清掃箇所変更に関する合意書

清掃箇所変更に関する合意書とは？

清掃箇所変更に関する合意書とは、清掃業者やビルメンテナンス会社と委託者との間で、既存の清掃業務委託契約に定められた清掃箇所を追加・削減・変更する際に、その変更内容や条件を明確にするための書類です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院、学校、工場などでは、施設の利用状況や管理方針の変更に伴い、清掃が必要な場所や作業範囲が変わることがあります。例えば、オフィスビルの新しいフロアを清掃対象に追加する場合や、テナントの退去によって一部の清掃業務が不要になる場合などが挙げられます。こうした変更を口頭の指示だけで進めると、清掃範囲や料金、作業頻度について認識の相違が生じる可能性があります。清掃箇所変更に関する合意書を作成することで、変更前後の条件を整理し、委託者と受託者の双方が合意した内容を記録できます。特に、継続的な清掃業務委託契約では、清掃箇所の変更が作業員の配置、作業時間、清掃料金などに影響するため、変更条件を明確にしておくことが重要です。

清掃箇所変更に関する合意書が必要となるケース

清掃箇所変更に関する合意書は、清掃業務の対象となる場所や作業条件が変更される場面で活用されます。主な利用ケースは次のとおりです。

• オフィスビルの清掃対象フロアを追加する場合
  新しいフロアの使用開始やオフィスの増床に伴い、廊下、会議室、執務室などを清掃対象に追加する際に使用します。
• テナントの退去により清掃箇所を削減する場合
  商業施設やオフィスビルでテナントが退去し、一部の清掃業務が不要となった場合に、対象範囲や料金の変更を確認します。
• 共用部分の清掃範囲を変更する場合
  マンションや商業施設において、エントランス、階段、廊下、トイレなどの清掃対象を追加・変更する際に使用します。
• 施設の改修やレイアウト変更に伴う場合
  建物の改修工事や設備の移設によって、従来の清掃箇所が変更される際に、作業範囲や清掃方法を調整します。
• 清掃業務の効率化を図る場合
  施設の利用状況や汚れの発生状況を踏まえ、清掃箇所や作業頻度を見直す際に活用します。
• イベントや工事に伴い一時的に清掃箇所を変更する場合
  施設内でイベントや工事を実施する期間中、一部の清掃箇所を追加・除外する際に使用します。

このように、清掃箇所の変更は施設管理のさまざまな場面で発生します。変更内容を合意書に記録することで、業務範囲を明確にし、円滑な清掃業務の継続につなげることができます。

清掃箇所変更に関する合意書に記載すべき主な項目

清掃箇所変更に関する合意書では、変更する清掃箇所だけでなく、作業条件や料金、責任範囲なども整理することが重要です。主な記載項目は次のとおりです。

これらの項目を具体的に記載することで、清掃箇所の変更に伴う業務上のトラブルを防止しやすくなります。

清掃箇所変更に関する合意書の主な条項と解説

1. 目的条項

目的条項では、清掃箇所を変更する理由と、合意書を作成する目的を明確にします。例えば、施設の利用状況の変化、テナントの入退去、建物の改修、清掃業務の効率化などが変更理由として考えられます。変更の背景を明確にすることで、委託者と受託者が共通の認識を持ちやすくなります。また、合意書が既存の清掃業務委託契約の一部を変更するものであることを明示しておくことも重要です。

2. 清掃箇所の変更条項

清掃箇所の変更条項は、本合意書の中心となる項目です。変更前と変更後の清掃箇所を比較できるように記載し、どの場所が追加・削減・変更されるのかを明確にします。例えば、従来は1階から3階までの共用廊下を清掃していた場合、新たに4階の共用廊下を追加する旨を記載します。清掃箇所が複数ある場合は、フロア、部屋番号、対象面積などを一覧表にまとめる方法が有効です。図面や清掃仕様書を添付する場合は、添付資料の名称、作成日、版数なども明記すると、変更範囲を特定しやすくなります。

3. 追加・除外する清掃箇所に関する条項

清掃箇所を追加する場合は、新たな清掃対象、作業内容、作業頻度などを定めます。一方、清掃箇所を除外する場合は、除外する場所と適用日を明確にする必要があります。特に、清掃箇所の削減後に委託者が従来どおりの清掃を期待していた場合、作業漏れをめぐるトラブルにつながる可能性があります。そのため、除外箇所については変更日以降の清掃義務の有無を明示することが重要です。

4. 適用開始日に関する条項

清掃箇所の変更がいつから適用されるのかを明確にします。例えば、月の途中から清掃対象を追加する場合、追加業務の開始日と変更後料金の適用日を確認する必要があります。また、作業員の配置変更や資機材の準備が必要な場合は、準備期間を考慮した開始日を設定することが望まれます。変更開始日が曖昧なままだと、作業の未実施や料金計算に関する認識の相違が生じる可能性があります。

5. 清掃料金の変更条項

清掃箇所の追加や削減は、清掃料金に直接影響する場合があります。例えば、清掃面積の増加によって作業時間が長くなる場合や、特殊な清掃機械が必要となる場合には、追加費用が発生することがあります。合意書には、変更前後の料金、追加費用、料金の適用開始日などを記載します。月額契約の場合は、月途中の変更に伴う日割計算の有無や計算方法についても確認しておくと安心です。また、特殊清掃や臨時清掃が必要となった場合の費用負担についても、事前に合意しておくことが重要です。

6. 作業時間及び作業体制に関する条項

清掃箇所の変更によって作業時間や必要な作業員数が変わる場合があります。例えば、清掃対象フロアの増加によって作業時間が延長される場合や、営業時間外の清掃が必要となる場合です。このような変更については、作業時間帯、作業員の配置、施設への入館方法などを整理する必要があります。施設利用者の安全や通常業務への影響を考慮し、適切な作業体制を設定することが重要です。

7. 設備・什器等の取扱いに関する条項

変更後の清掃箇所に精密機器、商品、重要書類、重量物などが設置されている場合、清掃方法に注意が必要です。特に、オフィスや医療施設、商業施設では、通常の清掃作業だけでは対応できない設備が存在することがあります。そのため、清掃前に移動が必要な物品や、清掃対象から除外する設備を明確にしておくことが重要です。受託者が通常の清掃業務を超える作業を行う場合は、その作業内容と費用について別途合意することが望まれます。

8. 作業上の制限に関する条項

清掃箇所によっては、セキュリティ上の理由から立入りが制限される場合があります。例えば、サーバールーム、機械室、管理室、医療関連区域などです。このような場所を清掃対象に追加する場合は、入室方法、鍵の管理、作業可能時間、立会いの必要性などを事前に確認します。また、危険物や特殊設備が存在する場合は、清掃作業上の注意事項を委託者から受託者へ伝えることが重要です。

9. 責任範囲に関する条項

清掃箇所の変更に伴い、新たな設備や建材を清掃することになる場合があります。清掃中に設備の破損や床材の変色などが発生した場合、責任の所在が問題となることがあります。そのため、受託者が負う注意義務や、損害が発生した場合の対応について定めておくことが重要です。ただし、経年劣化や既存の不具合など、清掃作業とは直接関係しない原因による損害については、個別の事情に応じた判断が必要です。免責条項を設ける場合も、受託者の故意・過失による損害まで一律に免責するような内容は避け、法令や原契約との整合性を確認する必要があります。

10. 原契約との関係に関する条項

清掃箇所変更に関する合意書は、既存の清掃業務委託契約の内容を一部変更するために使用されます。そのため、原契約のどの部分が変更され、どの部分が引き続き有効なのかを明確にする必要があります。一般的には、変更対象となる事項については本合意書を優先し、それ以外の契約条件については原契約を維持する形が考えられます。この条項を設けることで、変更後の契約内容を整理しやすくなります。

清掃箇所変更に関する合意書を作成するメリット

清掃箇所変更に関する合意書を作成することで、委託者と受託者の双方にさまざまなメリットがあります。

• 清掃範囲を明確にできる
  変更前後の清掃箇所を記録することで、作業対象の認識の相違を防止できます。
• 追加料金をめぐるトラブルを防止できる
  清掃箇所の追加や削減に伴う料金変更を事前に確認できます。
• 清掃業務の品質を維持しやすくなる
  変更後の作業内容や頻度を明確にすることで、適切な作業計画を立てやすくなります。
• 施設管理の効率化につながる
  施設の利用状況に応じて清掃箇所を見直し、必要な場所に清掃業務を集中させることができます。
• 契約管理がしやすくなる
  変更履歴を書面で残すことで、後から契約条件を確認しやすくなります。
• 責任範囲を整理できる
  変更後の清掃対象や作業条件を明確にすることで、事故や不具合が発生した場合の対応を検討しやすくなります。

特に、複数の施設やフロアを管理する清掃業者にとっては、変更履歴を適切に管理することが業務品質の維持にもつながります。

清掃箇所変更に関する合意書を作成する際の注意点

清掃箇所変更に関する合意書を作成する際は、変更内容を記載するだけでなく、実際の清掃業務に支障が生じないようにすることが重要です。

1. 清掃箇所を具体的に記載する

清掃箇所を単に「共用部分」「事務所内」などと記載すると、対象範囲が曖昧になる場合があります。そのため、建物名、階数、部屋番号、対象面積などをできるだけ具体的に記載します。必要に応じて図面や清掃範囲一覧表を添付することで、変更内容をより明確にできます。

2. 清掃仕様書との整合性を確認する

既存の清掃業務委託契約に清掃仕様書が添付されている場合は、合意書の内容と仕様書に矛盾が生じないように注意します。例えば、合意書では清掃対象から除外した場所が、仕様書には引き続き記載されている場合、作業範囲の解釈に相違が生じる可能性があります。変更後の仕様書を作成する場合は、適用開始日や版数も管理することが望まれます。

3. 料金変更の条件を明確にする

清掃箇所の変更に伴い、料金が増減する場合は、その金額と適用日を明確にします。また、清掃面積が減少しても、作業員の最低配置人数や移動時間などの事情により、必ずしも料金が比例して減少するとは限りません。そのため、料金は面積だけで判断せず、作業時間、清掃方法、必要な人員などを考慮して協議することが重要です。

4. 一時的な変更と恒常的な変更を区別する

イベントや工事に伴う一時的な清掃箇所の変更と、長期的な清掃範囲の変更では、契約上の取扱いが異なります。一時的な変更の場合は、変更期間の開始日と終了日を明確にします。恒常的な変更の場合は、原契約や清掃仕様書の内容も必要に応じて更新することが望まれます。

5. 作業員の安全確保を考慮する

新たな清掃箇所に高所、機械設備、滑りやすい床面、危険物の保管区域などが含まれる場合は、安全対策を確認する必要があります。通常の清掃方法では対応が難しい場所については、専門的な作業方法や安全設備の導入が必要となる場合があります。作業開始前に施設の状況を確認し、必要な安全対策について委託者と受託者で協議することが重要です。

6. 変更内容を双方で確認して保管する

合意書は、委託者と受託者の双方が内容を確認したうえで締結することが重要です。紙の書面だけでなく、電子契約サービスを利用して合意内容を記録する方法もあります。電子契約を利用する場合は、締結日、合意内容、当事者の確認状況などを適切に保存し、必要なときに参照できるようにしておくことが望まれます。

清掃箇所変更に関する合意書と清掃業務委託契約書の違い

清掃箇所変更に関する合意書と清掃業務委託契約書は、目的や使用する場面が異なります。

清掃業務委託契約書は、清掃業務全体の基本条件を定める契約書です。一方、清掃箇所変更に関する合意書は、既存契約を維持しながら、特定の清掃箇所や作業条件を変更するために使用します。ただし、変更内容が大幅で、業務内容や料金体系、契約期間など契約全体に影響する場合は、変更合意書だけでなく、原契約の改定や新たな契約書の締結を検討することも重要です。

清掃箇所変更に関する合意書についてよくある質問

Q1. 清掃箇所を変更する場合、必ず合意書が必要ですか？

清掃箇所の変更について、すべてのケースで独立した合意書の作成が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、変更内容によって業務範囲や料金が変わる場合は、書面などで合意内容を記録しておくことが望まれます。また、原契約に変更手続が定められている場合は、その規定に従う必要があります。

Q2. 清掃箇所の変更によって料金を変更できますか？

委託者と受託者が合意すれば、清掃箇所の変更に伴い料金を変更することができます。ただし、一方当事者が当然に料金を変更できるとは限らず、原契約の規定や個別の合意内容を確認する必要があります。料金変更の際は、変更後の金額と適用開始日を明確にすることが重要です。

Q3. 清掃箇所の変更はメールで合意しても問題ありませんか？

清掃箇所の変更については、契約内容や適用される法令に応じて、メールなどの電磁的方法で合意できる場合があります。ただし、変更内容、料金、適用開始日、双方の合意の有無を確認できる形で記録することが重要です。原契約で変更方法が指定されている場合は、その条件も確認する必要があります。

Q4. 清掃箇所を一時的に追加する場合も合意書を作成した方がよいですか？

イベント、工事、繁忙期などにより一時的に清掃箇所を追加する場合も、作業内容や料金について記録しておくことが望まれます。特に、通常の清掃業務とは異なる作業が発生する場合は、作業期間、対象範囲、追加料金を明確にすることが重要です。

Q5. 清掃箇所変更に関する合意書は電子契約で締結できますか？

清掃箇所変更に関する合意書は、原則として電子契約による締結も可能です。電子契約サービスを利用することで、書面の印刷や郵送を行わずに合意内容を記録でき、変更履歴の管理にも役立ちます。ただし、電子契約の利用にあたっては、本人確認、締結権限、電子署名の方法、原契約との整合性などを確認することが重要です。

まとめ

清掃箇所変更に関する合意書は、清掃業・ビルメンテナンス業務において、既存の清掃対象範囲を追加・削減・変更する際に、委託者と受託者の合意内容を明確にするための書類です。清掃箇所の変更は、作業時間、作業員の配置、清掃料金、清掃方法などに影響するため、変更内容を曖昧にしたまま業務を進めると、認識の相違やトラブルが生じる可能性があります。そのため、合意書には変更前後の清掃箇所、作業内容、適用開始日、料金、責任範囲などを具体的に記載することが重要です。また、既存の清掃業務委託契約との関係を整理し、変更されない契約条件については引き続き有効であることを確認しておく必要があります。清掃箇所変更に関する合意書を適切に作成・管理することで、契約条件の透明性を高め、円滑な清掃業務の継続につなげることができます。