夜間の出入り
食事時間の変更
洗濯設備の利用
泥や雨で汚れた用品の館内持込み
負傷者が発生した場合の連絡体制

などについて事前に確認しておくとよいでしょう。ホテル・旅館側がスポーツ合宿を継続的に受け入れる場合には、合宿宿泊契約書に加えて、スポーツ団体向けの施設利用案内を整備する方法もあります。

学生・未成年者の合宿で特に確認しておきたいポイント

学校、部活動、ゼミ、サークルなどでは、未成年者が参加する可能性があります。その場合、引率者や責任者を明確にするとともに、必要に応じて保護者の同意、緊急連絡先、健康上の注意事項などを確認することが重要です。また、飲酒・喫煙などについては法令を遵守するとともに、夜間の外出や館内での行動についても団体側で適切な管理体制を整える必要があります。ホテル・旅館側と引率者との連絡方法を事前に決めておけば、事故や体調不良などが発生した際にも迅速に対応しやすくなります。

企業研修・社員合宿で確認しておきたいポイント

企業研修や社員合宿の場合には、宿泊だけでなく会議室や研修設備を長時間利用することがあります。プロジェクター、スクリーン、Wi-Fi、ホワイトボード、音響設備などを利用する場合は、利用可能な設備と料金を事前に確認しておきましょう。また、参加人数の変更や研修スケジュールの変更によって、食事時間や施設利用時間が変わる可能性もあります。宿泊条件だけではなく、研修施設の予約条件まで含めて合意しておくことで、当日の運営をスムーズに進めやすくなります。

合宿宿泊契約書と一緒に準備しておきたい書類

合宿宿泊では、1つの契約書だけですべての情報を管理するより、用途に応じて関連書類を組み合わせる方法が実務的です。

例えば、

団体宿泊申込書
団体宿泊料金合意書
団体宿泊人数変更確認書
宿泊者名簿
予約変更・キャンセル規定確認書
食物アレルギー等に関する確認書
施設利用申込書
未成年者が参加する場合の保護者同意書

などが考えられます。基本的な契約条件を合宿宿泊契約書で定め、実際の人数や料金など変更されやすい情報を申込書や確認書で管理すると、契約関係を整理しやすくなります。

電子契約で合宿宿泊契約書を締結するメリット

合宿宿泊契約書は、ホテル・旅館と団体の所在地が離れているケースも多いため、電子契約との相性がよい契約書の一つです。紙の契約書の場合、印刷、押印、郵送、返送、保管といった作業が必要になりますが、電子契約を利用すればオンライン上で契約手続きを進めることができます。また、予約確認書や料金合意書などの関連書類とあわせて電子データで管理することで、契約内容を確認しやすくなります。特に団体宿泊を頻繁に受け入れるホテル・旅館では、契約書のひな形を統一し、案件ごとに宿泊期間、人数、料金等を変更して運用することで、契約業務の効率化につながります。

まとめ

合宿宿泊契約書は、ホテル・旅館と合宿を実施する団体との間で、宿泊料金、宿泊人数、食事、施設利用、キャンセル、安全管理などの条件を明確にするための契約書です。スポーツ合宿、学校・大学の合宿、企業研修などでは、多数の参加者が一定期間宿泊するため、一般的な個人宿泊よりも事前に確認すべき事項が多くなります。

特に、