園だより掲載同意書

園だより掲載同意書とは？

園だより掲載同意書とは、保育園や認定こども園などが発行する園だより、クラスだより、行事だより、保護者向けアプリなどに、園児の写真・氏名・作品・発言・活動内容などを掲載する際、保護者から事前に同意を得るための書面です。保育園では、日々の保育活動や季節の行事、遠足、運動会、制作活動など、園児の成長や園生活の様子を保護者へ伝えるために園だよりを発行することがあります。その際、園児の顔が分かる写真や氏名などを掲載すると、園児個人を識別できる場合があります。

そのため、園だよりを作成するときは、単に「写真掲載に同意する・しない」だけではなく、

• 園児の写真を掲載してよいか
• 顔が分かる写真まで掲載してよいか
• 氏名を掲載してよいか
• 作品と氏名を一緒に掲載してよいか
• 園児の発言や活動内容を掲載してよいか
• 紙媒体だけでなく保護者向けアプリにも掲載してよいか

など、具体的な掲載範囲を確認しておくことが重要です。園だより掲載同意書を用意しておけば、園側と保護者側の認識の違いを防ぎながら、園児のプライバシーに配慮した情報発信を行いやすくなります。

園だより掲載同意書が必要となるケース

園だより掲載同意書は、園児に関する情報を保護者向けの媒体へ掲載する場合に活用できます。特に、次のようなケースでは事前に保護者の意思を確認しておくことが重要です。

• 園だよりに園児の顔が分かる写真を掲載する場合
• クラスだよりに園児の氏名を掲載する場合
• 運動会、遠足、発表会などの行事写真を掲載する場合
• 園児が制作した絵や工作などの作品を紹介する場合
• 園児の発言や感想を氏名付きで紹介する場合
• 保護者専用アプリやWebページで園生活の様子を配信する場合
• 紙の園だよりを園児の家庭へ配布する場合

例えば、制作活動を紹介する園だよりで、園児の作品とフルネームを一緒に掲載すると、作品だけを掲載する場合よりも個人を識別しやすくなります。また、集合写真についても「大勢で写っているから問題ない」と一律に考えるのではなく、顔が識別できる状態で掲載する場合には、園としての写真掲載ルールを決めておくことが大切です。

園だより掲載同意書と写真掲載同意書の違い

園だより掲載同意書と写真掲載同意書は似ていますが、対象となる情報の範囲に違いがあります。写真掲載同意書は、主に園児が写った写真や動画の撮影・掲載について保護者の意思を確認する書面です。

これに対して園だより掲載同意書では、写真だけでなく、

• 氏名
• 絵や工作などの作品
• 園児の発言
• 活動中のエピソード
• 行事への参加状況

など、園だよりに掲載するさまざまな情報を対象として同意範囲を整理できます。そのため、園だよりを定期的に発行している保育園では、「写真掲載についてだけ同意を取る」のではなく、園だよりで実際に取り扱う情報を確認したうえで同意項目を設計すると、保護者にも分かりやすくなります。

園だより掲載同意書に盛り込むべき主な項目

園だより掲載同意書を作成する場合には、少なくとも次の事項を整理しておくとよいでしょう。

• 同意書の目的
• 掲載対象となる情報
• 掲載する媒体
• 園児のプライバシーへの配慮
• 個人情報の取扱い
• 第三者への提供や二次利用の取扱い
• 同意が任意であること
• 同意内容の変更・撤回方法
• 同意の有効期間
• 保護者による具体的な同意確認欄

単純な「同意します」という確認だけでは、何に対する同意なのか分かりにくくなる可能性があります。写真、氏名、作品などについて選択欄を設けることで、園側も掲載可能な範囲を確認しやすくなります。

条項ごとの解説と実務ポイント

1. 掲載目的

最初に、なぜ園児の情報を園だよりへ掲載するのかを明確にします。例えば、「園児の日常生活や行事、保育活動等の様子を保護者へ伝えるため」と定めておけば、同意を求められた保護者も利用目的を理解しやすくなります。掲載目的を明確にしておくことは、園側が必要以上に園児の情報を利用することを防ぐうえでも重要です。

2. 掲載する情報

園だよりに掲載する可能性がある情報を具体的に定めます。

代表的なものとして、

• 園児の写真
• 園児の氏名や呼称
• 絵や工作などの作品
• 園児の発言や感想
• 行事や保育活動への参加状況

などがあります。特に写真だけに限定した同意書を作成すると、後から「作品と氏名を一緒に掲載してもよいのか」「子どもの発言を名前付きで紹介してよいのか」といった判断に迷う可能性があります。園で実際に掲載する情報をあらかじめ洗い出しておくとよいでしょう。

3. 掲載媒体

同じ園だよりでも、配布方法によって情報が届く範囲は異なります。

例えば、

• 紙で保護者に配布する園だより
• 保護者専用アプリ
• パスワード等で閲覧者を限定したWebページ
• 電子メールによる配信

などが考えられます。一方、園の公式WebサイトやSNSなどは、不特定多数の人が閲覧できる可能性があります。そのため、保護者向け園だよりへの掲載同意と、Webサイト・SNS等への一般公開については区別して管理する方法があります。

4. 写真掲載への同意

写真については、「掲載に同意する・しない」という2択だけでなく、「顔が特定できない写真のみ同意する」といった選択肢を設ける方法もあります。例えば、後ろ姿、遠景、手元だけの写真などであれば掲載を認めたいという保護者にも対応しやすくなります。園児によって同意範囲が異なる場合には、撮影・編集・掲載の各段階で確認できる運用体制も必要です。

5. 氏名掲載への同意

氏名についても掲載範囲を分けることができます。

例えば、

• フルネーム
• 名のみ
• イニシャル等
• 氏名を掲載しない

といった選択肢です。写真とフルネームを同時に掲載すると園児を特定しやすくなるため、写真と氏名を組み合わせて掲載する必要性についても検討するとよいでしょう。

6. 作品掲載への同意

保育園では、園児が制作した絵や工作などを園だよりで紹介するケースがあります。作品のみを掲載する場合と、作品と園児の氏名をセットで掲載する場合では、情報の性質が異なります。そのため、「作品の掲載」と「作品への氏名表示」を分けて確認できるようにすると、保護者の希望を反映しやすくなります。

7. 園児の発言・活動内容の掲載

園だよりでは、写真だけでなく、園児の発言や活動中のエピソードを紹介する場合もあります。例えば、「遠足で○○ちゃんがこんなことを話していました」といった記載です。園児の成長を伝えられる一方で、内容によっては本人や家庭に関する情報が含まれる可能性もあります。氏名を付けて紹介する必要があるのか、匿名化して掲載できないかなどを検討し、園児や家庭のプライバシーに配慮することが重要です。

8. 同意の任意性

園だよりへの掲載について同意しない家庭があったとしても、そのことを理由として園児を不利益に扱うことがないようにします。

例えば、写真掲載に同意しない園児についても、通常どおり行事や保育活動へ参加できるようにすることが大切です。

掲載への同意と保育サービスの提供を切り分けて運用することがポイントとなります。

9. 同意の変更・撤回

入園時には写真掲載に同意していても、その後、家庭の事情などによって掲載を希望しなくなることがあります。そのため、保護者が将来の掲載について同意内容を変更・撤回できる仕組みを設けておくとよいでしょう。ただし、すでに紙で配布された園だよりや、すでに印刷された冊子などは回収が困難な場合があります。同意書には、撤回前に作成・配布された媒体については、性質上、回収や削除が困難となる場合があることも記載しておくと、双方の認識を合わせやすくなります。

10. 同意期間

園だより掲載同意書では、同意がいつまで有効なのかについても整理しておくことが重要です。

例えば、

• 入園から卒園・退園まで
• 年度末まで
• 保護者が撤回するまで

などの運用が考えられます。年度ごとに写真掲載等の意思を確認する園では、毎年度、新しい同意書を提出してもらう方法もあります。

園だより掲載同意書を作成する際の注意点

同意項目をまとめすぎない

「園児の写真・氏名等の掲載に同意します」と一括して確認するだけでは、保護者が写真には同意するものの、フルネームの掲載には同意しないといった希望を示しにくくなります。写真、氏名、作品、発言など、実際の掲載内容に合わせて項目を分けると管理しやすくなります。

SNSや一般公開Webサイトへの掲載と区別する

園内で配布される園だよりと、誰でも閲覧できるSNSや公式Webサイトでは公開範囲が大きく異なります。そのため、園だより掲載同意書をそのままSNS掲載の同意として扱うのではなく、公開範囲に応じて別途確認する運用を検討することが重要です。

同意内容を職員間で共有する

同意書を取得していても、実際に園だよりを作成する職員が内容を把握していなければ、誤掲載につながる可能性があります。

例えば、

• Aさんは顔写真掲載可
• Bさんは後ろ姿のみ可
• Cさんは写真掲載不可
• Dさんは写真可・氏名掲載不可

というように家庭ごとに条件が異なる場合があります。園児ごとの掲載条件を適切に管理し、園だよりを作成・確認する職員が必要な範囲で確認できる体制を整えておくことが大切です。

掲載前の確認体制を設ける

園だよりを配布した後に掲載ミスが発覚すると、紙媒体では回収が難しい場合があります。

そのため、発行前に、

• 掲載されている園児を確認する
• 各園児の同意内容を確認する
• 氏名の掲載範囲を確認する
• 写真と氏名の組み合わせを確認する
• 家庭に関する不要な情報が含まれていないか確認する

といったチェックを行う運用が有効です。

保護者による二次利用にも注意する

紙の園だよりや保護者専用アプリで公開した写真であっても、受け取った保護者が撮影・保存し、SNSへ投稿する可能性があります。他の園児の写真や氏名が含まれる園だよりについては、無断でSNSやWebサイトなどへ転載・公開しないよう保護者へ周知しておくことも重要です。

個人情報の取扱方針との整合性を確認する

園だより掲載同意書だけを独立して作成するのではなく、園が定めている個人情報保護方針、写真・動画掲載に関する同意書、入園時の各種同意書などとの内容を確認する必要があります。同じ園で複数の書類を使用する場合、それぞれの利用目的や掲載範囲に矛盾がないよう整理しておきましょう。

園だより掲載同意書の管理方法

同意書を取得した後は、書類を保管するだけではなく、実際の園だより作成時に確認できる状態にしておくことが重要です。特に園児数が多い保育園では、一人ひとりの同意内容を毎回紙の同意書から探す方法では確認漏れが発生しやすくなります。

そのため、

• 園児ごとの同意状況を一覧化する
• 写真・氏名・作品など項目別に管理する
• 同意変更があった場合は速やかに情報を更新する
• 年度更新時に再確認する
• 退園・卒園した園児の情報を適切に管理する

といった運用を検討するとよいでしょう。電子的に同意を取得する場合も、「いつ」「誰が」「どの内容について」同意したのかを確認できる形で記録を残しておくことが大切です。

園だより掲載同意書を電子化するメリット

園だより掲載同意書は、紙だけでなく電子的に取得・管理する方法も考えられます。

電子化することで、

• 保護者がスマートフォン等から確認・回答できる
• 同意書の提出状況を管理しやすくなる
• 紙書類の保管負担を軽減できる
• 同意取得日などの記録を残しやすい
• 年度更新時の同意確認を効率化しやすい

といったメリットがあります。ただし、電子化すれば掲載管理そのものが不要になるわけではありません。取得した同意内容を園だより作成時に確実に確認できる運用と組み合わせることが重要です。

園だより掲載同意書とあわせて整備したい書類

保育園では、園児の写真や情報を利用する場面が園だより以外にもあります。園の運営内容に応じて、次のような書類と役割を分けて整備すると、保護者にも利用目的を説明しやすくなります。

• 写真・動画撮影同意書
• Webサイト掲載同意書
• SNS掲載同意書
• 個人情報取扱同意書
• 園行事参加同意書
• 保護者向けアプリ利用同意書

特に、園だより、Webサイト、SNSでは情報の公開範囲が異なるため、すべてを一括した同意として扱うのではなく、園の実際の運用に合わせて同意範囲を設計することがポイントです。

まとめ

園だより掲載同意書は、保育園が園児の写真、氏名、作品、発言、活動内容などを園だよりや保護者向け電子媒体へ掲載する際に、保護者の意思を事前に確認するための重要な書面です。園生活の様子を伝える園だよりは、保護者にとって園児の成長を知る大切な情報源ですが、その一方で、園児の顔写真や氏名などを取り扱う以上、プライバシーへの十分な配慮が求められます。

同意書を作成する際には、

• 掲載する情報を具体的にする
• 掲載媒体を明確にする
• 写真・氏名・作品などを項目別に確認する
• 同意しない場合にも不利益な取扱いをしない
• 同意の変更・撤回方法を定める
• 職員間で同意状況を適切に共有する
• 一般公開のWebサイトやSNSへの掲載と区別する

といった点を整理することが大切です。園だよりへの掲載について事前にルールを明確にし、保護者の希望を確認しておくことで、掲載後のトラブルを予防するとともに、園児のプライバシーに配慮した情報発信につながります。なお、園の運営形態、園だよりの配布方法、使用する保護者向けアプリ、自治体の運用方針などによって必要な内容は異なります。実際に園だより掲載同意書を導入する際には、自園の個人情報保護方針や関連書類との整合性を確認し、必要に応じて弁護士その他の専門家による確認を受けることを推奨します。