オフィス清掃契約書

オフィス清掃契約書とは？

オフィス清掃契約書とは、企業やビル管理会社が清掃業者・ビルメンテナンス会社に対して、オフィスの日常清掃や定期清掃を委託する際に締結する契約書です。清掃業務の対象となる施設や作業範囲、清掃頻度、作業時間、委託料、清掃品質、事故発生時の責任などを明確にし、委託者と受託者の双方が安心して取引できる環境を整えることを目的としています。オフィス清掃では、執務室や会議室の床清掃、トイレ清掃、ゴミ回収、共用部分の清掃など、さまざまな作業が発生します。また、営業時間外に清掃を行う場合には、鍵の管理や入退室管理、機密情報の保護などにも配慮する必要があります。そのため、オフィス清掃契約書には、一般的な業務委託契約の内容に加えて、清掃業務特有の条件を盛り込むことが重要です。特に、継続的な清掃業務を委託する場合には、契約内容が曖昧なままだと、清掃範囲の認識違いや追加料金、清掃品質、設備の破損などをめぐるトラブルにつながる可能性があります。オフィス清掃契約書を作成することで、業務内容と責任範囲を明文化し、継続的かつ円滑な清掃サービスの提供につなげることができます。

オフィス清掃契約書が必要となるケース

オフィス清掃契約書は、清掃業務を外部の事業者へ委託するさまざまな場面で利用されます。代表的な利用ケースは次のとおりです。

• 企業が清掃業者に日常清掃を委託する場合
  執務室、会議室、廊下、トイレなどの清掃を継続的に依頼する際に、清掃範囲や作業頻度、料金などを明確にします。
• ビル管理会社が清掃業務を外部委託する場合
  オフィスビルの共用部分やテナント専有部分の清掃を外部業者に委託する際に、業務内容や責任分担を定めます。
• 営業時間外のオフィス清掃を依頼する場合
  早朝や夜間など従業員が不在となる時間帯に清掃を実施する際に、鍵の管理、入退室方法、防犯上のルールなどを取り決めます。
• 定期清掃や専門清掃を委託する場合
  床のワックス掛け、カーペット洗浄、ガラス清掃などを定期的に依頼する際に、作業内容、実施日、追加料金などを明確にします。
• 複数の事業所の清掃を一括委託する場合
  本社や支店、営業所など複数拠点の清掃を同一業者へ委託する際に、施設ごとの清掃条件や料金体系を整理します。

このように、オフィス清掃契約書は、単発の清掃作業から継続的なビルメンテナンス業務まで幅広く利用できます。特に、清掃業務を長期間にわたって委託する場合には、契約条件を明確にしておくことで、担当者の変更や清掃内容の見直しが発生した際にも、円滑に対応しやすくなります。

オフィス清掃契約書に盛り込むべき主な条項

オフィス清掃契約書を作成する際には、業務内容や料金だけでなく、施設管理や事故対応などに関する条項も必要です。主な条項は次のとおりです。

• 契約の目的
• 清掃対象施設及び委託業務の内容
• 清掃範囲及び対象外業務
• 作業日時及び清掃頻度
• 清掃方法及び品質管理
• 清掃用具・洗剤・消耗品の費用負担
• 委託料及び支払条件
• 業務内容の変更及び追加料金
• 鍵及び入退室管理
• 施設・設備・備品の取扱い
• 廃棄物及び貴重品の管理
• 作業員の管理及び再委託
• 秘密保持及び個人情報の取扱い
• 安全管理及び事故発生時の対応
• 損害賠償及び責任範囲
• 契約期間、更新及び中途解約
• 契約解除及び契約終了時の措置
• 反社会的勢力の排除
• 準拠法及び合意管轄

これらの条項を体系的に整理することで、清掃業務の実施条件と双方の権利義務を明確にできます。ただし、必要となる条項は、オフィスの規模、清掃内容、契約期間、作業時間帯などによって異なります。実際の業務に合わせて契約書を調整することが重要です。

オフィス清掃契約書の条項ごとの解説

1. 清掃対象施設及び業務範囲

清掃対象施設及び業務範囲に関する条項は、オフィス清掃契約書の中でも特に重要です。清掃対象となる建物、フロア、部屋、設備などを明確にし、受託者がどこまで清掃を行うのかを具体的に定めます。例えば、次のような項目を整理します。

清掃範囲が曖昧な場合、委託者は清掃対象だと考えていても、受託者は契約対象外と認識している可能性があります。このような認識違いを防ぐためには、清掃対象箇所と作業内容を具体的に記載することが大切です。必要に応じて、清掃仕様書や作業一覧表を別紙として添付する方法も有効です。

2. 作業日時及び清掃頻度

作業日時及び清掃頻度に関する条項では、清掃業務を実施する曜日、時間帯、回数などを定めます。オフィス清掃では、従業員が勤務している時間帯に作業を行う場合と、営業時間外に作業を行う場合があります。例えば、日常清掃を平日の早朝に実施し、床のワックス掛けなどの定期清掃を休日に実施するケースが考えられます。契約書には、次の事項を記載するとよいでしょう。

• 清掃を実施する曜日
• 作業開始時間及び終了時間
• 週単位又は月単位の清掃回数
• 土日祝日や年末年始の取扱い
• 定期清掃の実施時期
• 作業日時を変更する場合の連絡方法

作業日時を明確にすることで、清掃業者の人員配置や委託者側の施設利用計画を調整しやすくなります。

3. 清掃品質及び作業確認

清掃品質に関する条項では、受託者がどの程度の品質で清掃業務を実施するのかを定めます。清掃業務では、単に作業を実施したかどうかだけでなく、作業後の状態が契約内容に適合しているかも重要です。そのため、作業終了後の確認方法や、不備が発見された場合の対応について定めておくことが望まれます。例えば、清掃後にゴミが残っていた場合や、契約対象となっている場所が清掃されていなかった場合には、再清掃を求めることができるようにします。一方で、床材の経年劣化、長期間にわたって付着した染み、設備の腐食など、通常の清掃では改善できない状態もあります。こうした事項については、通常清掃による対応範囲と、特別清掃が必要となる範囲を区別しておくことが重要です。

4. 委託料及び支払条件

委託料に関する条項では、清掃業務の料金、支払方法、支払期限などを定めます。継続的なオフィス清掃では、月額固定料金を設定するケースが一般的ですが、作業回数や清掃面積によって料金を算定する場合もあります。契約書には、次の事項を明記します。

• 月額又は作業1回当たりの委託料
• 消費税の取扱い
• 支払期限
• 銀行振込などの支払方法
• 振込手数料の負担者
• 追加作業が発生した場合の料金
• 契約内容変更時の料金見直し方法

特に、通常清掃に含まれない作業を追加する場合には、作業開始前に料金を確認することが大切です。また、清掃面積の増加や作業頻度の変更などにより業務負担が変わる場合には、委託料の見直しについて協議できる条項を設けておくとよいでしょう。

5. 清掃用具及び消耗品の費用負担

オフィス清掃では、清掃用具や洗剤、ゴミ袋、トイレットペーパーなど、さまざまな消耗品を使用します。これらを委託者と受託者のどちらが用意するのか、契約時に明確にしておく必要があります。例えば、掃除機やモップなどの清掃機材は清掃業者が用意し、トイレットペーパーやペーパータオルなどの衛生用品は委託者が負担する方法があります。費用負担を明確にしておくことで、消耗品の不足や追加費用に関するトラブルを防止できます。

6. 鍵及び入退室管理

オフィス清掃契約書では、鍵やカードキーの管理に関する条項も重要です。特に、営業時間外に清掃業務を実施する場合、清掃業者が施設の鍵や入退室カードを預かることがあります。そのため、鍵の保管方法、使用目的、複製の禁止、紛失時の対応などを契約書に定めておく必要があります。例えば、受託者が鍵を紛失した場合には、直ちに委託者へ報告し、必要な防犯措置について協議することを定めます。また、契約終了時には、貸与された鍵やカードキーを速やかに返還する義務を明記しておくことが重要です。

7. 秘密保持及び個人情報の取扱い

オフィス清掃では、清掃作業中に企業の営業情報や顧客情報、従業員情報などを目にする可能性があります。例えば、机上に置かれた書類、会議室のホワイトボード、パソコン画面などから、業務上の情報を知り得る場合があります。そのため、清掃業者に対して秘密保持義務を課すことが重要です。秘密保持条項では、次の事項を定めます。

• 業務上知り得た秘密情報の第三者への開示禁止
• 清掃業務以外の目的での情報利用禁止
• 作業員及び再委託先への秘密保持義務の徹底
• 個人情報の漏えい防止
• 情報漏えいが発生した場合の報告義務
• 契約終了後の情報管理義務

秘密保持義務を明確にすることで、委託者の情報資産を保護し、清掃業者との信頼関係を維持しやすくなります。

8. 損害賠償及び事故対応

清掃業務では、設備や備品の破損、床面での転倒事故、洗剤による建材の変色などが発生する可能性があります。そのため、事故発生時の報告方法や損害賠償責任について契約書に定める必要があります。例えば、清掃作業中に受託者の過失によってOA機器を破損した場合、修理や損害賠償について協議することが考えられます。一方で、施設の経年劣化や委託者の不適切な指示など、受託者の責任によらない原因で損害が発生する場合もあります。契約書では、損害の発生原因や当事者の責任に応じて対応することを明確にしておくことが重要です。

9. 再委託及び作業員の管理

清掃業者が別の清掃会社や外部スタッフに業務を再委託する場合には、再委託に関する条件を定めておく必要があります。特に、オフィス内への立入りを伴う業務では、委託者が把握していない第三者が施設へ出入りすることを防ぐため、事前承諾制を採用する方法があります。また、受託者は再委託先に対しても、秘密保持や安全管理などの義務を遵守させる必要があります。作業員の管理については、清掃方法や施設利用ルールの教育、事故防止の指導などを定めることが重要です。

10. 契約期間及び契約解除

オフィス清掃契約書では、契約の開始日と終了日、更新方法、中途解約の条件などを定めます。継続的な清掃契約では、一定期間ごとに自動更新する方式を採用することがあります。その場合、更新を希望しないときの通知期限を明確にしておくことが重要です。また、清掃業務の重大な不履行や委託料の支払遅延などが発生した場合に備え、契約解除の条件も定めます。中途解約と契約違反による解除を区別することで、契約終了時の混乱を防止できます。

オフィス清掃契約書を作成する際の注意点

オフィス清掃契約書を作成する際には、契約条項を整えるだけでなく、実際の清掃現場に即した内容になっているかを確認する必要があります。特に注意したいポイントは次のとおりです。

• 清掃範囲を具体的に記載する
  清掃対象となる部屋や設備を明確にし、対象外となる作業についても記載しましょう。
• 清掃頻度と作業時間を明確にする
  日常清掃と定期清掃を区別し、曜日や時間帯を具体的に定めることで、作業計画の認識違いを防ぎます。
• 追加料金の発生条件を定める
  清掃範囲の拡大、作業回数の増加、特殊清掃の追加などが発生した場合の料金変更方法を確認しましょう。
• 鍵や機密情報の管理方法を確認する
  営業時間外の清掃では、入退室管理や情報漏えい防止に関するルールを明確にする必要があります。
• 事故発生時の責任を整理する
  設備の破損や人身事故などが発生した場合の報告方法、損害賠償、保険の適用などを確認しましょう。
• 廃棄物処理に関する法令を確認する
  一般廃棄物や産業廃棄物の収集運搬・処分を清掃業者に委託する場合は、廃棄物処理法に基づく許可や委託基準などを確認する必要があります。
• 業務委託と労働者派遣の違いに注意する
  清掃業者の作業員に対して委託者が直接具体的な指揮命令を行う運用は、契約名称にかかわらず労働者派遣等との区別が問題となる場合があるため、実際の業務運営にも注意が必要です。
• 契約書と清掃仕様書の内容を一致させる
  契約書、見積書、清掃仕様書、作業スケジュールなどに矛盾がないか確認しましょう。

また、清掃業務の内容によっては、建築物衛生法などの関係法令や建物管理上の基準が関係する場合があります。
契約書を作成する際には、施設の用途や清掃業務の内容を踏まえ、必要な法令上の対応を確認することが重要です。

オフィス清掃契約書と清掃仕様書の違い

オフィス清掃契約書と清掃仕様書は、どちらも清掃業務を円滑に実施するために使用されますが、それぞれ役割が異なります。

オフィス清掃契約書では、委託料や契約期間、秘密保持、損害賠償などの基本的な契約条件を定めます。一方、清掃仕様書では、清掃する場所、使用する機材、作業頻度、清掃方法など、現場で必要となる具体的な事項を整理します。清掃対象施設が広い場合や作業内容が複雑な場合には、契約書に清掃仕様書を添付し、両者を一体として管理する方法が適しています。

オフィス清掃契約書は電子契約でも締結できる？

オフィス清掃契約書は、原則として電子契約によって締結することも可能です。電子契約では、紙の契約書に署名・押印する代わりに、電子署名などの方法を利用して契約を締結します。電子契約を利用することで、次のようなメリットが期待できます。

• 契約書の印刷や郵送にかかる手間を削減できる
• 遠隔地の清掃業者とも契約を締結しやすい
• 契約書の保管や検索がしやすくなる
• 契約更新や変更手続を効率化できる
• 契約締結に要する時間を短縮しやすい

特に、複数のオフィスや事業所を管理している企業では、電子契約を活用することで契約管理の負担を軽減できます。また、電子契約サービス「mysign（マイサイン）」などを利用することで、清掃業者との契約締結や契約書の管理をオンラインで進めることができます。ただし、電子契約を利用する場合には、契約当事者の本人確認、電子署名の方式、契約データの保存方法などを適切に確認する必要があります。

まとめ

オフィス清掃契約書は、企業やビル管理会社が清掃業者に清掃業務を委託する際に、業務内容や契約条件を明確にするための重要な書類です。清掃範囲、作業日時、委託料、清掃品質、鍵の管理、秘密保持、損害賠償、契約解除などをあらかじめ定めることで、委託者と受託者の間で発生しやすい認識違いやトラブルを防止できます。特に、継続的なオフィス清掃では、契約内容を明文化しておくことが、安定した清掃品質の維持や円滑な業務運営につながります。また、清掃仕様書や作業スケジュールと契約書の内容を一致させることで、実際の現場作業に即した契約管理が可能になります。オフィス清掃契約書のひな形を活用する際には、施設の規模、清掃内容、作業頻度、料金体系などに合わせて必要な条項を調整し、双方が納得できる契約内容にすることが重要です。