退去後清掃契約書

退去後清掃契約書とは？

退去後清掃契約書とは、賃貸住宅、マンション、アパート、事務所、店舗などの退去後に実施する清掃業務について、依頼者と清掃事業者の間で取り交わす契約書です。清掃する場所や作業内容、料金、作業期間、追加作業の条件、損害賠償責任などを明確にすることを目的としています。退去後清掃は、入居者が退去した物件を次の入居者が使用できる状態に整えるために実施されることが多く、不動産管理会社、賃貸物件のオーナー、清掃業者、ビルメンテナンス会社などが関係します。退去後の物件では、通常の清掃だけでなく、長期間蓄積した汚れの除去、水回りの洗浄、換気扇の清掃、床面の洗浄など、専門的な作業が必要となる場合があります。また、物件の状態によっては、設備の破損、残置物、経年劣化、特殊な汚れなどが確認されることもあります。このような状況で契約内容が不明確な場合、次のようなトラブルが発生する可能性があります。

• 清掃対象に含まれると思っていた場所が清掃されていなかった
• 当初の見積金額を超える追加料金を請求された
• 清掃作業中に設備や建材が破損した
• 残置物が依頼者の承諾なく処分された
• 清掃後の仕上がりについて依頼者と事業者の認識が異なった
• 再清掃の実施条件や費用負担について意見が分かれた

退去後清掃契約書を作成することで、こうした問題を未然に防ぎ、依頼者と清掃事業者が共通の認識を持って業務を進めやすくなります。

退去後清掃契約書が必要となるケース

退去後清掃契約書は、住宅のハウスクリーニングだけでなく、事業用物件の清掃や不動産管理業務など、さまざまな場面で利用できます。

1. 賃貸住宅の退去後清掃を依頼する場合

マンションやアパートなどの賃貸住宅では、入居者の退去後に室内清掃を実施することが一般的です。不動産管理会社や物件オーナーが清掃事業者へ業務を委託する際には、清掃範囲や料金、作業完了期限などを明確にする必要があります。特に、次の入居者の入居予定日が決まっている場合、清掃作業の遅延が物件の引渡しに影響する可能性があるため、作業日程の取り決めが重要です。

2. オフィスや事務所の退去後清掃を行う場合

企業がオフィスや事務所を退去する際には、賃貸借契約の条件に応じて清掃や原状回復が必要となることがあります。オフィスでは、床材、ガラス、間仕切り、空調設備など、住宅とは異なる清掃対象が含まれる場合があります。退去後清掃契約書を使用することで、通常清掃と原状回復工事の範囲を区別し、清掃事業者が担当する業務を明確にできます。

3. 店舗の閉店・移転に伴う清掃を依頼する場合

飲食店、美容室、小売店舗などが閉店又は移転する際には、厨房設備、床面、壁面、排水設備などの清掃が必要になる場合があります。店舗の使用状況によっては、油汚れ、臭気、カビなど、一般的な清掃では除去が難しい汚れが発生していることもあります。そのため、契約書では通常清掃と特殊清掃の区分、追加費用の発生条件などを定めておくことが重要です。

4. 不動産管理会社が清掃業務を外注する場合

複数の賃貸物件を管理する不動産管理会社では、退去のたびに外部の清掃事業者へ業務を発注することがあります。この場合、清掃品質の統一、作業報告の方法、鍵の管理、作業完了後の検収などを契約で定めることで、管理業務の効率化につながります。継続的に発注する場合は、基本契約書と個別発注書を組み合わせる方法も考えられます。

退去後清掃契約書に盛り込むべき主な条項

退去後清掃契約書では、作業内容だけでなく、清掃後に発生する可能性のある問題への対応も定めておくことが重要です。主な条項は次のとおりです。

• 目的条項：清掃業務を委託する目的を明確にする
• 対象物件条項：清掃対象となる物件の所在地や種類を特定する
• 業務内容条項：清掃する場所や具体的な作業内容を定める
• 作業日時条項：清掃の開始日、終了日及び作業時間を定める
• 料金・支払条項：清掃料金、追加費用及び支払条件を明確にする
• 事前確認条項：物件の状態や既存の破損箇所を確認する
• 経年劣化条項：通常清掃では改善できない汚れや劣化の取扱いを定める
• 残置物条項：家具や私物、廃棄物の取扱いを明確にする
• 追加作業条項：契約範囲外の作業が必要になった場合の対応を定める
• 鍵管理条項：鍵の受渡し、保管及び返却方法を定める
• 検収条項：作業完了後の確認方法や不備の通知方法を定める
• 再清掃条項：清掃不備があった場合の対応を定める
• 損害賠償条項：作業中の設備破損などに関する責任を明確にする
• 秘密保持条項：物件内で知り得た情報や個人情報を保護する
• キャンセル条項：作業中止や契約解除の条件を定める
• 紛争解決条項：契約内容について争いが生じた場合の対応を定める

これらの条項を設けることで、作業開始前から完了後までの責任関係を整理できます。

退去後清掃契約書の条項ごとの解説と実務ポイント

1. 対象物件・清掃範囲条項

退去後清掃契約書で特に重要なのが、対象物件と清掃範囲の特定です。例えば、同じマンションの退去後清掃であっても、居室内のみを清掃する場合と、ベランダ、エアコン、換気扇、収納内部まで清掃する場合では、作業量が大きく異なります。そのため、清掃箇所を具体的に記載することが望まれます。清掃範囲を整理する際には、次のような表を利用できます。

特にエアコンの内部洗浄、ワックス施工、特殊な汚れの除去などは、通常清掃に含まれるかどうかが事業者によって異なります。契約書には、作業対象だけでなく、対象外となる作業についても明記しておくことが重要です。

2. 清掃料金・支払条件条項

清掃料金については、基本料金、オプション料金、追加料金及び支払期限を明確にします。退去後清掃では、作業開始後に予想以上の汚れが確認されることもあるため、追加料金が発生する条件を定めておく必要があります。例えば、契約時に想定していなかった著しい油汚れやカビが確認された場合、通常清掃の範囲では対応できない可能性があります。このような場合には、清掃事業者が追加作業の内容と料金を説明し、依頼者の承諾を得てから実施する仕組みが望まれます。また、支払方法についても、銀行振込、現金、クレジットカードなどから具体的に指定しておくと、料金回収に関するトラブルを防ぎやすくなります。

3. 汚損・経年劣化条項

退去後清掃では、清掃によって除去できる汚れと、建材や設備の経年劣化による変色などを区別することが重要です。例えば、次のような状態は通常の清掃では改善できない場合があります。

• 長期間の使用による床材や壁紙の変色
• 建材内部に浸透した臭気
• カビによる素材自体の変色
• 金属部分の腐食や錆
• 浴室設備に固着した水垢
• 日焼けや摩耗による表面の劣化

これらの状態について、清掃事業者がすべてを新品同様に回復させることを当然に保証するものではありません。ただし、契約で約束した作業が実施されていない場合や、清掃方法に問題があった場合には、事業者の責任が生じる可能性があります。そのため、清掃による改善が困難な箇所は、作業前に写真などで記録し、依頼者へ説明しておくことが有効です。

4. 残置物・廃棄物条項

退去後の物件には、家具、家電、生活用品、書類などが残されていることがあります。これらの残置物については、清掃事業者が自由に処分できるわけではありません。契約書では、残置物の所有者、撤去の担当者、処分の承諾方法及び費用負担を明確にしておく必要があります。また、廃棄物の収集運搬や処分については、廃棄物処理法などの関係法令に従う必要があります。一般廃棄物と産業廃棄物では適用される規制が異なり、清掃業務の受託だけで廃棄物の収集運搬や処分を自由に行えるわけではありません。そのため、廃棄物処理を清掃業務に含める場合は、必要な許可の有無や適法な委託先を確認することが重要です。

5. 鍵の管理条項

退去後清掃では、依頼者が現地に立ち会わず、清掃事業者へ鍵を預けて作業を実施することがあります。この場合、鍵の紛失や無断複製、不適切な管理などが問題となる可能性があります。契約書には、次の事項を定めておくことが望まれます。

• 鍵の受渡し日時及び方法
• 預ける鍵の種類と数量
• 鍵を管理する担当者
• 鍵の複製や第三者への貸与の禁止
• 作業完了後の返却方法
• 鍵の紛失や破損が発生した場合の連絡方法

特に、複数の作業員が出入りする場合や、複数日にわたって清掃する場合には、鍵の管理責任を明確にすることが重要です。

6. 作業完了・検収条項

検収とは、清掃事業者が作業を完了した後、依頼者が契約内容に沿って清掃が実施されたかを確認することです。退去後清掃では、清掃事業者が作業完了を報告した後、不動産管理会社や物件オーナーが現地を確認するケースがあります。検収条項では、確認期限、確認方法、不備があった場合の通知方法などを定めます。また、依頼者が現地確認を行えない場合には、作業前後の写真や清掃報告書によって確認する方法も考えられます。ただし、検収が完了したことだけを理由として、通常の確認では発見できなかった契約不適合に関する法令上の権利が当然に消滅するわけではありません。

7. 再清掃条項

再清掃条項は、清掃作業の仕上がりに問題があった場合の対応を定めるものです。例えば、契約に含まれていた清掃箇所が未実施であった場合や、通常求められる清掃作業が適切に行われていなかった場合には、再清掃が必要となることがあります。再清掃については、次の事項を明確にしておくことが重要です。

• 再清掃の対象となる不備の範囲
• 不備を通知する方法
• 再清掃の実施期限
• 再清掃に必要な費用の負担
• 再清掃が困難な場合の対応

一方、清掃後に第三者が新たに汚した場合や、経年劣化による変色などについては、通常の再清掃とは区別して考える必要があります。

8. 損害賠償条項

清掃作業では、洗剤や清掃機器の使用によって設備や建材が損傷する可能性があります。例えば、床材の変色、設備の破損、ガラスの損傷などが発生した場合、損害の原因や責任の所在を確認する必要があります。損害賠償条項では、清掃事業者の責めに帰すべき事由によって損害が発生した場合の対応を定めます。損害額を判断する際には、修理費用、交換の必要性、設備の使用年数、既存の劣化状態などを考慮することが重要です。なお、事業者の責任を一律に免除する条項は、契約の内容や当事者の属性によって無効となる場合があります。特に消費者との契約では、消費者契約法との整合性に注意が必要です。

9. キャンセル・契約解除条項

退去後清掃では、退去日の変更、入居者の退去延期、物件の引渡し日程の変更などによって、予定していた作業が中止又は延期されることがあります。そのため、キャンセル可能な期限やキャンセル料金を事前に定めておくことが重要です。キャンセル料金は、清掃事業者が確保した人員や資機材、作業準備の状況などを考慮して設定する必要があります。消費者との契約においては、平均的な損害を超えるキャンセル料の定めが、その超える部分について無効となる場合があります。また、契約違反による解除と、依頼者の都合によるキャンセルは性質が異なるため、それぞれの条件を区別して規定することが望まれます。

退去後清掃契約書を作成する際の注意点

1. 清掃と原状回復工事の範囲を区別する

退去後清掃と原状回復工事は、関連する業務ですが、必ずしも同じものではありません。退去後清掃は、主に室内の汚れを除去し、衛生状態や美観を整える作業です。一方、原状回復工事には、壁紙の張替え、床材の補修、設備の修理や交換などが含まれる場合があります。清掃事業者が原状回復工事まで担当する場合は、作業範囲、工事代金、必要な資格や許可などについて別途確認することが重要です。また、退去後清掃契約書によって、賃貸人と賃借人の原状回復費用の負担割合が自動的に決まるわけではありません。賃貸借契約の内容や国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」なども踏まえて、別途判断する必要があります。

2. 追加料金の発生条件を明確にする

退去後清掃では、現地確認後に想定外の汚れや作業が見つかることがあります。

追加料金をめぐるトラブルを防ぐためには、作業開始前に見積書を作成し、追加作業が必要となった場合の承諾手続を明確にしておくことが重要です。

特に、清掃事業者が依頼者の承諾なく追加作業を実施し、その後に料金を請求することは、紛争につながる可能性があります。

追加作業については、内容、金額、作業時間を事前に提示し、書面又は電子的な方法で合意を残すことが望まれます。

3. 作業前後の写真を記録する

退去後清掃では、作業前から存在していた傷や汚れと、清掃作業によって発生した損傷を区別することが重要です。作業前後の写真を保存しておくことで、清掃範囲や作業結果を客観的に確認しやすくなります。特に、設備の破損、床材の変色、壁面の傷などについては、作業前の状態を記録しておくことが有効です。ただし、写真に個人情報や私物が写り込む可能性があるため、撮影範囲や保存方法には配慮が必要です。

4. 特殊清掃が必要な場合は別途条件を定める

通常の退去後清掃では対応できない著しい汚損や臭気が発生している場合、特殊清掃が必要となることがあります。例えば、衛生上の危険がある汚染物の除去、強い臭気への対応、特殊な薬剤を使用する作業などが該当します。このような作業については、通常清掃とは異なる安全管理、作業方法、費用が必要になる場合があります。契約書では、特殊清掃を通常業務に含めるのか、別契約とするのかを明確にしておくことが望まれます。

5. 契約当事者と発注権限を確認する

退去後清掃では、物件オーナー、不動産管理会社、入居者、原状回復工事業者など、複数の関係者が存在する場合があります。そのため、誰が清掃業務を発注し、誰が料金を支払うのかを明確にする必要があります。また、対象物件への立入りや設備の取扱いについて、発注者が適切な権限を有していることも確認しておくことが重要です。特に、賃貸物件では所有者や管理会社の承諾が必要となる作業もあるため、事前確認を怠らないようにしましょう。

退去後清掃契約書を電子契約で締結するメリット

退去後清掃契約書は、紙の契約書だけでなく、電子契約によって締結することもできます。清掃業やビルメンテナンス業では、複数の物件について契約を締結する機会が多く、電子契約の活用によって契約管理を効率化できる場合があります。主なメリットは次のとおりです。

• 契約書の印刷、郵送、保管にかかる手間を削減できる
• 遠方の不動産管理会社や物件オーナーとも契約手続きを進めやすい
• 契約内容の確認や承認をオンラインで行える
• 契約書を電子データとして検索・管理しやすい
• 契約締結の記録を残しやすくなる
• 物件ごとの契約書や見積書を整理しやすくなる

電子契約サービス「mysign」を活用すれば、退去後清掃契約書の作成から締結、保管までの手続きを電子化することができます。ただし、電子契約を利用する場合も、契約当事者の意思確認、契約内容の保存、本人確認の方法などを適切に整備することが重要です。

退去後清掃契約書に関するよくある質問

Q1. 退去後清掃契約書は必ず作成しなければなりませんか？

一般的な退去後清掃業務について、すべての取引で独立した契約書の作成が法律上義務付けられているわけではありません。ただし、契約書を作成することで、清掃範囲、料金、作業期間及び責任分担を明確にできます。なお、取引形態によっては、フリーランス法や中小受託取引適正化法などに基づく取引条件の明示義務が問題となる場合があるため、適用法令を確認する必要があります。

Q2. 清掃後に汚れが残っていた場合、再清掃を依頼できますか？

契約で合意した清掃内容が適切に実施されていない場合、依頼者は契約内容や民法の規定に基づき、再清掃などの対応を求められる可能性があります。ただし、経年劣化による変色や、通常の清掃では除去できない汚れについては、契約で保証した内容などによって判断が異なります。

Q3. 退去後清掃とハウスクリーニングの違いは何ですか？

退去後清掃は、入居者や利用者が退去した後の物件を対象とする清掃業務です。一方、ハウスクリーニングは、居住中の住宅や特定の設備の清掃なども含む、より広い意味で使用されることがあります。実際の作業内容には共通する部分が多いため、契約では名称だけでなく具体的な清掃範囲を明確にすることが重要です。

Q4. 清掃作業中に設備が破損した場合、誰が責任を負いますか？

清掃事業者の責めに帰すべき事由によって設備が破損した場合、清掃事業者が損害賠償責任を負う可能性があります。ただし、作業前から設備が劣化していた場合や、清掃事業者の責任によらない事情で破損した場合には、具体的な状況に応じた判断が必要です。

Q5. 退去後清掃契約書は個人の依頼者にも使用できますか？

退去後清掃契約書は、法人だけでなく、個人の物件オーナーや入居者が清掃事業者へ依頼する場合にも使用できます。ただし、依頼者が消費者に該当する場合は、消費者契約法などの適用に注意が必要です。特に、キャンセル料金、免責事項、損害賠償責任の制限などについては、消費者に一方的に不利益となる内容を避ける必要があります。

まとめ

退去後清掃契約書は、賃貸住宅、事務所、店舗などの退去後に行う清掃業務について、依頼者と清掃事業者の権利義務を明確にするための重要な契約書です。清掃範囲、作業日時、料金、追加作業、残置物、経年劣化、再清掃、損害賠償などを事前に取り決めることで、作業後の認識違いや費用トラブルを防ぎやすくなります。特に、清掃業やビルメンテナンス業では、物件ごとに作業条件が異なるため、契約書と見積書、作業仕様書などを組み合わせて管理することが効果的です。また、電子契約を活用することで、契約締結の迅速化や書類管理の効率化も期待できます。退去後清掃契約書のひな形を活用し、実際の物件や業務内容に合わせて必要な条項を調整することで、依頼者と清掃事業者の双方が安心して取引を進められる契約環境を整えることができます。