鍵・セキュリティ管理に関する誓約書

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書とは？

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書とは、清掃業者やビルメンテナンス事業者が、業務上預かる施設の鍵、カードキー、暗証番号、警備システムの認証情報などを適切に管理することを約束する書類です。オフィスビル、商業施設、マンション、病院、工場などの清掃・設備管理業務では、施設管理者から鍵を預かったり、警備システムを解除して建物内に立ち入ったりする機会があります。こうした業務では、鍵の紛失や盗難、暗証番号の漏えい、不正な複製などが発生すると、施設への不正侵入、盗難、情報漏えいなどの重大な事故につながるおそれがあります。そのため、鍵やセキュリティ情報の取扱いについて、あらかじめ明確なルールを設けておくことが重要です。鍵・セキュリティ管理に関する誓約書には、主に次の事項を定めます。

• 鍵やカードキーなどの適切な保管・管理方法
• 鍵を使用できる担当者や使用範囲の制限
• 鍵の無断複製や第三者への貸与の禁止
• 暗証番号や警備システム情報の秘密保持
• 鍵の紛失・盗難・情報漏えい時の報告義務
• 業務終了時の鍵の返却や情報の削除
• 事故発生時の対応や損害賠償責任

誓約書を作成することで、施設管理者と業務受託者の間で管理ルールを共有でき、セキュリティ事故の予防やトラブル発生時の円滑な対応に役立ちます。

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書が必要となるケース

清掃業やビルメンテナンス業では、施設の種類や業務内容によって鍵の管理方法が異なります。特に、次のようなケースでは誓約書の作成が有効です。

1. オフィスビルの清掃業務を受託する場合

オフィスビルの清掃では、従業員の退勤後や早朝など、施設管理者が不在の時間帯に作業することがあります。清掃担当者が鍵を使用して入退室する場合、使用できる時間帯や区域、施錠確認の方法などを明確にする必要があります。特に、複数のテナントが入居する建物では、共用部分と専有部分の管理区分を明確にすることが重要です。

2. マンションの共用部分を管理する場合

マンションの清掃や設備管理では、エントランス、管理室、機械室、屋上、ゴミ置場などの鍵を預かることがあります。共用部分の鍵であっても、管理が不十分な場合には居住者の安全に影響する可能性があります。そのため、鍵の保管場所、持出し方法、使用者、返却方法などを定めておくことが望まれます。

3. 商業施設や店舗の閉店後清掃を行う場合

商業施設や店舗では、営業時間外に清掃作業を行うため、鍵や警備解除番号を使用することがあります。店舗内には商品、現金、顧客情報などが保管されている場合もあり、セキュリティ管理が特に重要です。鍵の使用範囲や警備システムの操作方法を明確にし、業務に必要のない区域への立入りを禁止することが求められます。

4. 設備点検や保守管理を行う場合

ビルメンテナンス業務では、電気室、機械室、空調設備室、給排水設備室など、一般の利用者が立ち入れない区域に入室することがあります。これらの区域では、鍵の管理だけでなく、設備の誤操作や安全事故の防止も重要です。入室権限、作業時間、鍵の使用目的などを明確にすることで、不適切な立入りや操作を防止できます。

5. 複数の清掃スタッフや協力会社が鍵を使用する場合

清掃業務を複数のスタッフで分担する場合や、一部の業務を協力会社に再委託する場合には、鍵の使用者が増えるため管理が複雑になります。誰が鍵を使用したのか把握できない状態では、紛失や事故が発生した際の原因調査が困難になります。そのため、使用者の限定、受渡し記録、再委託先への管理義務の徹底などが重要になります。

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書に盛り込むべき主な条項

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書を作成する際には、鍵の貸与から返却までの管理手順を明確にする必要があります。主な条項と内容は、次のとおりです。

これらの事項を具体的に定めることで、施設管理者と清掃・ビルメンテナンス事業者の認識の相違を防ぎ、実務に即した管理体制を整えることができます。

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書の条項ごとの解説

1. 管理対象を明確にする条項

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書では、管理対象となる鍵や認証情報を具体的に特定することが重要です。一般的な物理鍵だけでなく、カードキー、ICカード、電子錠、暗証番号、警備解除コードなども管理対象に含める必要があります。また、同じ施設内でも、マスターキーと個別の部屋の鍵では、紛失時の影響範囲が大きく異なります。そのため、鍵の種類、管理番号、数量、貸与日、返却予定日などを記録しておくことが望まれます。特に、複数の施設を管理する場合は、施設ごとに鍵の管理台帳を作成し、誓約書と併せて運用すると効果的です。

2. 鍵の適切な管理義務を定める条項

鍵の管理義務は、誓約書の中心となる条項です。清掃業者やビルメンテナンス事業者は、施設管理者から預かった鍵を適切に保管し、業務に必要な範囲で使用する必要があります。具体的には、次のような管理方法が考えられます。

• 鍵を施錠可能な保管庫で管理する
• 鍵の持出しと返却を記録する
• 鍵を使用する担当者を限定する
• 鍵に施設名や住所を直接表示しない
• 鍵を車内や公共の場所に放置しない
• 業務終了後は所定の保管場所に戻す

誓約書には、善良な管理者の注意をもって管理する旨を定めることが一般的です。ただし、抽象的な管理義務だけでは具体的な運用方法が不明確になるため、実際の保管方法や管理手順についても社内規程などで定めておくとよいでしょう。

3. 使用者の限定に関する条項

鍵の使用者を明確にすることは、不正使用や管理責任の不明確化を防ぐうえで重要です。例えば、清掃会社に複数の従業員が在籍している場合でも、すべての従業員が自由に施設の鍵を使用できる状態は望ましくありません。業務上必要な担当者に限定し、担当者の変更があった場合には管理記録を更新するなどの対応が必要です。また、パートタイマーやアルバイト、派遣スタッフなどが鍵を使用する場合も、雇用形態にかかわらず管理ルールを周知することが重要です。

4. 鍵の複製・第三者への貸与を禁止する条項

施設管理者の承諾なく鍵を複製したり、第三者へ貸し出したりする行為は、重大なセキュリティリスクにつながります。特にマスターキーは、1本で複数の区域に立ち入れる場合があるため、厳重な管理が必要です。誓約書では、無断複製、譲渡、貸与、撮影、不正な認証情報の記録などを禁止することが重要です。また、業務上やむを得ず合鍵を作製する場合には、事前に施設管理者の承諾を得て、作製した鍵の本数や保管場所を記録する運用が考えられます。

5. 暗証番号・セキュリティ情報の秘密保持条項

近年のオフィスビルや商業施設では、物理的な鍵に加えて、電子錠や警備システムが使用されています。そのため、鍵の管理だけでなく、暗証番号や認証情報の秘密保持も重要です。例えば、警備解除番号を私物のスマートフォンに記録したり、関係のない従業員に共有したりすると、情報漏えいのリスクが高まります。誓約書では、認証情報の第三者への開示禁止、目的外使用の禁止、適切な保存方法などを定めます。また、業務終了後も認証情報が有効な場合があるため、秘密保持義務の継続や認証情報の変更についても検討する必要があります。

6. 入退室管理に関する条項

鍵を預かっているからといって、施設内のすべての区域に自由に立ち入れるわけではありません。清掃業務や設備管理業務では、作業対象となる区域や時間帯を明確にすることが重要です。例えば、共用廊下の清掃を委託されている場合に、契約対象外の事務室や倉庫へ立ち入ることは原則として認められません。また、作業終了後には、扉や窓の施錠、照明の消灯、警備システムの設定などを確認する必要があります。こうした手順を誓約書や作業マニュアルで定めることで、施錠忘れや警備設定漏れなどの事故を防止できます。

7. 紛失・盗難時の報告義務に関する条項

鍵の紛失や盗難が発生した場合、最も重要なのは速やかな報告と被害拡大の防止です。報告が遅れると、施設管理者が鍵の無効化や交換などの対策を講じるまでに時間がかかり、不正侵入などの危険が高まります。そのため、誓約書には、紛失、盗難、不正使用、暗証番号の漏えいなどが発生した場合、直ちに施設管理者へ報告する義務を定めます。また、事故発生後には、発生日時、場所、状況、原因、対応内容などを記録し、必要に応じて再発防止策を検討することが重要です。

8. 鍵交換費用・損害賠償に関する条項

鍵の紛失や不適切な管理によって事故が発生した場合、鍵の交換費用や警備システムの再設定費用などが生じることがあります。特にマスターキーを紛失した場合には、複数箇所のシリンダー交換が必要になる可能性があります。ただし、事故が発生したという理由だけで、すべての費用を清掃業者に負担させることが適切とは限りません。費用負担については、事故の原因、故意・過失の有無、損害との因果関係、対策の必要性などを考慮する必要があります。誓約書では、合理的な範囲で責任を負う旨を定め、具体的な負担については当事者間で協議する方法が考えられます。

9. 業務終了時の返却義務に関する条項

清掃契約やビルメンテナンス契約が終了した際には、預けていた鍵やカードキーを確実に回収する必要があります。返却漏れがあると、契約終了後も元の業務受託者が施設へ立ち入れる状態が続く可能性があります。そのため、鍵の返却だけでなく、複製した鍵の有無、認証情報の削除、カードキーの無効化なども確認することが重要です。返却時には、返却日、数量、管理番号、受領者などを記録した返却確認書を作成すると、後日のトラブル防止に役立ちます。

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書を作成する際の注意点

1. 実際の業務内容に合わせて作成する

清掃業務と設備管理業務では、使用する鍵の種類や立入区域、作業時間帯などが異なります。そのため、すべての施設に同じ内容を適用するのではなく、業務内容に応じて管理ルールを調整することが重要です。例えば、夜間清掃を行う場合には警備システムの操作方法、設備点検を行う場合には機械室への立入権限などを明確にするとよいでしょう。

2. 鍵の貸与記録を残す

誓約書を作成するだけでなく、実際にどの鍵を誰に貸与したのかを記録することが重要です。鍵の貸与記録には、次のような項目を設けると管理しやすくなります。

貸与記録と誓約書を組み合わせることで、鍵の所在を把握しやすくなり、紛失や返却漏れの防止につながります。

3. 再委託先にも管理ルールを徹底する

清掃会社が協力会社に業務を再委託する場合、鍵の管理責任が不明確になることがあります。そのため、再委託先に鍵を使用させる場合には、施設管理者の承諾を得るとともに、同等の管理義務を課すことが重要です。また、再委託先の作業員が変更された場合にも、鍵の使用者や管理状況を把握できる体制を整える必要があります。

4. 事故発生時の連絡体制を整える

鍵の紛失や盗難は、夜間や休日に発生する可能性もあります。そのため、通常の営業時間外でも連絡できる緊急連絡先を定めておくことが望まれます。また、事故発生時に誰が警備会社へ連絡するのか、誰が鍵交換を手配するのかなど、対応手順を事前に決めておくと迅速な対応につながります。

5. 他の契約書との整合性を確認する

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書は、清掃業務委託契約書やビルメンテナンス業務委託契約書と併用されることがあります。そのため、損害賠償、再委託、秘密保持、契約終了時の対応などについて、他の契約書と矛盾が生じないよう確認することが重要です。また、従業員個人に誓約書を提出させる場合には、会社間の誓約書とは区別し、雇用契約や就業規則との関係にも配慮する必要があります。特に、従業員への損害賠償請求については、労働関係法令や個別の事情を踏まえた判断が必要であり、あらかじめ一律の違約金を定めることには注意が必要です。

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書を電子契約で作成するメリット

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書は、紙の書類だけでなく、電子契約サービスを利用して作成・締結することもできます。清掃業やビルメンテナンス業では、複数の施設や取引先との間で誓約書を取り交わすことがあるため、電子化による管理効率の向上が期待できます。電子契約を利用する主なメリットは、次のとおりです。

• 誓約書の印刷、郵送、押印などにかかる事務負担を削減できる
• 遠隔地の施設管理者や清掃事業者とも書類を取り交わしやすい
• 契約書類を電子データとして一元管理しやすい
• 必要な誓約書を検索・確認しやすくなる
• 契約更新や担当者変更時の書類管理を効率化できる

電子契約サービス「mysign」を活用すれば、鍵・セキュリティ管理に関する誓約書の電子的な締結や管理を進めることができます。ただし、誓約書を電子化した場合でも、実際の鍵の貸与記録、返却確認、暗証番号の管理などは別途適切に運用する必要があります。また、電子契約の法的有効性や証拠力については、署名方法、本人確認の方法、記録の保存状況などによって評価が異なるため、利用するサービスの仕様を確認することが重要です。

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書についてよくある質問

Q1. 鍵・セキュリティ管理に関する誓約書は法律上必須ですか？

清掃業やビルメンテナンス業において、すべての業務でこの名称の誓約書を作成することが法律上義務付けられているわけではありません。ただし、施設管理者から鍵やセキュリティ情報を預かる場合には、管理責任や取扱方法を明確にするため、誓約書を作成することが有効です。施設の用途や業務内容によっては、別途法令、契約条件、施設の管理規程などに基づく管理義務が生じる場合もあります。

Q2. 清掃スタッフ個人にも誓約書を書いてもらう必要がありますか？

会社間で誓約書を取り交わす場合でも、実際に鍵を使用する従業員に管理ルールを周知することが重要です。必要に応じて、従業員個人から鍵の管理や秘密保持に関する誓約書を取得する方法も考えられます。ただし、従業員向けの誓約書では、会社間の契約とは異なる労働法上の配慮が必要です。

Q3. 鍵を紛失した場合、清掃業者が必ず交換費用を負担するのですか？

鍵を紛失した場合でも、清掃業者が必ずすべての交換費用を負担するとは限りません。費用負担については、紛失の原因、管理状況、過失の程度、交換の必要性、契約内容などを踏まえて判断する必要があります。そのため、誓約書には事故発生時の対応や費用負担の基本的な考え方を定めておくことが望まれます。

Q4. カードキーや暗証番号だけの場合も誓約書は必要ですか？

物理的な鍵を使用しない場合でも、カードキーや暗証番号などを取り扱う場合には、セキュリティ管理に関するルールを定めることが重要です。特に、暗証番号の漏えいやカードキーの不正使用は、施設への不正侵入につながる可能性があります。そのため、電子的な認証情報についても、使用者の限定、秘密保持、紛失・漏えい時の報告などを定めることが有効です。

Q5. 誓約書は業務委託契約書とは別に作成する必要がありますか？

必ずしも別々に作成する必要はありません。清掃業務委託契約書やビルメンテナンス業務委託契約書の中に、鍵の管理に関する条項を設ける方法もあります。ただし、鍵の種類が多い場合や、複数の担当者が鍵を使用する場合には、独立した誓約書を作成することで管理ルールを明確にしやすくなります。

まとめ

鍵・セキュリティ管理に関する誓約書は、清掃業者やビルメンテナンス事業者が施設の鍵、カードキー、暗証番号、警備システムの認証情報などを適切に取り扱うための重要な書類です。鍵の紛失や盗難、無断複製、認証情報の漏えいなどは、施設の安全性に重大な影響を与える可能性があります。そのため、誓約書では、管理対象、使用者の限定、複製禁止、秘密保持、事故発生時の報告、鍵の返却、損害賠償などについて明確に定めることが重要です。また、誓約書を作成するだけでなく、鍵の貸与記録や返却確認、従業員教育、緊急時の連絡体制などを整備することで、実効性のあるセキュリティ管理につながります。清掃業務やビルメンテナンス業務の安全性と信頼性を高めるためにも、施設の特性や業務内容に合った誓約書を作成し、適切に運用しましょう。