作業内容変更に関する覚書（清掃業・ビルメンテナンス）

作業内容変更に関する覚書とは？

作業内容変更に関する覚書とは、清掃業・ビルメンテナンス業において、既に締結している業務委託契約の作業内容や契約条件を変更する際に、委託者と受託者の合意事項を記録するための書類です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院、工場などの建物管理では、施設の利用状況や衛生管理上の必要性に応じて、清掃範囲、作業頻度、作業時間、設備点検の内容などを見直すことがあります。例えば、週3回の共用部分清掃を週5回に増やす場合や、従来の清掃業務に空調設備の点検業務を追加する場合などが挙げられます。このような変更を口頭のやり取りだけで進めると、変更後の業務範囲や委託料金について認識の相違が生じるおそれがあります。作業内容変更に関する覚書を作成することで、次の事項を明確にできます。

• 変更対象となる原契約の内容
• 変更前と変更後の作業範囲
• 作業頻度、実施曜日、作業時間の変更
• 変更後の委託料金と支払条件
• 新しい作業内容の適用開始日
• 追加作業や再変更が発生した場合の対応方法
• 作業品質、安全管理、責任分担

覚書は、既存の契約をすべて締結し直すことなく、必要な部分だけを変更するために活用できます。ただし、変更内容が原契約と矛盾しないよう、両方の書類を確認することが重要です。

作業内容変更に関する覚書が必要となるケース

清掃業・ビルメンテナンス業では、建物の用途や利用者数、設備の稼働状況などによって必要な管理業務が変化します。特に、次のようなケースでは、作業内容変更に関する覚書を作成することが有効です。

1. 清掃範囲を追加・縮小する場合

オフィスの増床、テナントの入退去、施設の改装などに伴い、清掃対象となる区域を変更するケースです。例えば、従来はエントランスと共用廊下のみを清掃していたところ、新たに会議室や休憩室を対象に追加する場合が該当します。変更する区域を具体的に記載し、床面積、清掃対象物、作業方法などを確認することで、業務範囲を明確にできます。

2. 清掃頻度や作業時間を変更する場合

施設利用者の増加や営業時間の変更などにより、清掃回数や作業時間帯を見直す場合です。例えば、週2回の清掃を週4回に増やしたり、営業時間中の清掃を夜間清掃へ切り替えたりするケースがあります。作業頻度の変更は人件費や作業員の配置に影響するため、委託料金の見直しも含めて合意することが重要です。

3. 設備管理業務を追加する場合

清掃業務に加えて、空調設備、給排水設備、照明設備などの点検・管理業務を追加する場合にも使用できます。設備管理業務には、作業内容によって専門資格や安全管理措置が必要となるものがあります。そのため、追加する業務の範囲、点検頻度、必要資格、報告方法などを明確にしておく必要があります。

4. 委託料金を変更する場合

清掃面積の増加、作業時間の延長、特殊清掃の追加などによって委託料金が変更される場合です。料金変更については、変更後の金額だけでなく、適用開始日、支払期限、月途中の精算方法なども記載することが望まれます。

5. 施設の管理体制が変更される場合

ビルの管理会社が変更された場合や、施設の営業時間、入館方法、セキュリティ体制などが見直された場合にも、作業条件の変更が必要になることがあります。ただし、契約当事者そのものが変更される場合は、作業内容変更の覚書だけでなく、契約上の地位の移転や新たな契約締結についても検討する必要があります。

作業内容変更に関する覚書に記載すべき主な項目

作業内容変更に関する覚書では、変更事項を具体的に記載することが重要です。主な記載項目は次のとおりです。

すべての項目を変更する必要はありませんが、変更対象となる事項については、第三者が読んでも内容を理解できるよう具体的に記載することが望まれます。

作業内容変更に関する覚書の主な条項と解説

1. 目的条項

目的条項では、覚書を作成する理由と変更対象となる業務を明確にします。清掃業務や設備管理業務は継続的に実施されることが多く、契約締結後に施設の利用状況が変わることも珍しくありません。そのため、作業内容を変更する目的を記載しておくことで、変更の背景を当事者間で共有できます。また、覚書が新しい業務委託契約ではなく、既存契約の一部を変更するものであることを明確にする役割もあります

2. 原契約の特定条項

原契約の特定条項では、どの契約を変更するのかを明確にします。同じ委託者と受託者の間で複数の施設管理契約が締結されている場合、対象契約を特定しなければ、どの業務に変更が適用されるのか不明確になる可能性があります。原契約名、契約締結日、対象施設名、対象業務などを記載し、必要に応じて契約番号も記載すると管理しやすくなります。

3. 作業内容の変更条項

作業内容の変更条項は、覚書の中心となる部分です。変更前と変更後の内容を比較できる形式で記載すると、変更点を把握しやすくなります。例えば、次のように整理できます。

実際の覚書では、作業区域や作業方法について、必要に応じて図面、仕様書、作業計画書などを添付することも有効です。特に大型施設では、変更内容を文章だけで説明することが難しい場合があります。そのような場合は、別紙を活用することで作業内容をより正確に共有できます。

4. 変更適用開始日条項

変更適用開始日条項では、新しい作業内容をいつから適用するのかを定めます。例えば、10月15日から清掃頻度を増やす場合、委託料金も同日から変更するのか、翌月から変更するのかを明確にする必要があります。作業内容の変更日と料金変更日が異なる場合には、それぞれの適用開始日を記載することが重要です。また、変更前に実施した業務については従来の条件を適用するなど、過去の作業との区分も明確にしておくと、請求時のトラブルを防ぎやすくなります。

5. 委託料金変更条項

委託料金変更条項では、作業内容の変更に伴う報酬の増減について定めます。清掃範囲の拡大や作業頻度の増加は、人件費、洗剤費、消耗品費、機器使用料などに影響します。そのため、単に月額料金を変更するだけでなく、変更後の料金に含まれる費用の範囲も確認することが望まれます。また、月の途中から変更する場合には、日割計算、当月からの全額適用、翌月からの適用など、精算方法を明確にしておく必要があります。

6. 作業体制及び人員配置条項

作業体制及び人員配置条項では、変更後の業務に必要な作業員や管理責任者の配置について定めます。作業範囲が拡大した場合、従来と同じ人数では予定時間内に業務を完了できないことがあります。また、設備管理や特殊清掃などを追加する場合には、専門的な知識や資格を持つ作業員が必要になることもあります。受託者が適切な作業体制を整備することに加え、委託者が作業区域への立入りや設備使用に協力することも重要です。業務委託契約では、委託者が受託者の従業員に直接指揮命令を行うことによって、労働者派遣との区分が問題となる場合もあるため、実際の業務運営にも注意が必要です。

7. 追加作業及び再変更条項

追加作業及び再変更条項では、覚書締結後にさらに業務を追加・変更する場合の手続きを定めます。例えば、定期清掃の対象区域を変更した後、新たに外壁清掃や高所ガラス清掃を依頼する場合などが考えられます。このような追加作業について、費用や実施日を決めずに作業を開始すると、後から請求金額をめぐるトラブルが生じる可能性があります。そのため、追加作業については原則として事前に内容と費用を確認し、書面又は電磁的方法で合意することが望まれます。

8. 安全管理及び施設保全条項

安全管理及び施設保全条項では、変更後の業務を安全に実施するための責任や対応方法を定めます。清掃業・ビルメンテナンス業では、床面の水濡れによる転倒、高所作業中の事故、洗剤や薬剤による設備の損傷など、さまざまなリスクが考えられます。作業内容の変更によって新たな危険が生じる場合には、必要な安全対策を確認することが重要です。特に、施設利用者がいる時間帯に清掃を行う場合や、電気設備周辺で作業を行う場合には、作業区域の管理方法についても事前に協議することが望まれます。

9. 作業品質及び報告条項

作業品質及び報告条項では、変更後の業務について、品質管理や報告方法を定めます。作業範囲が拡大した場合や清掃頻度を減らした場合には、従来と同じ管理方法では十分な品質確認ができないことがあります。そのため、作業報告書、点検記録、写真記録などの提出方法を必要に応じて見直すことが重要です。また、作業内容に不備があった場合の通知方法や是正対応についても定めておくことで、問題発生時の対応を円滑にできます。

10. 原契約との関係条項

原契約との関係条項では、覚書と既存契約のどちらを優先するのかを定めます。一般的には、覚書によって明示的に変更された事項については覚書を優先し、それ以外の事項については原契約を引き続き適用する構成が考えられます。例えば、清掃頻度と委託料金のみを変更した場合、秘密保持、損害賠償、契約解除などの条項は、原契約の定めをそのまま適用することができます。ただし、原契約の条項と覚書の内容に矛盾が生じないよう、締結前に確認する必要があります。

作業内容変更に関する覚書を作成するメリット

作業内容変更に関する覚書を作成することには、委託者と受託者の双方にとって複数のメリットがあります。

1. 作業範囲の認識の相違を防止できる

清掃対象区域や作業内容を明文化することで、依頼したつもりの作業が実施されていない、契約外の作業を求められたといった問題を防ぎやすくなります。

2. 委託料金の変更根拠を明確にできる

変更前後の作業内容と料金を記録することで、増額や減額の理由を説明しやすくなります。また、請求書の確認や社内承認の際にも、覚書を根拠資料として活用できます。

3. 既存契約を活用して効率的に変更できる

契約全体を締結し直す必要がない場合、変更対象となる事項だけを覚書で整理できます。これにより、契約管理の負担を抑えながら、必要な変更を反映できます。

4. 業務の引継ぎや管理がしやすくなる

施設管理担当者や清掃責任者が変更された場合でも、覚書を確認することで、現在適用されている作業条件を把握しやすくなります。特に長期間継続するビルメンテナンス契約では、変更履歴を残すことが重要です。

作業内容変更に関する覚書を作成する際の注意点

1. 変更内容を曖昧に記載しない

作業内容を「必要に応じて清掃する」「適宜点検する」などと記載するだけでは、具体的な業務範囲が不明確になる可能性があります。作業区域、回数、時間、方法など、可能な限り客観的に確認できる条件を記載しましょう。

2. 原契約との整合性を確認する

覚書の内容が原契約と矛盾している場合、どちらの条件が適用されるのか争いになる可能性があります。原契約の変更手続、料金改定、契約期間、解除条件などを確認したうえで覚書を作成することが重要です。

3. 追加費用の発生条件を明確にする

作業内容を変更すると、人件費や資機材費などが増加することがあります。特に、夜間清掃、休日作業、特殊清掃、緊急対応などについては、通常の委託料金に含まれるかどうかを明確にしておきましょう。

4. 作業頻度の減少による影響を確認する

清掃回数を減らす場合、衛生環境や美観の維持に影響する可能性があります。受託者は合理的に予見できる影響を説明し、委託者は変更後の管理水準を理解したうえで合意することが望まれます。ただし、委託者が変更を承認したことだけで、受託者の契約違反や過失による責任が当然に免除されるわけではありません。

5. 法令上の義務や必要資格を確認する

設備管理、貯水槽清掃、空気環境測定、消防設備点検などを追加する場合、業務内容によっては資格や登録、法定の点検・管理基準が関係することがあります。覚書による合意だけで法令上の義務を変更できるわけではないため、対象業務に適用される法令や必要資格を確認する必要があります。

6. 変更内容の記録を適切に保存する

作業内容の変更は、契約期間中に複数回発生することがあります。そのため、覚書の締結日、適用開始日、変更履歴、関連する仕様書などを整理し、最新版の契約条件を確認できるようにしておくことが重要です。

作業内容変更に関する覚書は電子契約でも締結できる？

作業内容変更に関する覚書は、当事者間で適切に合意すれば、原則として電子契約によって締結することも可能です。電子契約を利用することで、紙の書類を印刷・郵送することなく、変更内容の確認や締結手続きを進められます。特に、複数の施設を管理する清掃会社やビルメンテナンス会社では、契約変更のたびに書類を郵送する負担を軽減できます。電子契約を活用する主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 離れた場所にいる担当者同士でも契約を締結しやすい
• 契約変更の履歴を電子データで管理できる
• 過去の覚書や原契約を検索しやすくなる
• 契約書の紛失や保管スペースの問題を軽減できる

電子契約サービス「mysign」を利用すれば、清掃業務や設備管理業務に関する覚書を電子的に締結・管理する際にも活用できます。ただし、電子契約の利用にあたっては、本人確認や締結権限の確認、原契約に定められた変更手続、電子データの保存方法などに注意する必要があります。また、電子契約で締結した場合の印紙税の取扱いや電子帳簿保存法への対応については、文書の性質や保存対象となる取引情報に応じて確認することが重要です。

作業内容変更に関する覚書についてよくある質問

Q1. 作業内容の変更は口頭で合意しても有効ですか？

契約内容の変更は、法令や原契約に特別な定めがない限り、口頭の合意でも成立する場合があります。ただし、変更内容や合意の有無について後から争いが生じる可能性があるため、覚書などの書面又は電子記録で残すことが望まれます。

Q2. 作業内容を少し変更するだけでも覚書は必要ですか？

軽微な変更であっても、委託料金、作業範囲、作業時間、責任分担などに影響する場合には、覚書を作成することが有効です。一時的な作業調整については、原契約の定めに従い、作業指示書や変更確認書などで対応できる場合もあります。

Q3. 覚書を締結すると原契約は無効になりますか？

通常、作業内容変更に関する覚書を締結しただけで、原契約全体が無効になるわけではありません。覚書で変更した事項については新しい条件を適用し、それ以外の事項については原契約を継続して適用することが一般的です。

Q4. 委託料金を変更しない場合でも覚書を作成できますか？

はい。委託料金を変更せず、清掃区域や作業時間などの業務内容だけを変更する場合にも覚書を作成できます。その場合は、料金を据え置くことを明記しておくと、後から料金変更の有無について認識の相違が生じることを防ぎやすくなります。

Q5. 作業内容変更に関する覚書に収入印紙は必要ですか？

収入印紙の要否は、文書の名称ではなく、記載内容や原契約との関係などによって判断されます。例えば、継続的な請負に関する基本契約の重要事項を変更する文書などは、課税文書に該当する可能性があります。一方、電子的に作成・締結され、紙の課税文書が作成されない場合には、通常、その電子記録自体に印紙税は課されません。実際の取扱いは、国税庁の案内や税理士等への確認が必要です。

まとめ

作業内容変更に関する覚書は、清掃業・ビルメンテナンス業において、既存の業務委託契約の作業条件を変更する際に重要な役割を果たす書類です。清掃範囲の拡大・縮小、作業頻度の変更、設備管理業務の追加、委託料金の改定などについて、変更前後の内容を明確に記録することで、委託者と受託者の認識の相違を防ぎやすくなります。特に、継続的な施設管理契約では、契約期間中に作業条件が何度も変更されることがあります。そのため、変更内容をその都度整理し、原契約との関係や適用開始日を明確にしておくことが重要です。作業内容変更に関する覚書を適切に活用することで、契約管理の効率化、業務品質の維持、料金トラブルの防止につながります。また、電子契約サービスを利用することで、覚書の締結や保存、変更履歴の管理を効率的に行うことも可能です。清掃業・ビルメンテナンス業の安定した取引関係を維持するためにも、作業内容の変更時には、双方が納得できる条件を文書として残しておくことが望まれます。