中途解約に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）

中途解約に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは？

中途解約に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）とは、ビル清掃、日常清掃、定期清掃、設備管理、建物管理などの業務委託契約を、当初予定していた契約期間の満了前に、委託者と受託者の合意によって終了させる際に作成する書類です。清掃業やビルメンテナンス業では、オフィスビル、商業施設、マンション、病院、ホテル、工場などを対象として、数か月から数年間にわたる継続的な業務委託契約が締結されることがあります。しかし、施設の閉鎖や売却、管理会社の変更、清掃業者の切替え、委託費用の見直しなどによって、契約期間の途中で業務委託関係を終了する必要が生じる場合があります。このような場合、口頭で解約に合意するだけでは、解約日や最終委託料、違約金、業務の引継ぎ、鍵の返還などについて認識の相違が生じるおそれがあります。中途解約に関する合意書を作成することで、契約終了に伴う条件を文書化し、双方の権利義務を明確にできます。特に清掃業・ビルメンテナンス業では、次の事項を整理することが重要です。

• 原契約の名称、契約期間及び対象施設
• 中途解約の理由及び合意内容
• 契約の解約日と最終業務実施日
• 未払委託料、追加作業費及び解約金の精算
• 清掃業務や設備管理業務の引継ぎ
• 鍵、入館証、清掃用具などの返還
• 未完了業務や施設の不具合への対応
• 秘密保持、個人情報保護及び損害賠償責任

中途解約に関する合意書は、単に契約を終了させる意思を確認するだけでなく、業務終了までの対応や契約終了後の責任関係を整理するための重要な書類です。

中途解約に関する合意書が必要となるケース

清掃業・ビルメンテナンス業では、契約期間中に業務内容や施設の管理体制が変更されることがあります。中途解約に関する合意書は、特に次のような場面で利用されます。

1. 清掃業務の委託先を変更する場合

ビルオーナーや管理会社が、清掃品質の改善、委託費用の見直し、管理体制の変更などを理由として、現在の清掃業者との契約を途中終了するケースです。新しい清掃業者へ円滑に業務を移行するためには、既存業者の最終作業日、鍵の返還日、清掃資機材の撤去日などを明確にする必要があります。

2. 対象施設が閉鎖・売却される場合

オフィスビルや商業施設の閉鎖、売却、建替え、用途変更などに伴い、清掃業務や設備管理業務が不要となる場合があります。この場合、原契約の終了日だけでなく、閉鎖までに必要な清掃作業、設備点検、残置物の撤去などについても合意しておくことが重要です。

3. ビル管理会社が変更される場合

建物の管理会社が変更されることに伴い、既存のビルメンテナンス契約を終了し、新たな管理体制へ移行するケースです。設備点検記録、保守履歴、清掃管理記録、未対応の不具合などについて、適切な引継ぎを行う必要があります。

4. 委託費用や契約条件の見直しを行う場合

人件費や資材費の上昇、作業範囲の変更、清掃頻度の見直しなどによって、従来の契約条件で業務を継続することが難しくなる場合があります。契約条件の変更では対応できず、双方が契約終了に合意した場合には、中途解約に関する合意書を作成します。

5. 清掃会社の事業縮小や撤退が発生した場合

受託者である清掃会社が、人員不足、事業縮小、営業所の閉鎖などを理由として、契約期間中の業務継続が困難になるケースです委託者側の施設運営に支障が生じないよう、最終業務実施日や後任業者への引継ぎ方法を明確にすることが重要です。

中途解約に関する合意書に盛り込むべき主な条項

清掃業・ビルメンテナンス業向けの中途解約に関する合意書では、契約終了の条件だけでなく、実務上必要となる精算や引継ぎについても定めます。主な条項とその内容は次のとおりです。

これらの条項を設けることで、解約に伴う業務上の問題と金銭上の問題を整理し、契約終了後のトラブルを予防できます。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象契約を特定する条項

中途解約に関する合意書では、どの契約を終了させるのかを明確にする必要があります。同じ清掃会社が複数の施設について業務を受託している場合や、日常清掃と設備管理について別々の契約を締結している場合には、対象契約の特定が特に重要です。原契約の名称、締結日、対象施設、業務内容及び契約期間を記載することで、解約の対象範囲を明確にできます。複数の契約を同時に終了させる場合は、それぞれの契約を個別に記載するか、別紙一覧表によって特定するとよいでしょう。

2. 合意解約に関する条項

合意解約条項では、委託者と受託者が双方の意思に基づいて原契約を終了させることを明記します。契約の終了方法には、契約期間満了による終了、契約条項に基づく中途解約、債務不履行を理由とする解除、双方の合意による解約などがあります。これらは法的な意味や必要な手続が異なるため、合意によって終了させる場合には、その旨を明確にすることが重要です。また、原契約に解約予告期間が定められている場合でも、双方の合意により異なる解約日を設定することがあります。その場合には、原契約と本合意書の内容が抵触するときは、本合意書を優先する旨を定めることで、適用関係を整理できます。

3. 解約日及び業務終了日に関する条項

清掃業・ビルメンテナンス業では、契約の解約日と実際の業務終了日が一致しない場合があります。例えば、通常の清掃業務は月末に終了しても、翌月初めに鍵の返還や設備管理記録の引継ぎを行うことがあります。そのため、次のような日付を区別して記載することが望まれます。

• 原契約の解約日
• 通常清掃業務の最終実施日
• 設備点検や最終確認の実施日
• 鍵・貸与物の返還期限
• 後任業者への引継ぎ完了予定日

解約日後にも引継ぎ作業が必要となる場合には、その作業範囲、報酬及び責任を別途明確にしておくことが重要です。

4. 委託料の精算に関する条項

中途解約に伴うトラブルの中でも、委託料の精算は重要な問題となります。月額固定料金で清掃業務を受託している場合、月の途中で解約すると、その月の委託料を全額支払うのか、日割計算するのかについて問題が生じることがあります。また、定期清掃、特別清掃、追加設備点検などが実施されている場合には、通常の月額委託料とは別に費用が発生することがあります。精算条項では、次の事項を明確にします。

• 最終精算の対象期間
• 未払委託料の金額
• 追加作業費及び立替費用
• 日割計算の有無及び計算方法
• 最終的な精算合計額
• 支払期限及び支払方法
• 振込手数料の負担者

金額が確定していない場合は、精算方法と確定期限を定め、後日書面で金額を確認する方法も考えられます。

5. 解約金・違約金に関する条項

原契約に中途解約時の違約金や解約金が定められている場合には、その取扱いを明確にする必要があります。例えば、契約期間中の解約について一定額の違約金を定めている契約や、所定期間前の解約予告を求める契約があります。ただし、原契約に定めがあるからといって、あらゆる場合にその金額を無条件で請求できるとは限りません。契約内容、適用法令、解約に至った事情などによって判断が異なります。合意書では、解約金の有無、金額、支払義務者及び支払期限を具体的に記載することが重要です。また、受託者が契約履行のために特別な機材や資材を調達していた場合には、その未回収費用の負担についても協議しておくとよいでしょう。

6. 業務引継ぎに関する条項

清掃業・ビルメンテナンス業では、契約終了後も施設の衛生状態や設備の安全性を維持する必要があります。そのため、既存の受託者から委託者又は後任業者への業務引継ぎが重要となります。引継ぎの対象には、清掃箇所、作業頻度、使用洗剤、設備点検記録、未完了作業、施設管理上の注意事項などが含まれます。特に、設備管理業務では、点検履歴や不具合の発生状況が適切に引き継がれないと、後任業者による保守管理に支障が生じるおそれがあります。引継ぎの範囲、実施方法、期限及び追加費用の有無を定めることで、業務移行を円滑に進めやすくなります。

7. 鍵・貸与物の返還に関する条項

清掃会社やビルメンテナンス会社は、業務遂行のために施設の鍵、カードキー、入館証、管理用端末などを貸与されることがあります。契約終了後もこれらが返還されない場合、施設の防犯管理や情報管理に問題が生じる可能性があります。そのため、返還対象物を一覧化し、返還期限及び返還方法を明確にすることが重要です。特にマスターキーや機械警備の操作権限などについては、紛失や返還漏れが重大な管理上のリスクにつながる場合があります。返還時には、双方で数量や状態を確認し、必要に応じて返還確認書を作成するとよいでしょう。

8. 資機材の撤去及び原状回復に関する条項

清掃会社が施設内に保管している清掃機械、洗剤、薬剤、清掃カートなどについては、契約終了時の取扱いを明確にする必要があります。資機材の所有者、撤去期限、搬出方法及び残置物の処理方法を定めることで、契約終了後のトラブルを防止できます。また、清掃機械の使用や資機材の搬出により施設に損傷が生じた場合には、責任の所在が問題となることがあります。通常の使用による損耗や経年劣化と、受託者の責めに帰すべき損傷を区別し、必要に応じて現況確認を行うことが重要です。

9. 未完了業務及び不具合対応に関する条項

契約終了時点で、予定されていた清掃作業や設備点検が完了していない場合があります。また、契約終了前に実施した業務について、後日不具合や作業上の問題が判明することも考えられます。そのため、未完了業務の有無、対応方法、費用負担及び責任関係を整理する必要があります。契約が終了したことだけを理由として、過去の業務に関する責任が当然に消滅するわけではありません。原契約及び関係法令に基づく責任を踏まえ、必要な対応を明確にしておくことが望まれます。

10. 秘密保持及び個人情報保護に関する条項

清掃業・ビルメンテナンス業では、業務中に施設利用者の個人情報、入居者情報、企業の内部資料、セキュリティ情報などに接する場合があります。これらの情報は、契約終了後も適切に管理する必要があります。合意書では、原契約終了後の秘密保持義務、個人情報の返還・削除・廃棄、保存が必要な情報の取扱いなどを定めます。特に、施設の入退館情報、防犯設備の設定情報、管理用パスワードなどについては、後任業者への移行に伴い、アクセス権限の停止や変更が必要となる場合があります。

11. 清算条項に関する条項

清算条項とは、契約終了に伴う金銭債権債務などを整理し、一定の条件の下で追加請求を行わないことを確認する条項です。中途解約後に委託料や違約金について追加請求が行われると、双方の認識の相違から紛争に発展する可能性があります。そのため、精算金の支払いや貸与物の返還など、合意書に定める義務が履行された後の債権債務関係を明確にすることが重要です。ただし、清算条項を広く定めすぎると、契約終了前に発生した事故や未発見の損害についても請求が制限されるおそれがあります。秘密保持義務、個人情報保護義務、未解決の損害賠償請求などについては、必要に応じて清算の対象から除外することを検討します。

中途解約に関する合意書を作成する際の注意点

中途解約に関する合意書を作成する際には、契約終了の意思だけでなく、原契約との関係や業務上の影響を確認する必要があります。特に次の点に注意しましょう。

1. 原契約の解約条項を事前に確認する

原契約には、解約予告期間、違約金、最低契約期間、更新条件などが定められている場合があります。中途解約に関する合意書を作成する前に、これらの条項を確認することが重要です。また、原契約の一部業務だけを終了させる場合には、契約全体の終了なのか、一部変更なのかを明確にする必要があります。

2. 契約終了日と最終作業日を区別する

契約終了日と実際の作業終了日が異なる場合、解約後の業務について報酬や責任の所在が不明確になることがあります。清掃業務、設備点検、鍵の返還、引継ぎなどの実施日を区別して記載することが重要です。

3. 最終精算額を明確にする

月額委託料、追加作業費、立替費用、解約金などについて、精算漏れがないか確認する必要があります。特に、月途中の解約では、日割計算の方法を明確にしておくことが望まれます。

4. 後任業者への引継ぎを具体化する

清掃業務や設備管理業務は、施設の衛生環境や安全管理に直結するため、業務の空白期間が生じないようにすることが重要です。引継ぎの対象、期限、担当者及び方法を具体的に定め、必要に応じて引継ぎ記録を作成しましょう。

5. 鍵やセキュリティ情報の返還を徹底する

施設の鍵や入館証が返還されない場合、契約終了後も旧受託者が施設に立ち入れる状態が残る可能性があります。物理的な鍵だけでなく、電子錠の認証情報、管理システムのアカウント、警備設備の操作権限などについても確認が必要です。

6. 取引に適用される法令を確認する

清掃業務やビルメンテナンス業務の委託契約では、取引の内容や当事者の属性によって、民法、取適法（中小受託取引適正化法）、フリーランス・事業者間取引適正化等法などが関係する場合があります。これらの法令が適用される場合、契約終了や支払条件について一定の規制が設けられていることがあります。合意解約という形式を採用した場合でも、強行法規に反する取扱いが当然に有効となるわけではないため、実際の取引条件に応じた確認が必要です。

中途解約に関する合意書と解約通知書の違い

中途解約に関する合意書と解約通知書は、いずれも契約終了に関連する書類ですが、目的や性質が異なります。

解約通知書は、一方当事者が相手方に対して契約終了の意思を伝える際に使用されます。一方、中途解約に関する合意書は、双方が契約終了の条件について協議し、その内容を確定するための書類です。なお、解約通知によって契約が終了するかどうかは、原契約の内容や法令によって異なります。通知書を送付するだけで、常に契約を終了できるわけではありません。

中途解約に関する合意書の作成から契約終了までの流れ

清掃業・ビルメンテナンス業における中途解約は、次の手順で進めると整理しやすくなります。

1. 原契約の確認**：契約期間、解約条項、違約金、業務範囲などを確認する。

2. 解約条件の協議**：解約理由、解約日、最終作業日、精算方法について双方で協議する。

3. 合意書の作成**：協議した内容を中途解約に関する合意書に記載する。

4. 合意書の締結**：双方が内容を確認し、署名・押印又は電子契約によって締結する。

5. 業務の終了・引継ぎ**：最終清掃、設備点検、鍵の返還、業務記録の引継ぎなどを行う。

6. 最終精算・記録保管**：委託料や解約金を精算し、合意書及び関連資料を保管する。

このように、契約終了までの手順を整理することで、清掃業務や施設管理業務の継続性を確保しながら、円滑な契約終了を進めやすくなります。

中途解約に関する合意書は電子契約でも締結できる？

中途解約に関する合意書は、一般的に電子契約によって締結することも可能です。電子契約では、合意書を電子データとして作成し、当事者が電子署名その他の適切な方法で合意を示すことができます。電子契約を利用することで、清掃会社、ビル管理会社、施設オーナーなどが異なる場所に所在する場合でも、書類の郵送や対面での手続を省略しやすくなります。電子契約を利用する主なメリットは、次のとおりです。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の当事者間でも契約手続を進めやすい
• 締結済みの合意書を電子データで管理できる
• 契約締結日や締結履歴を確認しやすい
• 契約書の紛失や保管場所の分散を防ぎやすい

ただし、電子契約の証拠力や保存要件は、使用するサービスの仕組みや関連法令によって異なります。また、原契約に契約変更や終了に関する方式の定めがある場合は、その内容も確認する必要があります。電子契約サービス「mysign」を活用すれば、清掃業務やビルメンテナンス業務に関する中途解約の合意書を電子的に締結・管理する運用にも対応しやすくなります。

まとめ

中途解約に関する合意書（清掃業・ビルメンテナンス）は、清掃業務や設備管理業務などの継続的な業務委託契約を、契約期間の途中で双方の合意により終了させる際に使用する重要な書類です。清掃業・ビルメンテナンス業では、契約終了に伴い、委託料の精算、業務の引継ぎ、鍵や貸与物の返還、資機材の撤去、未完了業務への対応など、さまざまな実務上の手続が発生します。これらの事項を口頭で取り決めるだけでは、解約後に認識の相違が生じる可能性があります。そのため、中途解約に関する合意書を作成し、解約日、精算条件、費用負担、引継ぎ内容及び契約終了後の責任を明確にすることが重要です。特に、清算条項や損害賠償に関する条項については、原契約との整合性を確認し、必要な権利義務が適切に残るよう検討する必要があります。適切な合意書を作成することで、委託者と受託者の双方が契約終了条件を共有でき、円滑な業務移行と将来的な紛争の予防につながります。